Cách để thuyết phục quản lý chi phí cao


8

mới ở đây, lời chào và như vậy.

Vấn đề của tôi là tương đối đơn giản, nhưng tình hình là một số lẻ. Hiện tại, tôi vừa được thuê để cải thiện (về cơ bản là sửa chữa) một phòng máy chủ cho một người điều phối chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, phòng máy chủ của họ đang trong tình trạng hỗn loạn. Mọi thứ đều hoạt động, nhưng đó là vấn đề của tôi không biết điều gì sẽ xảy ra trước tiên. Họ vừa phục hồi sau khi mất dữ liệu 10 ngày từ máy chủ SQL của họ (máy chủ chính giữ mọi thứ họ cần cho hoạt động hàng ngày). Máy chủ được xây dựng tùy chỉnh, chạy Windows '03 với SQL '05 và cần được nâng cấp xấu. Tuy nhiên, hệ thống sao lưu của họ cũng là một vấn đề vì họ có mọi thứ thiết yếu trên 4 băng, một trong số đó đã thất bại (lý do cho sự cố và mất tích 10 ngày đó). Mọi thứ tôi đã định giá cho một máy chủ SQL mới cũng như một thiết bị sao lưu đĩa từ dell.

Sau tất cả nền tảng đó, câu hỏi của tôi cho bạn là. Tôi nên lấy cái nào trước? Một máy chủ mới kiểm soát toàn bộ công ty, hoặc một giải pháp sao lưu tốt hơn để đảm bảo không có gì bị mất? Ngoài ra, làm thế nào tôi có thể quản lý thuyết phục về việc mua một trong những mặt hàng này. Tôi có một trường hợp tốt đẹp được chuẩn bị, sẵn sàng để cho thấy mỗi trong số này là quan trọng như thế nào đối với hoạt động. Tôi chỉ cảm thấy một vài điểm nữa mà có lẽ tôi đã không nghĩ sẽ giúp ích.


1
Có thể là tốt để đăng những gì bạn đã làm việc để chúng tôi có thể đọc qua nó và không đăng những gì bạn đã dành thời gian làm việc.
ErnieTheGeek

Đúng vậy, những điểm mà tôi muốn thực hiện chủ yếu dựa vào mức độ nghèo nàn của phòng máy chủ của họ. Các máy chủ được xây dựng tùy chỉnh có thể gặp sự cố mà không có sự hỗ trợ nào được biết đến trên các bộ phận vì không có tài liệu nào xung quanh chúng, với sự hỗ trợ tốt hơn từ các nhà sản xuất thực tế. Sao lưu băng đã thất bại chúng trước đây và sao lưu đĩa nhanh hơn và hiệu quả hơn so với băng. vì các mặt hàng này thực sự là nhịp đập của tổ chức, họ không thể đủ khả năng để chúng bị sập hoặc không có bản sao lưu phù hợp, như chúng đã thấy trong quá khứ.
Tablemaker

Câu trả lời:


11

Cách tốt nhất để thuyết phục ban quản lý chi tiền cho chi phí CNTT là hiểu toàn bộ mối quan hệ CNTT có với doanh nghiệp và làm thế nào bộ phận CNTT có thể giúp doanh nghiệp phát triển tốt nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp và người quản lý xem CNTT chỉ là một trung tâm chi phí, thường là do họ không quen thuộc với công nghệ; tương tự, nhiều sysadins xem các hoạt động kinh doanh là cung cấp ngân sách và giá đỡ máy chủ, không hiểu được lý do tại sao doanh nghiệp cần CNTT.

Mark Burgess (người tạo ra cengine ) có một số ý tưởng hấp dẫn về sự liên kết giữa doanh nghiệp và CNTT , bao gồm:

Nếu chúng ta hỏi làm thế nào để sắp xếp Kinh doanh và CNTT, sẽ có ý nghĩa để tìm ra điểm chung. Khoa học và Kinh doanh không có gì khác biệt. Cả hai đều làm 'quản lý không chắc chắn'. Một nhà khoa học cố gắng giảm sự hiểu lầm có thể đến mức tối thiểu và ghi lại các nguyên tắc lâu dài cho tương lai. Sysadmin và các kỹ sư cố gắng mang lại khả năng dự đoán đó cho người dùng. Kinh doanh-dân gian đang cố gắng thiết kế các dòng doanh thu dự đoán trong một môi trường hay thay đổi. [...]

Điều gì sẽ là hình dạng chuyên nghiệp của quản trị viên hệ thống sắp tới? Họ sẽ phải ngày càng phù hợp với các mục tiêu đa dạng của tổ chức. Họ sẽ hỏi: những lời hứa cốt lõi của tổ chức của tôi là gì và tôi đã làm gì để giữ những lời hứa này ngày hôm nay?

