Làm thế nào để tái cấu trúc Bộ phận CNTT nhỏ này? [đóng cửa]

Trong 2 năm qua, anh trai tôi và tôi đã phụ trách "bộ phận CNTT" của gia đình chúng tôi. Chúng tôi không thể dành tất cả thời gian cho việc này, vì chúng tôi đang học đại học và chúng tôi cũng có một số dự án và công việc phải làm.

Cơ sở hạ tầng của bộ phận chúng tôi ngay bây giờ, bao gồm chính chúng tôi và một nhà cung cấp dịch vụ CNTT thuê ngoài. Thiết lập này đã không hoạt động theo cách chúng ta muốn mặc dù. Công ty này tính phí chúng tôi khoảng 650 USD / tháng và chúng tôi không cảm thấy dịch vụ mà họ cung cấp đáng đồng tiền bát gạo.

Ví dụ, họ gửi một anh chàng một lần mỗi tuần để thực hiện bảo trì trên PC và họ "điều hành" máy chủ của chúng tôi từ xa. Tuy nhiên, tôi luôn yêu cầu họ báo cáo về công việc từ xa của họ và họ không bao giờ thực hiện chúng. Ngoài ra, tôi đã khăng khăng cấu trúc rõ ràng trên giấy (wiki) các chiến lược sao lưu và như vậy, nhưng vẫn không có kết quả.

Như bạn có thể nói, chúng tôi đang TIRED của những người này. Những gì chúng tôi muốn làm bây giờ là loại bỏ những người này và thuê một kỹ thuật viên và yêu cầu anh ta thực hiện một số thủ tục, chẳng hạn như sao lưu, quản trị Active Directory, quản trị tường lửa, v.v ... Điều tôi muốn là một số lời khuyên về cách cấu trúc các quy trình của bộ phận chúng tôi và công việc.

Đây là thiết lập hiện tại của chúng tôi:

• Khoảng 20 PC.
• Khoảng 20 điện thoại IP.
• 2 máy chủ có máy ảo (máy chủ Windows).
• 1 máy chủ có Asterisk (sử dụng Elastix).
• 1 máy cho tường lửa (sử dụng Untangle).
• 1 NAS cộng với một số HD bên ngoài để sao lưu.
• Một thuê bao với iBackup.com để sao lưu cơ sở dữ liệu MS SQL.
• Ứng dụng Google cho dịch vụ email.

Những gì (tài nguyên thông tin, phần mềm) mà bạn đề nghị cho:

• Cấu trúc một bộ phận CNTT nhỏ. Những thứ chúng tôi có thể thiếu tôi là gì?
• Quản trị NAS và các bản sao lưu (xem xét JungleDisk để sao lưu ngoại vi)
• Kiểm tra trạng thái máy chủ từ xa
• Bảo trì chung trên PC
• Phần mềm chống vi-rút cho PC và máy chủ.

Công ty này tính phí chúng tôi khoảng 650 USD / tháng và chúng tôi không cảm thấy dịch vụ mà họ cung cấp đáng đồng tiền bát gạo.

$ 650 / tháng là đậu phộng. Một nhân viên toàn thời gian sẽ tiêu tốn của bạn gấp 5 lần mức tối thiểu đó - nhiều khả năng từ 8 lần trở lên, đặc biệt là khi bạn xem xét lợi ích, thiết bị, thuế biên chế và không gian văn phòng trong hỗn hợp. Từ hướng khác, một doanh nghiệp tư vấn thông thường có khả năng tính phí hơn 100 đô la mỗi giờ . Có thể nhiều hơn, có thể ít hơn, tùy thuộc vào vị trí của bạn, nhưng nó không rẻ. Sử dụng 100 đô la / giờ làm mẫu, bạn đang xem họ chi tiêu ít hơn 2 giờ mỗi tuần cho doanh nghiệp của bạn. Ngay cả khi họ cung cấp cho bạn một mức giá đặc biệt vì doanh nghiệp được đảm bảo có nhiều nhất 3 hoặc 4 giờ mỗi tuần.

