Ứng dụng tốt nhất cho chia sẻ tệp mạng?

Vì vậy, chúng tôi có một chia sẻ tệp đã được bắt đầu từ 10 năm trước và nó đã bắt đầu với ý định tốt nhất. Nhưng bây giờ nó đã trở nên cồng kềnh, có những tập tin trong đó mà không ai biết ai đã đặt chúng ở đó, thật khó để tìm thấy thông tin, v.v. Bạn có thể biết vấn đề. Vì vậy, những gì tôi đang tự hỏi là những gì mọi người làm trong tình huống này. Có ai biết về một chương trình phong nha có thể đi qua chia sẻ tệp và tìm các tệp mà không có cơ thể nào chạm vào không? Sao chép tập tin? Bất kỳ đề nghị khác về làm sạch mớ hỗn độn này?

Vâng, chia sẻ tệp dựa trên windows và nó gần 3TB. Có một tiện ích ngoài đó có thể làm một số báo cáo cho tôi. Chúng tôi thích ý tưởng có thể tìm thấy bất cứ thứ gì cũ hơn 6 tháng và sau đó lấy nó để lưu trữ, chỉ có vấn đề với một tệp chia sẻ lớn này có thể thực sự khó thực hiện bằng tay.

Chúng tôi khuyên Khách hàng "thiêu đốt trái đất" và thường xuyên bắt đầu.

Tôi vẫn chưa thấy một giải pháp tốt hoạt động mà không liên quan có các bên liên quan không thuộc CNTT có liên quan. Kịch bản tốt nhất tôi từng thấy là một Khách hàng có quản lý xác định "người quản lý" của các khu vực dữ liệu khác nhau và ủy quyền kiểm soát các nhóm AD kiểm soát quyền truy cập vào các khu vực được chia sẻ đó cho các "quản gia" đó. Điều đó đã làm việc thực sự, thực sự tốt, nhưng đã yêu cầu một số đào tạo về các "quản gia".

Đây là những gì tôi biết không hoạt động:

• Đặt tên người dùng cá nhân trong quyền. Sử dụng các nhóm. Luôn luôn. Mỗi lần. Mà không thất bại. Ngay cả khi đó là một nhóm của một người dùng, hãy sử dụng một nhóm. Vai trò công việc thay đổi, doanh thu xảy ra.
• Để người dùng không phải CNTT thay đổi quyền. Bạn sẽ kết thúc với "máy tính Việt Nam" (các bên liên quan có ý định "tốt", không ai có thể thoát ra và mọi người đều thua cuộc).
• Có quá nhiều ý tưởng hoành tráng về quyền. "Chúng tôi muốn người dùng có thể viết các tệp ở đây nhưng không sửa đổi các tệp họ đã viết", v.v. Giữ mọi thứ đơn giản.

Những điều mà tôi đã thấy công việc (một số tốt, một số khác không tốt):

• Xuất bản một "bản đồ" chỉ ra nơi các loại dữ liệu khác nhau sẽ được lưu trữ, thường là theo khu vực chức năng. Đây là một nơi tốt để thực hiện các cuộc phỏng vấn với các bộ phận khác nhau và tìm hiểu cách họ sử dụng chia sẻ tệp.
• Xem xét "thanh toán lại" cho việc sử dụng không gian hoặc, ít nhất, thường xuyên xuất bản một "ban lãnh đạo" của người dùng không gian phòng ban.
• Tôi đã đề cập đến các nhóm đặt tên độc quyền trong quyền?
• Phát triển một kế hoạch cho các khu vực dữ liệu "phát triển không giới hạn" để lấy dữ liệu cũ "ngoại tuyến" hoặc lưu trữ "gần tuyến". Nếu bạn cho phép dữ liệu phát triển mãi mãi, hãy mang theo bản sao lưu của bạn đến vô cùng.
• Lập kế hoạch về một số loại xu hướng sử dụng không gian và tăng trưởng thư mục. Bạn có thể sử dụng các công cụ thương mại (ai đó đã đề cập đến Tree Size Professional hoặc SpaceObServer từ JAM Software) hoặc bạn có thể tự viết mã một cái gì đó hợp lý hiệu quả với chương trình "du" và một số "keo" kịch bản.
• Chia sẻ tập tin phân khúc dựa trên "SLA". Bạn có thể cân nhắc việc có cả chia sẻ "quan trọng trong kinh doanh", vượt qua các bộ phận và chia sẻ "tốt để chạy nhưng không quan trọng". Ý tưởng là để tách riêng phần "quan trọng trong kinh doanh" cho mục đích sao lưu / khôi phục / bảo trì. Phải gỡ xuống doanh nghiệp để khôi phục 2TB tệp từ bản sao lưu, khi tất cả những gì thực sự cần thiết về kinh doanh là khoảng 2 GB tệp, thì hơi ngớ ngẩn (và tôi đã thấy điều đó xảy ra).

