Tìm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp [đã đóng]

OK, đây là một câu hỏi phi công nghệ, nhưng tôi nghĩ nó liên quan đến rất nhiều sysadins, đặc biệt là tại các cửa hàng nhỏ.

Có rất nhiều nhiệm vụ không liên quan đến một dự án hoặc các hoạt động hàng ngày không thêm giá trị hữu hình cho tổ chức, tuy nhiên rất quan trọng. Tôi đang nghĩ về những thứ như Tài liệu Mạng hoặc Quy trình, Nghiên cứu công cụ / công nghệ / quy trình mới, phát triển cấp dưới, nộp hồ sơ giấy tờ.

Tất cả những điều này đều quan trọng, nhưng vì chúng không kết thúc trên Biểu đồ Gantt, hoặc trực tiếp dẫn đến việc sếp của bạn la mắng bạn nếu bạn bỏ qua, nên có thể bỏ qua việc khác.

Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng bạn bao gồm những?

Tôi đã thử thêm chúng vào hệ thống quản lý công việc của mình, lên lịch các cuộc hẹn định kỳ trong lịch của mình cho những việc như "Nghiên cứu công nghệ mới". Nhưng những xu hướng này thực sự dễ dàng bỏ qua / bỏ qua trong tuần này, v.v.

PS, tôi thích quản lý lịch thẻ, như những người trong Trình quản lý công cụ nói, Bạn có thể quản lý lịch của mình, nhưng thời gian là một hằng số, bạn không thể quản lý nó để tạo nhiều hơn / ít hơn hoặc thay đổi tốc độ nhanh / chậm của nó.

Vì điều này là chủ quan, tôi nghĩ rằng tôi chỉ cần đưa ra những người giúp tôi nhiều nhất. Tất cả các em có thể được tìm thấy ở nơi khác, được viết từ "Cách làm tốt hơn trong quản lý thời gian!" bài báo, vv Họ chỉ là những gì giúp tôi . Họ có thể không nhất thiết phải giúp BẠN.

tức là số dặm của bạn có thể thay đổi.

Ngoài ra, mặc dù chúng không nhất thiết phải là câu trả lời trực tiếp và ngắn gọn cho câu hỏi, tôi tin rằng khi được sử dụng, chúng góp phần tổng thể vào việc cải thiện quản lý thời gian, có tác dụng trực tiếp giúp tôi giải phóng thời gian, để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.

1.) Đào tạo mọi người làm công việc của bạn. Ý nghĩa; nếu bạn ở trong nhóm 5 người và có một anh chàng biết MS Exchange, một anh chàng biết LAN, định tuyến, v.v ... Một cô gái biết Quản trị MS và lõi MS và một anh chàng biết Linux / Unix và bạn ' re LAN / router dude .. Truyền bá kiến ​​thức của bạn xung quanh. Có lẽ cô gái AD muốn biết giao thức cây bao trùm hoạt động như thế nào. Có lẽ anh chàng Exchange muốn biết làm thế nào các gói của anh ta chuyển từ "a" sang "b" sang "c" và quay lại. Làm việc với họ để giúp họ được đào tạo về một số kiến ​​thức cơ bản tốt. Bằng cách này, bạn sẽ có nhiều khả năng hơn để nhờ họ giúp đỡ khi bạn bị ngập nước và có thể ' Dường như tìm thấy thời gian để hoàn thành những việc nhỏ nhưng quan trọng như tài liệu và danh sách trình chiếu làm mới thiết bị cho sếp của bạn mà anh ta cần, ồ, nói .. Hôm qua. Nếu bạn đã hoàn thành tốt công việc đào tạo đồng nghiệp của mình, thì bạn có thể yêu cầu và mong đợi sự trợ giúp tuyệt vời với việc gắn lại các công tắc đó hoặc xác minh SNMP trên thiết bị của bạn và tất cả chúng đều được cắm vào hệ thống giám sát của bạn.

