Email can thiệp và giáo dục tích trữ - (Môi trường trao đổi)

Trong suốt sự nghiệp của mình, tôi đã gặp khá nhiều người dùng là những người tích trữ email ...

Tôi đang quản lý môi trường 100 người dùng nơi người dùng trước đây có hạn ngạch 100mb và giải pháp Cyrus IMAP / Postfix cơ bản. Điều đó dẫn đến rất nhiều thư được lưu trữ cục bộ và các vấn đề liên quan đến việc lưu giữ dữ liệu và thư bị mất sau sự cố của PC.

Tôi nhanh chóng chuyển sang Exchange 2010 với MailArchiva(để khám phá / lưu trữ) và đã ồn ào trong gần một năm trong thiết lập này. Tất cả mọi thứ trong và ngoài được lưu trữ và giữ lại cho mục đích tuân thủ. Ban đầu tôi đặt giới hạn hộp thư 3GB cho mỗi người dùng. Một số ít người dùng cần thêm không gian cho bộ email làm việc của họ và có thể biện minh cho nó, vì vậy tôi đã đưa ra một số ngoại lệ. Tuy nhiên, tôi có một người dùng đặc biệt xấu (nhưng quan trọng) có Hộp thư đến hiện có 22.000 mục, trong đó 14.000 chưa đọc. Đây có thể không phải là số lượng tin nhắn, mà là bản chất của email; rất nhiều báo cáo, báo cáo và tệp đính kèm PDF lớn. Đây cũng là một người dùng Blackberry, vì vậy tôi nghi ngờ rằng họ đọc thư có chọn lọc, dựa trên chủ đề. Người dùng đã đạt giới hạn 3GB lần đầu tiên và không sẵn sàng cắt xén hộp thư. Tôi đã chăm sóc 3.000 mục đã bị xóa của họ để giữ cho thư được lưu chuyển, nhưng không biết cách giáo dục người dùng về cách tổ chức email của họ. Tôi có thể đưa ra các chính sách nghiêm ngặt và là một người cứng rắn, hoặc tôi có thể ngồi với người dùng và giúp sắp xếp và thanh lọc thư. Dù bằng cách nào, nó không giải quyết được vấn đề thực sự về cách giúp đỡ với giáo dục.

Có ai ở đây có bất kỳ lời khuyên về cách đối phó với loại tình huống này? Tôi muốn một số hướng dẫn ví dụ. Nếu bạn đang sử dụng các chính sách trong công ty của mình, loại chính sách nào giúp mọi người kiểm soát?

Tôi thấy rằng mọi người sử dụng thư khác nhau, nhưng đó là một thách thức để buộc họ vào một cách tổ chức cụ thể. Tôi thậm chí có thể không phải là ví dụ tốt nhất, nhưng tôi cũng biết những gì nên giữ và những gì cần xóa.

Cập nhật - Trận chiến đầu tiên đã kết thúc, trong đó tôi đã có thể giữ người dùng dưới giới hạn hộp thư Exchange bằng cách cắt tỉa hợp lý. Tuy nhiên, tôi đã đi xây dựng lại máy tính của người dùng và phát hiện ra tệp PST cục bộ 17 GB chỉ với hơn 6.500 thư mục con! Người dùng đã sao chép (không di chuyển) tin nhắn vào một loạt các thư mục con; đôi khi với các tin nhắn đơn được sao chép / nộp vào nhiều thư mục. Dấu gạch dưới (_) và tiền tố (az) đã được sử dụng để kiểm soát thứ tự hiển thị của các thư mục trong tệp!Người dùng cũng đã tự CC trên email gửi đi để có một bản ghi Hộp thư đến để sau đó được gửi vào một trong các thư mục con của PST cục bộ. Đây là một sự lạm dụng tuyệt đối của công nghệ và là một cách đáng sợ để tổ chức dữ liệu của công ty. Tôi đang bàn giao nó cho các chủ sở hữu để giải quyết tình huống này, vì giờ đây nó là trách nhiệm pháp lý của công ty.

