Cách tốt nhất để thuyết phục ban quản lý chi tiền cho chi phí CNTT là hiểu toàn bộ mối quan hệ CNTT có với doanh nghiệp và làm thế nào bộ phận CNTT có thể giúp doanh nghiệp phát triển tốt nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp và người quản lý xem CNTT chỉ là một trung tâm chi phí, thường là do họ không quen thuộc với công nghệ; tương tự, nhiều sysadins xem các hoạt động kinh doanh là cung cấp ngân sách và giá đỡ máy chủ, không hiểu được lý do tại sao doanh nghiệp cần CNTT.
Mark Burgess (người tạo ra cengine ) có một số ý tưởng hấp dẫn về sự liên kết giữa doanh nghiệp và CNTT , bao gồm:
Nếu chúng ta hỏi làm thế nào để sắp xếp Kinh doanh và CNTT, sẽ có ý nghĩa để tìm ra điểm chung. Khoa học và Kinh doanh không có gì khác biệt. Cả hai đều làm 'quản lý không chắc chắn'. Một nhà khoa học cố gắng giảm sự hiểu lầm có thể đến mức tối thiểu và ghi lại các nguyên tắc lâu dài cho tương lai. Sysadmin và các kỹ sư cố gắng mang lại khả năng dự đoán đó cho người dùng. Kinh doanh-dân gian đang cố gắng thiết kế các dòng doanh thu dự đoán trong một môi trường hay thay đổi. [...]
Điều gì sẽ là hình dạng chuyên nghiệp của quản trị viên hệ thống sắp tới? Họ sẽ phải ngày càng phù hợp với các mục tiêu đa dạng của tổ chức. Họ sẽ hỏi: những lời hứa cốt lõi của tổ chức của tôi là gì và tôi đã làm gì để giữ những lời hứa này ngày hôm nay?
Để liên hệ ý tưởng này với tình hình hiện tại của bạn, hãy thử xem xét các vấn đề bạn đang giải quyết theo quan điểm của toàn bộ doanh nghiệp. Thay vì yêu cầu ban quản lý cung cấp cho bạn 10 nghìn đô la để mua một hoặc một mặt hàng khác, hãy chuẩn bị phân tích lợi ích chi phí của những thứ bạn muốn mua đạt được trên hầu hết các điểm sau:
- Vấn đề kinh doanh tôi đang cố gắng giải quyết là gì?
- Hãy chắc chắn rằng bạn liên lạc với quản lý về kế hoạch của họ cho doanh nghiệp; có lẽ họ đang dự định thâm nhập một thị trường mới, có thể yêu cầu phần mềm mới không tương thích với máy chủ hiện tại, điều này sẽ thay đổi hoàn toàn phân tích của bạn, v.v.
- Các chi phí tiềm năng cho doanh nghiệp không giải quyết những vấn đề này là gì?
- Hãy cố gắng rất rõ ràng về điểm này. Đừng phóng đại ("máy chủ sẽ ngừng hoạt động và mọi người sẽ DIE !!"), nhưng cũng không nhấn mạnh; nếu chi phí nghiêm trọng, ban quản lý cần có thể tính đến điều đó.
- Các giải pháp tôi đã xem xét, chi phí và lợi ích của mỗi giải pháp là gì?
- Điều này không cần phải có kỹ thuật cao, nhưng nó sẽ giúp thuyết phục quản lý rằng bạn đã hoàn thành bài tập về nhà. Ngoài ra, trong khi chuẩn bị danh sách, bạn có thể tìm thấy giải pháp bạn chưa từng xem xét trước đây.
- Tính thời gian thực hiện và hỗ trợ của bạn là một chi phí; Các dịch vụ gia công phần mềm (chẳng hạn như thiết lập Google Apps để xử lý email thay vì sử dụng Exchange) có thể tiêu tốn tiền mặt, nhưng thời gian bạn tiết kiệm được bằng cách không quản lý một máy chủ Exchange có thể có giá trị kinh doanh đáng kể.
Nhiều quản trị viên mắc sai lầm khi nhìn thấy một vấn đề chỉ bằng các thuật ngữ kỹ thuật; ví dụ, một hệ thống đã lỗi thời cần phải được nâng cấp vì nó đã lỗi thời (nó có thể có hiệu năng kém hoặc không tương thích với các ứng dụng mới nhất, v.v.). Mặc dù điều này có thể là thực tiễn tốt nhất từ góc độ kỹ thuật, điều hành một doanh nghiệp là về việc cân bằng chi phí và lợi ích và quản lý rủi ro. Nếu lợi ích cho doanh nghiệp là tương đối nhỏ, có thể không đáng để tích lũy các chi phí trong việc cấp phép, thử nghiệm, thời gian của bạn để thực hiện nâng cấp và cũng tăng nguy cơ xảy ra sự cố.
Nếu bạn học cách phát triển và trình bày các đề xuất như thế này, bạn sẽ thấy một điều thú vị: bạn sẽ bắt đầu xem CNTT là một phần của toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải là một đơn vị độc lập và quản lý sẽ bắt đầu dễ chấp nhận hơn đối với các yêu cầu của bạn khi họ nhận ra bạn có quan điểm đó. Bạn sẽ học cách làm cho những gì bạn yêu cầu phù hợp với những gì quản lý muốn làm bằng mọi cách và họ sẽ đảm bảo bạn nhận được bất cứ tài nguyên nào bạn cần.