Điều đó đang được nói, hãy chuẩn bị như nhau để học một số công việc của họ, và vì lý do tốt. Nó sẽ giúp bạn hiểu họ đến từ đâu và cung cấp cho họ vĩ độ mà bạn thích.

2.) Đặt một 'lịch trình email' cho chính bạn và giới hạn việc kiểm tra email của bạn vào những thời điểm cụ thể trong ngày. Nói bốn hoặc hơn, nếu bạn làm việc trong một môi trường email rất, lưu lượng truy cập cao, bận rộn. Tập trung vào những gì trực tiếp áp dụng cho bạn và những gì đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức. DỄ DÀNG với lịch trình "kiểm tra email tại thời điểm này".

3.) Chia các nhiệm vụ thành nhiều phần thời gian ngắn để dành cho chúng. Tức là đa nhiệm, nhưng đừng làm việc quá sức với một nhiệm vụ duy nhất và bị cuốn hút vào nó, hoặc kiệt sức. Làm việc với nó trong 20-30 phút hoặc lâu hơn, sau đó chuyển sang thứ khác. Giữ mối quan tâm của bạn được quan tâm là rất quan trọng để đa nhiệm thành công. hoàn toàn quá dễ dàng để chúng ta bị cuốn vào việc khắc phục sự cố WSUS và dành hàng giờ để truy tìm một mã lỗi hex khó nắm bắt sau một mã lỗi khác.

4.) Hãy nghỉ ngơi một lần trong một thời gian. Thực sự đứng dậy và đi bộ xung quanh. Lấy máu chảy. Đi lấy nước. Xóa đầu của bạn, (những gì bạn chỉ trực tiếp tập trung vào) và suy nghĩ về một cái gì đó khác. Bạn sẽ ngạc nhiên khi làm mới điều này và làm thế nào tốt và nhanh chóng nó giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ tiếp theo trong tầm tay.

5.) Kiểm tra tài nguyên trên internet để quản lý dự án. Thường có những mẹo và thủ thuật tuyệt vời để giải quyết trực tiếp các câu hỏi như của bạn, cùng với các kỹ năng quản lý thời gian chung. Bạn sẽ ngạc nhiên.

6.) Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng làm việc lười biếng. Tìm hiểu làm thế nào để tự động hóa, tự động hóa, tự động hóa. Đừng lãng phí thời gian của bạn lặp đi lặp lại nhiệm vụ nhiều lần. Tìm hiểu làm thế nào để làm điều đó với một kịch bản nếu bạn có thể. Tôi cho rằng cách thích hợp để nói điều này sẽ là "làm việc thông minh hơn, không khó hơn".

7.) Sử dụng danh sách việc cần làm SIMPLE được chia thành hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Ưu tiên các nhiệm vụ theo cách tương tự, "quan trọng", "không quan trọng" và "dài hạn". STICK vào danh sách. Cập nhật nó, đừng để nó bị cũ. Làm cho nó là điều đầu tiên bạn làm mỗi sáng và điều cuối cùng bạn cập nhật trước khi bạn rời đi. Điều này không làm kỳ diệu cho sự liên tục của suy nghĩ, vv

8.) Nếu bạn làm việc trong một tổ chức có nhiều cuộc họp và bạn thấy thời gian của mình bị chiếm hàng tấn sau hàng tấn cuộc họp vô nghĩa mỗi tuần, hãy sử dụng triết lý này; Nếu được mời tham dự một cuộc họp, nó có trực tiếp áp dụng cho bạn hay bạn là một bên liên quan chính? Nếu không, hãy xem xét làm thế nào thời gian của bạn có thể được chi tiêu tốt hơn. Đặc biệt nếu bạn nhận được một bản tóm tắt qua email về biên bản cuộc họp. Lời mời họp thường (trong email) đi kèm với các tùy chọn 'Chấp nhận, dự kiến, từ chối'. Đừng sợ, bạn có thể sử dụng chúng.