Đây có thể là một vấn đề quản lý thuần túy, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, loại quyết định này được dành cho nhân viên sysadmin để biện minh và thi hành tất cả quá thường xuyên. Bởi vì điều này, công việc của tôi là sysadmin để thuyết phục ban quản lý rằng có một vấn đề ở đây và nó cần được thực hiện nghiêm túc, và đưa ra các cơ chế quản lý có thể hữu ích.

Một trong những người sử dụng lao động cũ của tôi đã có một hệ thống GroupWise, vào thời điểm đó không có bất kỳ cơ chế hạn ngạch nào trong đó (cách đây một thời gian, GW đã có nó một thời gian rồi). Vì vậy, cuối cùng chúng tôi đã sử dụng một phương pháp áp lực ngang hàng. Mỗi tháng chúng tôi sẽ in một báo cáo về các hộp thư lớn nhất $ X trong mỗi bộ phận và gửi báo cáo cho các nhà quản lý văn phòng. Trong vòng hai tháng, danh sách top 5 hộp thư lớn nhất có kích thước trung bình nhỏ hơn nhiều.

Một số phương pháp tôi thấy hữu ích cho việc quản lý thuyết phục chú ý đến vấn đề này:

Xác định chi phí lưu trữ thư

Nếu bạn nhận được phản hồi "nhưng Google thực hiện", hãy bắt đầu xây dựng các bảng tính cho biết chi phí thư là bao nhiêu. Người quản lý hiểu chi phí. Bạn hoặc những người bạn mua đồ thông qua, có chi phí cho phần cứng máy chủ, phần mềm, phần mềm AV và các chi phí liên quan khác. Từ đó, bạn có thể chỉ định số đô la trên mỗi MB cho việc lưu trữ thư. Điều này cho phép bạn cung cấp một giá trị đô la tốt cho hộp thư 3 GB so với hộp thư 200 MB.

Nhân tiện, đây là lý do tại sao bạn học đại số ở trường.

Điều này có thể đi theo một trong ba cách:

1. Họ tăng chi tiêu lưu trữ thư của họ. Họ nhìn thấy những con số, nhận ra họ đang đầu tư kém và ném tiền vào đó để đến nơi bạn "nên".
2. Họ đồng ý cung cấp áp lực giảm đối với tăng trưởng thư để kiểm soát tốt hơn chi phí này.
3. Họ nói% * &! @ Nó! Để đám mây!

Sản xuất chi phí nâng cấp hệ thống thư

Nếu những điều trên vượt quá các kỹ năng bảng tính điên rồ của bạn, thì việc tạo ra các kế hoạch nâng cấp để đi trước đường cong tiêu thụ lưu trữ của bạn là một cách tốt để ít nhất bắt đầu cuộc trò chuyện. Khi họ thấy bigbigmoney để nâng cấp, họ sẽ hỏi tại sao. Và sau đó bạn sẽ nói với họ. Khi họ hỏi làm thế nào họ có thể tránh được chi phí này, hãy đề cập đến việc cung cấp áp lực giảm đối với người dùng thư lớn.

Tôi đã thực hiện cả hai điều trên để biện minh cho việc mua bộ nhớ đơn giản. Các kỹ thuật tương tự hoạt động cho email, trong đó bạn có toàn bộ ngăn xếp ứng dụng nằm trên cơ sở hạ tầng lưu trữ / sao lưu của bạn. Đô la (hoặc tiền tệ được lựa chọn) trên mỗi đơn vị là một phương pháp tuyệt vời để làm nổi bật chi phí và sự nguy hiểm của tình trạng thái quá. Đôi khi nó có thể gây ra những thay đổi chiến lược rất quan trọng (xem thêm, với đám mây! ). Đôi khi nó có thể làm mất tài nguyên.

Nói về mặt chính trị, đó là một ý tưởng tốt để cung cấp một số đề xuất về cách cung cấp áp lực giảm cho tiêu thụ email. Nhưng đó là tất cả những gì họ có, đề xuất cho người quản lý phải thực sự thực hiện chúng hoặc thuyết phục các nhà quản lý khác làm như vậy.