Để liên hệ ý tưởng này với tình hình hiện tại của bạn, hãy thử xem xét các vấn đề bạn đang giải quyết theo quan điểm của toàn bộ doanh nghiệp. Thay vì yêu cầu ban quản lý cung cấp cho bạn 10 nghìn đô la để mua một hoặc một mặt hàng khác, hãy chuẩn bị phân tích lợi ích chi phí của những thứ bạn muốn mua đạt được trên hầu hết các điểm sau:

  • Vấn đề kinh doanh tôi đang cố gắng giải quyết là gì?
    • Hãy chắc chắn rằng bạn liên lạc với quản lý về kế hoạch của họ cho doanh nghiệp; có lẽ họ đang dự định thâm nhập một thị trường mới, có thể yêu cầu phần mềm mới không tương thích với máy chủ hiện tại, điều này sẽ thay đổi hoàn toàn phân tích của bạn, v.v.
  • Các chi phí tiềm năng cho doanh nghiệp không giải quyết những vấn đề này là gì?
    • Hãy cố gắng rất rõ ràng về điểm này. Đừng phóng đại ("máy chủ sẽ ngừng hoạt động và mọi người sẽ DIE !!"), nhưng cũng không nhấn mạnh; nếu chi phí nghiêm trọng, ban quản lý cần có thể tính đến điều đó.
  • Các giải pháp tôi đã xem xét, chi phí và lợi ích của mỗi giải pháp là gì?
    • Điều này không cần phải có kỹ thuật cao, nhưng nó sẽ giúp thuyết phục quản lý rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà. Ngoài ra, trong khi chuẩn bị danh sách, bạn có thể tìm thấy giải pháp bạn chưa từng xem xét trước đây.
    • Tính thời gian thực hiện và hỗ trợ của bạn là một chi phí; Các dịch vụ gia công phần mềm (chẳng hạn như thiết lập Google Apps để xử lý email thay vì sử dụng Exchange) có thể tiêu tốn tiền mặt, nhưng thời gian bạn tiết kiệm được bằng cách không quản lý một máy chủ Exchange có thể có giá trị kinh doanh đáng kể.

Nhiều quản trị viên mắc sai lầm khi nhìn thấy một vấn đề chỉ bằng các thuật ngữ kỹ thuật; ví dụ, một hệ thống đã lỗi thời cần phải được nâng cấp vì nó đã lỗi thời (nó có thể có hiệu năng kém hoặc không tương thích với các ứng dụng mới nhất, v.v.). Mặc dù điều này có thể là thực tiễn tốt nhất từ ​​góc độ kỹ thuật, điều hành một doanh nghiệp là về việc cân bằng chi phí và lợi ích và quản lý rủi ro. Nếu lợi ích cho doanh nghiệp là tương đối nhỏ, có thể không đáng để tích lũy các chi phí trong việc cấp phép, thử nghiệm, thời gian của bạn để thực hiện nâng cấp và cũng tăng nguy cơ xảy ra sự cố.

Nếu bạn học cách phát triển và trình bày các đề xuất như thế này, bạn sẽ thấy một điều thú vị: bạn sẽ bắt đầu xem CNTT là một phần của toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải là một đơn vị độc lập và quản lý sẽ bắt đầu dễ chấp nhận hơn đối với các yêu cầu của bạn khi họ nhận ra bạn có quan điểm đó. Bạn sẽ học cách làm cho những gì bạn yêu cầu phù hợp với những gì quản lý muốn làm bằng mọi cách và họ sẽ đảm bảo bạn nhận được bất cứ tài nguyên nào bạn cần.


1
+1 Cách tuyệt vời để phá vỡ nó!
Nixphoe

Vâng, nếu tôi có thể bỏ phiếu, tôi sẽ.
Tablemaker

Không có dữ liệu có sẵn khi được yêu cầu, một số doanh nghiệp không bao giờ phục hồi sau khi ngừng hoạt động. Họ đi ra khỏi kinh doanh.
jl.

4

Tôi làm việc với các bác sĩ và tôi biết đó là một việc khó bán, nếu họ chi tiền cho việc kinh doanh của họ, điều đó có nghĩa là họ sẽ không mang nhiều tiền vào ngân hàng của họ. Vì vậy, nằm xuống cả hai tùy chọn và chia thành từng mục. Đưa ra những ưu và nhược điểm của mỗi và giải thích lý do tại sao chúng ta cần mỗi người trong số họ.

Hãy cho họ biết suy nghĩ của bạn về những gì bạn nghĩ là quan trọng hơn, sau đó hỏi xem họ muốn tiêu tiền vào việc gì. Nếu bạn muốn chơi bóng cứng, hãy làm điều này với giá cả, sau khi bạn đồng ý họ cần bao nhiêu cả hai, sau đó cho họ xem các con số.

Điểm bạn có thể tập trung vào

  • Giải thích cho họ lý do tại sao máy chủ gặp sự cố (bạn không bao gồm điều này trong câu hỏi của mình, nhưng tôi đoán đó là phần cứng vì bạn muốn thay thế nó).
  • Giải thích tại sao máy chủ này rất quan trọng.
  • Công ty sẽ mất bao nhiêu chi phí nếu họ mất máy chủ? Hơn $ 10k?
  • Bạn cũng đã đề cập đến chăm sóc sức khỏe, đòi hỏi phải có hồ sơ cho x số năm cho mỗi HCFA. Nếu họ thua rằng họ cũng sẽ được mở cho một vụ kiện, cái đó sẽ tốn bao nhiêu?

Hai điểm cuối cùng cũng có một kế hoạch dự phòng hiệu quả. Thay thế các máy chủ là rất tốt, nhưng nếu máy chủ mới tăng đột biến, hoặc đi kèm với một đĩa bị lỗi và sao lưu đêm qua chỉ là thất bại. Bạn có thể, một lần nữa, là một ngày không có dữ liệu. Mất bao nhiêu tiền?


2
Ngoài ra, một điểm hay có thể là số lượng công việc bổ sung mà nhân viên của họ sẽ nhập lại dữ liệu bị mất. Hai tuần công việc bị mất sẽ lên tới khá nhiều công việc bổ sung cho nhân viên.
ErnieTheGeek
Khi sử dụng trang web của chúng tôi, bạn xác nhận rằng bạn đã đọc và hiểu Chính sách cookieChính sách bảo mật của chúng tôi.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.