Khi tham dự một cuộc họp, nếu không có chương trình nghị sự rõ ràng hoặc một chương trình được hiển thị trong năm phút đầu tiên, hãy rời khỏi cuộc họp ngay lập tức. Ra ngoài. 9 trong số 10 lần, nó sẽ lan man trong một giờ hoặc lâu hơn, không có điểm. Nó tương đương với việc gửi một nhóm người đến cửa hàng tạp hóa không có danh sách. Những gì họ đi ra sẽ là một hỗn hợp thực phẩm hodgepodge. Giống như những gì bạn sẽ đi ra khỏi cuộc họp đó.

Dù sao, một lần nữa, hãy kiểm tra các tài liệu tham khảo PM trên mạng. Họ đáng giá nó.

HTH ..

Get Things Done là một cuốn sách tuyệt vời, rất hữu ích, ngay cả khi bạn không triển khai một hệ thống đầy đủ. GTD là một cam kết rất dài, đừng quá tải.

Đây là một đoạn giới thiệu ngắn gọn về GTD.

Nhưng không có hệ thống nào là hoàn hảo. Rất dễ để mất tầm nhìn TẠI SAO bạn đang cố gắng tổ chức, nếu hệ thống tổ chức của bạn chiếm hết thời gian rảnh của bạn.

bản đồ không phải là lãnh thổ.

Để xem sách cụ thể hơn về tên miền, hãy xem: Quản lý thời gian dành cho Quản trị viên hệ thống của Limoncelli. Mà sẽ cung cấp một vài lời khuyên sâu sắc hơn.

Cá nhân tôi cũng sử dụng todo.sh . Đó là một kịch bản bash todo tuyệt vời. Đó cũng là tập lệnh bash duy nhất mà tôi biết rằng đơn vị đó đã được thử nghiệm và dưới sự kiểm soát sửa đổi.

Tôi thấy rằng cách tốt nhất để chăm sóc các nhiệm vụ này là đưa ra một hệ thống lập lịch, để A) bạn không dành tất cả thời gian cho các vấn đề hàng ngày xảy ra và B) bạn dành thời gian cho các tài liệu và các vấn đề văn phòng khác cần được quan tâm.

Trong ánh sáng đó, tôi rất muốn giới thiệu Bắt đầu mọi thứ (GTD) của David Allen . Hệ thống quản lý danh sách TODO luôn thay đổi của anh ấy phù hợp với cách quản trị viên và người quản lý làm việc. Tôi đã sử dụng nó được 3 năm và thời gian của tôi hiệu quả hơn rất nhiều và tôi không bao giờ cảm thấy mình không có khả năng xử lý tất cả những vấn đề nhỏ cần xử lý.

Tôi xin lỗi nếu điều này cảm thấy giống như một quảng cáo thông tin, nhưng cuốn sách của anh ấy thực sự hữu ích.

Tôi thích kỹ thuật "xử lý chỉ một lần": bất cứ khi nào có thể, hãy loại bỏ những thứ trong danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt.

• Khi bạn có một số mẫu từ HR trong hộp thư đến của mình, hãy thực hiện ngay và gửi lại.
• Nếu bạn điền vào bảng chấm công trong công ty của bạn, một khi bạn bắt đầu, nó sẽ không dừng lại cho đến khi hoàn thành.
• Đối với các quy trình ghi lại tài liệu, lần sau sẽ chậm hơn một chút và bạn đang thực hiện quy trình, nhập quy trình khi bạn đi (hoặc cập nhật tài liệu nếu đó là những gì cần làm).

Đối với các nhiệm vụ tài liệu khác, mặc dù họ thêm một chút thời gian vào công việc, bạn phải tập thói quen thực hiện chúng. ví dụ: nếu bạn có một bảng tính các kết nối bảng chuyển đổi / bảng vá lỗi, bạn phải dành thời gian để cập nhật nó bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi, nếu không bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn sau đó để sắp xếp mọi thứ. Tương tự như vậy, chúng tôi giữ các bảng vá của chúng tôi rất gọn gàng với nhiều băng dán dán và phải mất một chút thời gian để làm lại tất cả các khóa dán khi chúng tôi thay đổi kết nối bản vá, nhưng nó đáng giá vì bạn có thể thấy mọi thứ ở đâu.

