Làm thế nào để * bạn * theo dõi và bảo trì tài liệu thường xuyên?

Các bạn sử dụng phần mềm hoặc hệ thống nào để sử dụng lỗi máy chủ để nhắc nhở bạn thực hiện bảo trì định kỳ? Làm thế nào để bạn kiểm tra danh sách và đăng nhập các mặt hàng khác nhau mà bạn có nghĩa vụ phải kiểm tra? Bạn có một tài liệu quy trình nội bộ? Bạn có cron mail cho bạn mỗi tuần với lời nhắc để kiểm tra nhật ký hệ thống không?

Ngoài ra, bạn có làm việc trong một nhóm để bảo trì hệ thống không, và nếu vậy, làm thế nào để bạn phối hợp ai sẽ thực hiện bảo trì gì?

Nếu bạn sử dụng hệ thống theo dõi lỗi / sự cố để nhập các tác vụ, bạn có công việc định kỳ nhập các nhiệm vụ định kỳ không?

Tôi hiện đang sử dụng Trình theo dõi yêu cầu ( http://www.bestprreal.com/rt )
Tất cả các sự kiện bảo trì đều nhận được một vé liên quan trong hàng đợi "hệ thống". Ghi chú về các vấn đề gặp phải, ai đã làm gì khi nào, v.v ... đều được nhập vào vé, cùng với các phê duyệt cần thiết.

Tại thời điểm các tác vụ định kỳ của chúng tôi (vá hàng quý, v.v.) được tạo thủ công, nhưng chúng có thể được tự động hóa đủ dễ dàng (cron job + email).

Phối hợp ai đang làm công việc tương đối dễ dàng đối với chúng tôi vì chỉ có 2 người trong nhóm quản trị của chúng tôi, nhưng khi chúng tôi mở rộng kế hoạch là tạo một vé chính cho các sự kiện bảo trì và sử dụng vé trẻ em được giao cho các bên có trách nhiệm để ủy thác công việc .

Công cụ hàng ngày (kiểm tra nhật ký, v.v.) là một vấn đề khác: Tôi có tất cả những thứ đó được đưa vào quy trình tự động:

• InterMapper theo dõi tình trạng chung của máy chủ (truy vấn SNMP tìm tải cao, dung lượng ổ đĩa thấp, v.v.), chức năng của giao diện web của chúng tôi và lặt vặt những thứ khác có thể chỉ ra sự cố.
• Syslog-NG thu thập nhật ký từ máy chủ của chúng tôi và cung cấp cho chúng thông qua một loạt các kịch bản kiểm tra tính xấu rõ ràng. Thỉnh thoảng tôi đưa mắt qua các bản ghi để kiểm tra sự tỉnh táo, nhưng nó không được lên lịch thường xuyên.

Outlook và OneNote

Tự động hóa được thực hiện đúng cách sẽ không cần đến nhiệm vụ và kiểm tra danh sách hoàn toàn. Tại sao bạn muốn tự kiểm tra mọi thứ khi bạn có máy tính có thể thực hiện công việc hiệu quả và hiệu quả hơn nhiều?

Bất cứ điều gì cần kiểm tra định kỳ đều được kiểm tra bởi hệ thống giám sát. Nhiệm vụ thường xuyên được tự động bất cứ khi nào thực tế và lời nhắc được gửi cho một vài nhiệm vụ cần được thực hiện thủ công. Tài liệu là một vấn đề khác nhưng được thực hiện đúng cách máy tính của bạn chủ yếu có thể tạo tài liệu của riêng họ.

Ngừng tìm kiếm những cách thủ công tốt hơn và bắt đầu tìm kiếm những cách tự động tốt hơn để thực hiện bất kỳ công việc nào. Các máy tính ở đó để làm việc cho chúng tôi, không phải chúng tôi làm việc cho chúng.

Đối với công việc dự án, nó bị loại khỏi ứng dụng Quản lý dự án (email & lịch được tích hợp với khả năng ghi lại công việc chi tiết và lên lịch cho những người cụ thể).

Để bảo trì, nâng cấp, sửa lỗi, v.v., chúng tôi có một hệ thống bán vé tích hợp ít nhiều với quy trình Quản lý thay đổi của chúng tôi để xử lý các yêu cầu và lên lịch.

Đối với công việc hoàn toàn hướng nội và làm việc theo chu kỳ dài (hàng quý, hàng năm, v.v.):

Nhắc nhở để làm những việc được lên kế hoạch. Tài liệu không chính thức / bán chính thức tồn tại ("wiki") cho lịch trình chung có thể là gì.

Một số lượng "cách" và tài liệu thủ tục tồn tại về cách thực hiện các nhiệm vụ và nhóm có thể truy cập được nhưng mọi người có quản trị viên riêng của họ "sách đen" và ghi nhật ký với ghi chú & công thức nấu ăn.

Một hệ thống giám sát có thể giúp với những điều sau:

• Chúng tôi ghi lại từng vòng bảo trì hàng tháng trong một tệp tài liệu word bằng các hộp kiểm. Mỗi tháng chúng tôi lưu báo cáo vào một thư mục trên NAS của chúng tôi. Chúng tôi theo dõi tuổi tập tin tối thiểu của thư mục. Nếu tuổi tập tin tối thiểu trên 40 ngày, chúng tôi sẽ nhận được báo động.

• Một phần của bảo trì thường xuyên của chúng tôi là khởi động lại các máy chủ và thiết bị được chọn mỗi tháng một lần. Chúng tôi sử dụng các cảm biến "thời gian hoạt động của hệ thống" (SNMP / WMI) trên phần mềm giám sát của chúng tôi và nếu thời gian hoạt động trên 40 ngày, chúng tôi sẽ nhận được báo động.

• Để sao lưu, chúng tôi theo dõi tuổi tệp tối thiểu trong thư mục sao lưu của mỗi máy chủ trên NAS của chúng tôi. Nếu tuổi tập tin tối thiểu trên 10 ngày, chúng tôi sẽ nhận được báo động.

Tôi sử dụng Checkpanel ( https://checkpanel.com ) để quản lý các nhiệm vụ bảo trì định kỳ của mình. Nó cung cấp danh sách kiểm tra có thể tái sử dụng và giao diện dễ dàng để ghi lại kết quả của mỗi lần kiểm tra.

Sau khi kiểm tra một mục, nó không chỉ "hoàn thành" mà còn có sẵn để kiểm tra thêm. Mỗi kiểm tra được ghi lại để bạn có thể dễ dàng xem lại lịch sử của tất cả các kiểm tra trước đây của một mặt hàng - bao gồm các chi tiết tùy chọn (ví dụ: thông báo lỗi cho các kiểm tra không thành công).

Bạn có thể đặt định kỳ cho từng mục để đảm bảo rằng bạn kiểm tra ít nhất một lần mỗi tuần / mỗi 2 ngày / v.v. Có chế độ xem tổng hợp của tất cả các mục do. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể nhận được email hàng ngày với tất cả các mục do.

Có một mẫu danh sách kiểm tra bảo trì máy chủ mà bạn có thể sử dụng làm cơ sở cho danh sách kiểm tra của riêng bạn. Các mẫu khác bao gồm danh sách kiểm tra cho các ứng dụng web, WordPress và nhiều hơn nữa.

Tiết lộ: Tôi là người sáng lập của Checkpanel.