Giải pháp của chúng tôi là một hố đau đớn. Một trong những tổ chức đối tác của chúng tôi (giáo dục k12) đã gặp phải yêu cầu khám phá trong vụ kiện (FOIA). Chi phí để sắp xếp hàng tấn email và sắp xếp lại các bit bí mật là rất lớn (~ $ 100k) vì số lượng email đã được lưu có thể phù hợp với yêu cầu. Luật sư của chúng tôi đề nghị, và Giám thị của chúng tôi đưa ra một chính sách duy trì nghiêm ngặt để chúng tôi có thể giới hạn chi phí của một yêu cầu cho chúng tôi trong tương lai.

Theo mặc định, tất cả thư được thanh lọc sau 45 ngày. Bất cứ điều gì phải được lưu vì lý do pháp lý, phải được chuyển đến một thư mục được quản lý . Có một vài thư mục được quản lý khác nhau với các chính sách lưu giữ khác nhau được áp dụng.

Dù sao, quan điểm của tôi là, đây nên là một quyết định kinh doanh, chứ không phải CNTT phàn nàn về lưu trữ. Làm hết sức mình để làm cho nó rõ ràng các chi phí thực sự, và chỉ ra các chi phí tiềm năng để có một hộp thư lớn. Sau đó, nhân viên điều hành để đưa ra quyết định dựa trên chi phí.

Một hạn ngạch được chỉ định tùy ý sẽ không có ý nghĩa đối với người dùng.

Tôi tin rằng đó không phải là vấn đề của bạn. Đối với tôi, đó là một số vấn đề của người quản lý. Tôi không nghĩ bạn cần phải là một người cứng rắn, nhưng có vẻ như ai đó cần phải như vậy.

Bộ nhớ email không bị chặn của người dùng đang làm tốn tiền của công ty. Người dùng sẽ không được phép tích trữ rác trong văn phòng của họ-- tại sao việc tích trữ rác trên máy chủ email lại khác nhau?

CNTT phải đặt giới hạn cho việc lưu trữ dữ liệu vì các vấn đề về hiệu suất và sao lưu. Đây là những mối quan tâm thực sự, vật chất, hữu hình. Hy vọng các chính sách của công ty bạn về bảo mật CNTT, khắc phục thảm họa, lưu giữ email, sử dụng có thể chấp nhận được, v.v., cung cấp cho các loại mối quan tâm này một số "răng".

Nếu tối thiểu, bạn hoàn toàn có thể "giúp" người dùng mà tôi xem xét, thiết lập các quy tắc Outlook để gửi thư đến vào các thư mục "2010", "2011", "2012", v.v. dựa trên ngày nhận được. Sau đó, người dùng (hoặc bạn) có thể cắt tỉa các email cũ mỗi năm. Điều đó cũng sẽ giữ thư mục Hộp thư đến nhỏ hơn.

Tôi đã từng là một nhà thầu cho gần như toàn bộ "cuộc sống CNTT" của mình, vì vậy tôi chưa bao giờ phải chiến đấu với những trận chiến chính trị xung quanh thứ gì đó như thế này. Nếu tôi có một người dùng "cấp độ C" (hoặc trong một doanh nghiệp nhỏ, chủ sở hữu hoặc gia đình của chủ sở hữu), người có vấn đề như thế này thì có lẽ tôi sẽ bị bắt đầu thay vì đánh nhau. Tôi đã cố gắng tạo ra một vụ án kinh doanh, ít nhất, nhưng có lẽ tôi cũng sẽ từ bỏ, và tôi chắc chắn muốn trường hợp kinh doanh đó bằng văn bản cho mục đích "CYA" nếu việc tích trữ của họ kết thúc gây khó khăn cho hoạt động.

Chúng tôi đã có cùng một vấn đề, nó hiện đang được kiểm soát, nhưng tôi chắc chắn rằng nó sẽ quay trở lại.

Trước hết, hiếm khi số lượng tin nhắn là một vấn đề - và không phải trong trường hợp của bạn, 22.000 không là gì cả, hộp thư của tôi chạy tới hơn 200.000 tin nhắn - đó là & ^% $ # tệp đính kèm.