Cách thay thế "Nghiên cứu công nghệ mới" bằng các mục cụ thể hơn, ví dụ:

Dành 15 (hoặc 30) phút để nghiên cứu SELinux và hướng tới việc trả lời một trong:

• Làm thế nào để tôi cài đặt nó?
• Chế độ hoạt động nào phù hợp nhất với môi trường của tôi và làm cách nào để định cấu hình nó?
• Làm thế nào để tôi giải thích các mục nhật ký của nó?
• Làm cách nào để tạo quy tắc?

Tương tự như vậy đối với "Tài liệu mạng", v.v.

Tôi thích "tổ chức cá nhân" là biệt danh cho loại công cụ này.

Có hai điều riêng biệt ở đây. Đầu tiên là có được một hệ thống tại chỗ và đủ kỷ luật để tuân theo nó. Có rất nhiều hệ thống ngoài kia .. GTD nhận được rất nhiều báo chí. Cá nhân, tôi sử dụng lai giữa Franklin và GTD. Có một khuôn khổ để nắm bắt những điều bạn cần làm và để cho phép bạn dễ dàng ưu tiên và lên lịch cho chúng. Tôi nghi ngờ rằng đây là nơi bạn đang phá vỡ .. như bạn đã lưu ý, bạn lên lịch sau đó bỏ qua.

Thứ hai là có một cách trong khuôn khổ mà Quadrant 2 thứ { quan trọng nhưng không khẩn cấp } thực sự gây được sự chú ý. Quadrant 2 là nơi có giá trị thực sự, lâu dài cho tổ chức (và với cá nhân bạn) và thường không nhận được sự quan tâm gần như đủ.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách không nghĩ (hoặc coi) chúng là nhiệm vụ "tôi" .. nếu chúng không quan trọng đối với tổ chức mà bạn không nên thực hiện chúng trong thời gian của công ty. Nếu có, chúng cần được gấp lại thành hỗn hợp nào đó. Nếu họ thực sự là về bạn .. áp dụng các nguyên tắc tương tự vào thời gian của riêng bạn.

Cách tốt nhất tôi đã tìm thấy là coi những điều này như bất kỳ dự án nào khác . Bất kỳ hệ thống tổ chức cá nhân tốt nào cũng có một quy trình để nắm bắt và bao gồm các nhiệm vụ từ các dự án. Lấy lý tưởng vô định hình (giả sử, Cấu hình máy chủ tài liệu) và chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ nhất (Xây dựng tài liệu trống, cấu hình mạng doc, chia sẻ tài liệu, v.v.) mà bạn có thể thực hiện. Sau đó bao gồm một số trong những nhiệm vụ đó trong kế hoạch hàng ngày / hàng tuần của bạn và tìm cách mỗi tuần để hoàn thành những công việc nhỏ đó. Lưu ý rằng tôi đã nói mỗi tuần, không phải mỗi tuần. Nó giống như sự phục hồi .. hôm nay mới là vấn đề, bạn làm việc với hệ thống của mình hôm nay và ngày mai bạn lo lắng về ngày mai.

Điều này sẽ không giúp bạn đi đến đó, nhưng đó là một sự khởi đầu. Cuối cùng, đây là một phần mở rộng tương đối nhỏ của kỷ luật để giữ trên một hệ thống. Nhưng nó là phần biến bạn từ "hoàn thành công việc" thành "làm cho mọi thứ tốt hơn".

EDIT - trả lời bình luận từ tác giả gốc.

Hãy rõ ràng - cuộc thảo luận này KHÔNG phải về những mục "giá trị tổ chức thấp". Bạn không nên lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không quan trọng trừ khi bạn không có gì khác để làm. Vấn đề nan giải này (và câu trả lời của tôi) là về các nhiệm vụ có giá trị tổ chức CAO , nhưng không nhạy cảm với thời gian.

