Chúng tôi là một hoạt động CNTT đang phát triển tiếp tục cung cấp các dịch vụ và hỗ trợ bổ sung cho nhiều khách hàng. Khi chúng tôi tiếp tục duy trì sự tăng trưởng này, chúng tôi đã thấy rằng chúng tôi cần truy cập dễ dàng vào thông tin và tài liệu về các hệ thống và phần mềm khác nhau trong các nhóm CNTT của chúng tôi. Chúng tôi có ba khu vực chức năng chính trong nhóm CNTT của chúng tôi bao gồm:
- nhân viên trợ giúp bàn (Cấp 1),
- nhà phát triển và lập trình viên, và
- quản trị viên hệ thống / quản trị viên mạng / nhà phân tích thứ hai (Cấp 2).
Hiện tại chúng tôi có thông tin cho Cấp 1 được lưu trữ với wiki dựa trên MediaWiki và điều đó đã được chứng minh là rất thành công cho nhóm trợ giúp. Các nhà phát triển và lập trình viên đã chuyển đến Redmine để theo dõi các dự án, vấn đề và tài liệu dự án của họ. Quản trị viên (Cấp 2) không có kho kiến thức tập trung và dựa vào các tệp MS Word nằm rải rác trên các ổ đĩa mạng, máy cá nhân, kiến thức chỉ có sẵn cho một người vô tình cụ thể vì họ không ghi lại tài liệu ở bất cứ đâu, v.v.
Thách thức mà chúng tôi có bây giờ là chúng tôi cần phải có một vị trí tập trung để ghi lại thông tin và tài liệu cho Cấp 2. Tuy nhiên, chúng tôi đã có hai hệ thống khác. Chúng tôi, lý tưởng nhất là muốn có một nền tảng tài liệu ở mức tối thiểu cho Cấp 1 và Cấp 2 với khả năng thêm các lập trình viên vào đó. Nền tảng này sẽ cần có khả năng giữ riêng biệt nội dung nhất định. Ví dụ: có thông tin nhạy cảm (cách chúng tôi xây dựng sever, tên người dùng có thể, v.v.) ở cấp độ 2 mà Cấp 1 không cần phải biết. Ngoài ra, Cấp 2 sẽ có thể có quyền truy cập vào thông tin ở Cấp 1 trở lên. Chúng tôi đã nghĩ đến việc mở rộng cài đặt MediaWiki cho việc này nhưng ACL ' s và bảo vệ thông tin từ người dùng wiki dường như là các công việc hack không được hỗ trợ tốt và trái với tinh thần truy cập mở và dễ dàng vào thông tin là cốt lõi của wiki. Tôi đang tìm kiếm ý tưởng và đề xuất đáp ứng các tiêu chí được liệt kê ở trên cũng như các mục tiêu bổ sung sau:
- Tốt nhất là phần mềm nguồn mở hoặc miễn phí (và một công cụ web) vì chúng tôi không thực sự có ngân sách cho việc này
- Nền tảng không chứa yếu tố bán vé vì chúng tôi có hệ thống riêng biệt xử lý việc này cho Cấp 1 và Cấp 2
- Một nền tảng không cần khả năng quản lý dự án cho Cấp 1 và Cấp 2
- Một sản phẩm linh hoạt, dễ dàng thêm tài liệu vào đó bao gồm các bảng, đánh dấu dễ dàng, tô sáng cú pháp, hình ảnh, sơ đồ mạng, v.v.
- Khả năng tìm kiếm toàn văn có thể với khả năng ngôn ngữ tự nhiên
- Khả năng hỗ trợ tải lên và tải xuống tệp
- Có khả năng có nguồn cấp dữ liệu RSS hoặc Atom và thông báo email về các bản cập nhật
- Cho phép xác thực LDAP để có thể được tích hợp vào môi trường SSO hiện có
- Một bản mẫu không yêu cầu nhiều thời gian phát triển hoặc tạo nhiều mã tùy chỉnh
- Kiểm soát truy cập dựa trên người dùng, vai trò, thành viên nhóm, trên mỗi tài liệu / trang riêng lẻ hoặc một bộ tài liệu / trang sao cho nếu bạn không có quyền truy cập vào phần đó của trang web / tài liệu / trang / thành viên thì bạn không thấy liên kết hoặc nội dung
- Tốt nhất là có một trình soạn thảo tích hợp để giúp việc nhập dữ liệu và đăng tài liệu dễ dàng hơn
- Kiểm soát phiên bản tích hợp và kiểm toán sẽ thích hợp hơn
- Khả năng xuất trang hoặc bộ sưu tập hoặc trang thành tệp PDF
- Khả năng mở rộng quy mô tốt nên chúng ta tiếp tục phát triển và mở rộng
- Có thể hỗ trợ khả năng theo dõi việc sử dụng hoặc thực hiện phân tích
- Được sử dụng cho chỉ sử dụng nội bộ và sẽ không phải là khách hàng phải đối mặt hoặc có thể truy cập
- Khả năng hỗ trợ quản lý các đoạn thông tin như cách thực hiện, quy trình, giải pháp, dự án, xây dựng máy chủ, tài liệu mạng, v.v.
- Nó không cần khả năng hòa nhập xã hội
- Có thể hỗ trợ khả năng có hoặc thêm vào kho của hệ thống (máy chủ và máy khách)
- Cho phép nhập thông tin MediaWiki nếu chúng tôi phải chuyển đổi nền tảng
Ngoài ra, có nhiều nơi trực tuyến nói về các hệ thống chuyên gia cho phép tạo ra các luồng công việc xử lý sự cố tương tự như sơ đồ hoặc trình hướng dẫn từng bước. Đây có phải là một cái gì đó mà chúng ta nên xem xét như là một tùy chọn trong nền tảng tài liệu của chúng tôi? Điều này hữu ích như thế nào và đây có phải là thứ giúp Cấp 1 thực hiện công việc của họ tốt hơn không? Ngoài ra còn có một số thông tin trực tuyến nói về sự khác biệt giữa quản lý nội dung và quản lý kiến thức . Đây có phải là một cái gì đó mà chúng ta nên xem xét như là một phần của các yêu cầu của một nền tảng tài liệu?
Tôi biết rằng bài đăng này dài hơn và tôi đánh giá cao sự giúp đỡ và phản hồi mà bạn có thể cung cấp. Tôi đang cố gắng đảm bảo rằng tôi đặt câu hỏi đúng và bao gồm các cơ sở để giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn cũng như thực hiện một giải pháp khả thi trong dài hạn để chúng tôi không tiếp tục làm lại các hệ thống chúng tôi chỉ thực hiện. Cảm ơn một lần nữa trước và tôi mong được đọc những gì bạn chia sẻ.