Tôi đồng ý với Evan rằng bắt đầu lại là một ý tưởng tốt. Tôi đã thực hiện 4 lần "di chuyển tệp" trong nhiều năm tại công ty hiện tại của mình và mỗi lần chúng tôi thiết lập cấu trúc mới và sao chép (một số) tệp, sao lưu các tệp được chia sẻ cũ và đưa chúng ngoại tuyến.

Một điều chúng tôi đã làm trong lần di chuyển cuối cùng của chúng tôi có thể làm việc cho bạn. Chúng tôi đã có một tình huống hơi giống với cái mà chúng tôi gọi là ổ đĩa "Chung" của chúng tôi, đó là nơi mà bất cứ ai cũng có thể đọc / ghi / xóa. Trong những năm qua, rất nhiều thứ được tích lũy ở đó, khi mọi người chia sẻ các thứ giữa các nhóm. Khi chúng tôi chuyển đến một máy chủ tệp mới, chúng tôi đã thiết lập một thư mục Chung mới, nhưng chúng tôi không sao chép bất cứ thứ gì vào đó cho người dùng. Chúng tôi đã để lại Common Common tại chỗ (và gọi nó là Common Common), làm cho nó chỉ đọc và nói với mọi người rằng họ có 30 ngày để sao chép bất cứ thứ gì họ muốn vào các thư mục mới. Sau đó, chúng tôi đã ẩn thư mục nhưng chúng tôi sẽ bỏ ẩn theo yêu cầu. Trong quá trình di chuyển này, chúng tôi cũng đã làm việc với tất cả các phòng ban và tạo các thư mục chia sẻ mới và giúp mọi người xác định các bản sao.

Chúng tôi đã sử dụng Plantsize trong nhiều năm để tìm ra ai đang sử dụng dung lượng đĩa. Gần đây chúng tôi đã thử Spacehound và một số đồng nghiệp của tôi thích nó, nhưng tôi tiếp tục quay trở lại Plantsize.

Sau lần di chuyển gần đây nhất của chúng tôi, chúng tôi đã thử thiết lập cấu trúc Lưu trữ mà mọi người có thể tự sử dụng, nhưng nó không hoạt động tốt. Mọi người chỉ không có thời gian để theo dõi những gì đang hoạt động và những gì không. Chúng tôi đang xem xét các công cụ có thể thực hiện lưu trữ tự động và trong trường hợp của chúng tôi, nó sẽ hoạt động để định kỳ chuyển tất cả các tệp chưa được chạm trong 6 tháng sang một chia sẻ khác.

Với 3TB, bạn có thể có rất nhiều tệp không cần thiết và rác trùng lặp trong đó. Một phương pháp hữu ích mà tôi đã tìm thấy là thực hiện tìm kiếm, bắt đầu cho các tệp> 100MB (thậm chí tôi có thể tăng tới 500 MB trong trường hợp của bạn) sau đó gỡ xuống. Nó làm cho công việc tìm kiếm các chất thải không gian thực dễ quản lý hơn.