Một chiến lược bổ sung, mà tôi nhớ lại suy nghĩ về nhận xét. Tôi đã thấy rằng hầu như tất cả các nhiệm vụ Quadrant 3 (mức độ khẩn cấp cao, mức độ quan trọng thấp) có thể đơn giản được bỏ qua hoặc hoãn lại cho đến khi thuận tiện. Bí quyết là biết mặt hàng khẩn cấp nào quan trọng và mặt hàng nào không.

Tôi nghĩ rằng đó là một điều rất quan trọng để chiến đấu với taht, đó là bạn có phân chia nhiệm vụ tốt không,

Vẽ một vòng tròn được chia thành bốn trường, cho mỗi trường trong vòng tròn cung cấp thuộc tính

1. VI- LU Rất quan trọng ít khẩn cấp
2. VI - VU Rất quan trọng rất cấp bách
3. LI - VU Ít quan trọng rất cấp bách
4. LI - LU Ít quan trọng ít khẩn cấp hơn

Sau đó, bạn có thể theo cách tốt đẹp phân khúc công việc và, làm việc chéo để hình ảnh tốt hơn nơi thời gian đã qua. Đôi khi tôi tự nói với mình về hai nhiệm vụ VI LU Bạn có thể chọn một LI - LU.

Nói chung, họ nói rằng vị trí một trong danh sách của tôi nên được gửi đến các nhà đầu tư, chủ sở hữu và những người đưa ra quyết định lớn nhưng không vội vàng,

Bước 2 dành cho những người quản lý hàng đầu có công việc là lò sưởi

Thứ 3 và thứ 4 dành cho xếp hạng thấp hơn của nhà tuyển dụng

Tôi thấy tôi cuối cùng đã học được các công nghệ mới về "thời gian của tôi" và tôi xem đó là "giáo dục thường xuyên" và một cái gì đó tốt cho sự nghiệp của tôi.

Làm cho những điều này là một phần của nhiệm vụ tạo ra chúng.

Đã cài đặt phần mềm mới? Bao gồm tài liệu nó trong một phần của kế hoạch để cài đặt nó.

Phát triển nhân viên - đây có thể là một việc đang diễn ra trong tất cả các nhiệm vụ mới ngoài một hoặc hai điều đào tạo cụ thể, và đây là những điều quan trọng và do đó xứng đáng được đưa ra thời gian họ cần.

Thủ tục giấy tờ để làm gì? Bao gồm điều đó trong một phần của kế hoạch cho nhiệm vụ tạo ra giấy tờ.

Chặn một lượng thời gian nhất định để quản trị mỗi ngày - nếu bạn không để tồn đọng phát triển thì việc theo kịp nó sẽ trở nên dễ dàng.

Không có thời gian nghiên cứu? Đây cũng là một phần quan trọng của công việc, không phải là một bổ sung tầm thường. Nếu bạn không có thời gian cho nó thì bạn có nguồn lực hạn chế hoặc bạn gặp vấn đề khác nếu bạn liên tục bị kéo ra khỏi những thứ như thế này để chống cháy.

Có lẽ không phải là câu trả lời bạn muốn nghe nhưng tôi đã thấy rằng tôi có nhiều thời gian hơn cho loại công việc đó mà tôi đã có - mọi người chỉ cho bạn nhiều thời gian hơn và không 'giễu cợt' bạn nhiều như vậy.

Nếu bạn cho thấy bạn luôn vui vẻ nhận được những lời nhảm nhí từ mọi người thì họ sẽ tiếp tục làm điều đó, một khi bạn già đi, bạn sẽ có ít người thử điều này hơn để bạn có thể chọn và chọn cách tốt nhất để mang lại lợi ích cho tổ chức của mình.

Và vâng tôi biết chúng ta bằng tuổi nhau :(