Tôi nghĩ rằng tệp đính kèm là một cách khủng khiếp để lưu trữ tệp, nhưng nhiều người thích nó vì nó lưu trữ một số dữ liệu meta: ngày gửi hoặc nhận và ai gửi tệp đến hoặc đến từ ai). Ngoài ra, mọi người chỉ lười biếng - cần có thời gian để lưu và xóa tệp đính kèm.

Trong trường hợp của chúng tôi, giáo dục là chìa khóa: chúng tôi đảm bảo rằng những người "cần" một hạn ngạch lớn hơn hiểu được các chi phí ẩn (thời gian dự phòng và nhu cầu lưu trữ, thời gian phục hồi, cơn ác mộng nếu có vấn đề pháp lý, v.v.)

Sau đó, chúng tôi đảm bảo rằng họ hiểu rằng vấn đề lớn nhất là các tệp đính kèm (đây là lý do tại sao tôi giữ quá nhiều email trực tuyến - Tôi đã loại bỏ các tệp đính kèm của mình một cách nghiêm ngặt, vì vậy tôi có thể chỉ vào hộp thư của mình và nói "Tôi có số lượng thư gấp 20 lần bạn, nhưng hộp thư của tôi nhỏ hơn 1/4 ") và cung cấp cho họ một số công cụ để giúp họ xử lý các tệp đính kèm.

Các công cụ chúng tôi sử dụng hầu hết được đào tạo nhiều hơn - ví dụ: cách sắp xếp thư theo kích thước, cách lưu tệp đính kèm, cách lưu nhiều tệp đính kèm cùng một lúc, cách lưu email vào tệp nếu họ muốn "siêu dữ liệu" để xóa các tệp đính kèm (và nhu cầu TIẾT KIỆM thay đổi sau khi xóa chúng), giúp thiết lập cấu trúc thư mục, v.v.

Trong chính xác hai trường hợp (và một trong số họ là tôi), chúng tôi đã có thể sử dụng các công cụ của bên thứ 3 để trợ giúp. Có một loạt các công cụ sẽ lưu tin nhắn và / hoặc tệp, chúng tôi sử dụng EZDetach và MessageSave, chúng vẫn ổn, nhưng không thực sự thân thiện với nhiều người (công bằng mà nói, không có sản phẩm nào tôi nhìn vào cho chức năng này là đủ dễ dàng cho người dùng phổ thông). Đối với một người dùng, họ đã học cách sử dụng phần mềm và thích ý tưởng mỗi tháng một lần chạy nó để giải nén và xóa tất cả các tệp đính kèm của họ cùng một lúc. Đối với những người khác chúng tôi đã cố gắng sử dụng nó, họ thấy nó quá phức tạp, vì vậy chúng tôi bị mắc kẹt với đào tạo Outlook cơ bản.

Trong trường hợp của chúng tôi, nó hoạt động vì Tổng thống là một trong những người dùng lớn, và một người quản lý cấp cao là người thích EZDetach. Họ đã cho chúng tôi đủ động lực để có thể nói với mọi người "không, không ai có thêm hạn ngạch email, nếu những kỹ thuật này hoạt động cho các ông lớn, họ sẽ làm việc cho bạn!"

Có vẻ như bạn có một chính sách chính thức mà các nhân viên nhận thức được: Có giới hạn lưu trữ 3 GB mà không có lý do chính đáng để miễn trừ trường hợp đặc biệt. "Tôi không đọc thư của tôi" không phải là (IMHO) một lý do hợp lệ.
Người quản lý người dùng cần được thông báo rằng người dùng từ chối tuân thủ chính sách CNTT của toàn công ty và bạn cần chuẩn bị để đưa ra một trường hợp kinh doanh cho các văn phòng cấp C về lý do chính sách này hợp lý. (Trong những ngày mà mọi người đều có tài khoản gmail, người biện minh thực sự sẽ phải trả chi phí).
Nếu người này thực sự cần thêm không gian của họ, họ sẽ có thể cung cấp cho bạn lời biện minh bằng văn bản cho một vết sưng hạn ngạch.