Ở tổ chức quy mô của bạn, bạn có thể đúng khi tin rằng bạn không cần người làm việc toàn thời gian của riêng mình và nếu bạn không cảm thấy mình nhận được giá trị 650 đô la mỗi tháng, điều đó tốt. Chỉ cần hiểu rằng các lựa chọn khác có khả năng chi phí nhiều hơn , không phải ít hơn. Có lẽ là nhiều hơn nữa.

Vì vậy, điều đầu tiên cần làm là ngồi xuống và tìm hiểu xem bạn cần bao nhiêu thời gian cho dịch vụ CNTT của mình mỗi tuần, về mặt chú ý, giám sát, bảo trì và lập kế hoạch. Sau đó, tìm ra cách tốt nhất để trả tiền cho nó. Đối với tôi có vẻ như với $ 650 bạn đang nhận được một thỏa thuận khá tốt ngay từ nhà cung cấp hiện tại của bạn. Nếu bạn quyết định bạn cần 12 giờ / tuần và ngay bây giờ bạn chỉ trả tiền cho 4, bạn có thể thấy nhà cung cấp hiện tại của bạn sẵn sàng hơn và có thể cung cấp cho bạn dịch vụ bạn muốn sau khi bạn bắt đầu trả cho họ đủ để chứng minh chi tiêu của họ thời gian trên đó. Bạn cũng có vẻ như bạn thực sự chỉ muốn nghỉ ngơi sạch sẽ, và điều đó không sao. Trong trường hợp đó, lời khuyên của tôi chỉ đơn giản là đừng đốt cầu của bạn khi bạn thực hiện thay đổi.

Cuối cùng, một phần tôi nghĩ rằng bạn đang thiếu trong cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn là một hệ thống bán vé tốt cho các yêu cầu bàn trợ giúp. Tôi sẽ không đi ra ngoài và nhận được bất cứ điều gì cho đến khi bạn biết bạn sẽ làm việc với ai và ai sẽ bảo trì hệ thống. Họ sẽ có phần mềm mà họ đã biết rõ và có thể muốn sử dụng hoặc có thể hỗ trợ tốt hơn.

Trước hết, Joel là chính xác: Đối với hỗ trợ CNTT có thẩm quyền, bạn đang tìm kiếm một chi phí cao hơn. Phần dưới cùng của thị trường CNTT chuyên nghiệp đã bão hòa với những người tự học làm việc tại nhà. Giá cả là tốt, nhưng sự chú ý đến chi tiết, tính chuyên nghiệp và tính nhất quán là không có, và có xu hướng làm mọi thứ theo cách của tôi thay vì tuân thủ các thực tiễn tốt nhất (hoặc thậm chí nhận thức được chúng có thể là gì). Nói cách khác, bắn với giá rẻ nhất và bạn thường sẽ kết thúc với những chàng cao bồi.

Bạn sẽ có thể tìm thấy một công ty hỗ trợ CNTT địa phương sẽ cung cấp cho bạn một hỗ trợ môi trường giá cố định có thời hạn cụ thể. Ví dụ: hợp đồng 6 tháng cho 25 giờ hỗ trợ môi trường mỗi tháng, trong đó 10 giờ là công việc từ xa thực hiện các nhiệm vụ bảo trì x / y / z, 5 giờ tạo báo cáo hàng tháng, 10 giờ làm việc tại chỗ như cần thiết. Công việc tại chỗ ngoài mức phí này tính theo x mỗi giờ.

Lý tưởng nhất là bạn muốn một công ty cung cấp phần mềm trợ giúp riêng của họ (chúng tôi sử dụng Beetil , thật tuyệt) và bạn sẽ chỉ cần đăng nhập vào hệ thống, không phải tự chạy nó.