Đơn hàng kinh doanh đầu tiên của tôi sẽ là sử dụng trình quản lý / phân tích / phóng viên tệp doanh nghiệp / bất cứ thứ gì bạn muốn gọi như TreeSize Professional hoặc SpaceObServer . Bạn có thể xem tệp nào ở đâu, sắp xếp theo dữ liệu tạo, ngày truy cập và một loạt các tiêu chí khác bao gồm số liệu thống kê về loại tệp và chủ sở hữu. SpaceObServer có thể quét các hệ thống tệp khác nhau bao gồm các hệ thống Linux / UNIX từ xa thông qua kết nối SSH. Điều đó có thể cung cấp cho bạn khả năng hiển thị tuyệt vời vào bộ sưu tập các tập tin của bạn. Từ đó, bạn có thể "Phân chia và chinh phục".

Bạn có thể muốn xem xét việc lưu trữ chăn bất cứ thứ gì hơn sáu tháng tuổi cho một chia sẻ khác và xem các truy cập tệp trên chia sẻ đó. Các tệp được truy cập liên tục, bạn có thể đặt lại trên máy chủ chính.

Một tùy chọn khác là một cái gì đó giống như Công cụ Tìm kiếm Google . Bằng cách đó, bạn có thể cho phép ứng dụng của Google thông minh tìm ra những gì mọi người đang tìm kiếm khi họ tìm kiếm mọi thứ và nó sẽ "lưu trữ" bằng cách đặt các tài liệu ít truy cập hơn trên trang tìm kiếm.

Trên Máy chủ tệp Windows 2003 R2 của chúng tôi, chúng tôi sử dụng chức năng báo cáo tích hợp của Trình giám sát tài nguyên tệp, nó sẽ gửi cho bạn, danh sách tệp ít được sử dụng nhất cùng với các báo cáo khác.

Có lẽ bước đầu tiên là có được một ý tưởng về kích thước của vấn đề. Bao nhiêu không gian bị chiếm dụng bởi chia sẻ tập tin? Có bao nhiêu tập tin chúng ta đang nói về?

Nếu bạn may mắn, bạn sẽ thấy rằng một số phần nhất định của chia sẻ tệp tuân theo các quy ước đặt tên, theo quy trình cho mỗi người dùng, mỗi doanh nghiệp hoặc theo từng bộ phận. Điều này có thể giúp bạn phân chia nhiệm vụ xử lý các tệp.

Trong trường hợp xấu nhất, bạn có thể lấy toàn bộ nội dung ngoại tuyến và chờ xem ai khiếu nại. Sau đó, bạn có thể tìm ra họ là ai và họ đã sử dụng nó để làm gì. (Ác, nhưng nó hoạt động.)

Tôi nghĩ giải pháp tốt nhất là chuyển sang một ổ đĩa mới. Nếu số lượng người truy cập chia sẻ là hợp lý, hãy hỏi họ và tìm ra phần nào thực sự cần thiết. Di chuyển những người để chia sẻ mới. Sau đó khuyến khích mọi người sử dụng chia sẻ mới. Sau một khoảng thời gian, gỡ xuống chia sẻ cũ. Xem ai hét lên và sau đó chuyển dữ liệu đó sang chia sẻ mới. Nếu không ai yêu cầu một cái gì đó trong 3-6 tháng, bạn có thể xóa hoặc lưu trữ nó một cách an toàn.

Tôi di chuyển tất cả dữ liệu hiện có vào một thư mục chia sẻ chỉ đọc mới: nếu người dùng cuối cần cập nhật một tệp, họ có thể sao chép nó vào ổ đĩa chia sẻ mới.

Bằng cách này, tất cả các công cụ cũ không có sẵn, nhưng tôi có thể lấy ra khỏi lịch trình sao lưu.

Trên hết, mỗi năm một lần, tôi xóa các thư mục (sau khi kiểm tra xem kho lưu trữ có tốt không) đã không được cập nhật / truy cập trong 3 năm.