Ngoài ra, bạn nên gửi Bản ghi nhớ CYA (trên giấy, giữ một bản sao) cho người dùng gần ngưỡng 3 GB và người quản lý của họ nêu chi tiết thực tế rằng người dùng sẽ ngừng nhận thư nếu họ không giảm thư sử dụng của họ hoặc gửi một lý do hợp lệ họ cần thêm không gian. Bạn đã đi ra ngoài một lần để giúp đỡ người này, vì vậy tại thời điểm này sau khi có thông báo bằng văn bản, trách nhiệm của họ là phải hành động (dọn dẹp hoặc cầu xin tăng hạn ngạch), nếu không thư bị trả lại là lỗi của họ .
Bạn muốn làm tất cả những gì có thể để tránh một khuôn mặt đầy đặn khi phân rơi vào quạt vì thư của người này đang bị trả lại.

Như bạn đã biết, đây thực sự là một vấn đề quản lý, không phải là vấn đề kỹ thuật.

Tôi sẽ nói chuyện với người quản lý của người dùng này. Giải thích tình hình. Giải thích rằng không gian đĩa là một tài nguyên hữu hạn. Giải thích rằng anh ấy hoặc cô ấy thực sự cần nói chuyện với nhân viên này và thông báo cho họ rằng họ cần dành nhiều thời gian hơn cho việc quản lý email, lưu trữ và xóa. Nếu người quản lý không sẵn lòng làm điều đó, hãy thông báo cho anh ta rằng anh ta sẽ cần đến [chèn người thực thi cấp độ C lớn ở đây] và giải thích lý do tại sao nhân viên của anh ta quan trọng đến mức họ không thể bị làm phiền khi quản lý thư của họ như mọi người khác là, và [Người thực thi cấp độ C] sẽ cần phê duyệt việc mua thêm đĩa và dung lượng sao lưu để hỗ trợ nhu cầu của người dùng này.

Những người không thể tổ chức thư của họ sẽ không tìm kiếm thư. Họ thậm chí không nhớ họ. Tôi cho rằng 22.000 thư trong hộp thư đến không phải từ năm nay. Vì vậy, tôi sẽ di chuyển các thư trong các thư mục con riêng biệt cho mỗi năm. Nếu thậm chí đó là quá nhiều cho một thư mục thì hãy thêm một thư mục con cho mỗi tháng.

Đây là cách tôi sắp xếp thư mục "đã gửi" của mình vì tôi không quan tâm đến những gì tôi đã gửi. Nếu tôi muốn tìm một câu trả lời cụ thể cho hộp thư đến, thì tôi có thể chỉ cần đi sâu vào ngày đó. Tôi chỉ tổ chức các thư đến của tôi.

Điều về email và tài liệu là một ý tưởng tồi khi đặt chúng trong một cấu trúc phân cấp trên các phương tiện riêng biệt. Trong một thế giới hoàn hảo, người ta sẽ đặt cả hai vào "hộp", gắn nhãn và gắn thẻ chúng và liên kết giữa các hộp và nội dung hộp. Trong các hộp đó, người ta cũng nên đặt ghi chú, ghi chú điện thoại, cuộc gọi điện thoại, fax, ...

Có vô số trường hợp hợp lệ trong đó việc giữ lại tất cả (hoặc, ít nhất, hầu hết) email là quan trọng - hầu hết các công việc tôi từng có đó là: tất cả các email liên quan đến các khách hàng khác nhau, những gì đã được thực hiện khi, báo cáo trạng thái, v.v.

Và tôi cá rằng người dùng của bạn sẽ nói điều gì đó như "nhưng Google cho tôi 7GB ..." nếu bạn nói với họ rằng có giới hạn cứng ở 3G.

Từ cá nhân, giai thoại, kinh nghiệm - thiết lập tốt nhất tôi từng có là trường đại học đầu tiên của tôi: năm 1999, chúng tôi đã nhận được hạn ngạch mạng để chứa email, tệp cá nhân, bài tập và trang web cá nhân của chúng tôi. Nó hoàn toàn phụ thuộc vào mỗi người dùng bao nhiêu phần trăm được sử dụng cho mục đích gì.