Những điều quan trọng cần tìm kiếm từ nhà cung cấp hỗ trợ của bạn:

• Giải pháp trợ giúp dựa trên web cho phép bạn đăng nhập, tạo vé, kiểm tra tiến độ, v.v.
• Báo cáo sao lưu hoạt động và kiểm tra khôi phục như một phần của lịch bảo trì (giả sử, khôi phục từ bản sao lưu 6 tháng một lần để xác minh rằng nó hợp lệ). Điều này khá dễ dàng với máy chủ ảo của bạn vì bạn chỉ có thể khôi phục lại máy ảo tạm thời mà không phải trả thêm chi phí phần cứng.
• Báo cáo được xác định có thể phân phối với các mục cụ thể trong danh sách (ví dụ: trạng thái vá máy chủ / ws, trạng thái AV, báo cáo giờ)

Bạn có một số vấn đề nhưng chúng có bản chất quản lý hơn là CNTT. Những gì bạn đã mô tả là một thảm họa đang chờ xảy ra và nếu nó xảy ra, kết quả là doanh nghiệp có thể gấp lại. Các bản sao lưu mà bạn không có quyền kiểm soát không phải là các bản sao lưu có thể dựa vào và cũng có thể không tồn tại.

Làm cho mình và các doanh nghiệp một lợi ích. Bạn và anh trai của bạn cần ngừng giả vờ bạn là dân IT và đặt cơ sở hạ tầng CNTT kinh doanh vào tay một người biết họ đang làm gì.

Thiết kế một kế hoạch sẽ đảm bảo nhu cầu kinh doanh được phục vụ cho. Điều đó bao gồm một chiến lược sao lưu thích hợp và bảo trì các máy tính và hệ thống. Tôi sẽ đi ngược lại mốt hiện tại và khuyên bạn chỉ nên sử dụng các bản sao lưu vật lý, không tải lên "đám mây". Các bản sao lưu cũng phải được đưa ra khỏi trang web.

Quá nhiều doanh nghiệp đã gấp sau một thảm họa chỉ vì họ không thể khôi phục dữ liệu của họ. Thống kê cho thấy ngay cả những công ty có bản sao lưu tốt cũng có nguy cơ bị xếp lại trong năm đầu tiên sau một thảm họa lớn.

Doanh nghiệp không đủ lớn để cần một người làm CNTT toàn thời gian. Tôi làm việc cho một công ty lớn hơn một chút và nếu không phải là cho các dự án lập trình của tôi thì tôi không có gì để làm ít nhất 90% thời gian. Đây là những gì tôi đề nghị bạn làm.

• Tạo một kế hoạch phù hợp về những gì Người / công ty phải làm và những tài liệu cần thiết.
• Tổ chức để có ít nhất một người tại cơ sở kinh doanh, với một người khác hoạt động như một bản sao lưu, để thực hiện phần vật lý của bản sao lưu hàng ngày. tức là hoán đổi băng, ổ cứng (yuk!) hoặc bất cứ thứ gì khác sẽ được sử dụng.
• Loại bỏ bản thân khỏi sự tham gia trực tiếp nhưng có lẽ có vai trò giám sát nhiều hơn để đảm bảo tất cả các bước được tuân thủ.
• Loại bỏ nhà thầu hiện tại của bạn và tìm một người chuẩn bị thực hiện công việc trong các thông số bạn đặt ra.

Nhà thầu phải có thể làm gần như mọi thứ từ xa nhưng cũng nên chuẩn bị sẵn sàng để có sự hiện diện vật lý khi được yêu cầu, điều này không theo một lịch trình tùy ý. Không có gì sai hoặc xấu xa khi làm việc từ xa. Tôi thậm chí sẽ đi xa hơn để nói rằng ai đó không thể làm việc theo cách đó không phải là người bạn cần.

Nếu nhà thầu cần dành hơn một vài giờ một tuần cho hệ thống của bạn thì họ không đủ năng lực hoặc người khác đang làm gì đó sai nghiêm trọng, vì vậy hãy đảm bảo nhà thầu sẵn sàng duy trì nhật ký không chỉ những gì họ làm mà còn những giờ dành cho việc đó