Văn phòng không giấy (hoặc ít hơn trước) - Bạn đang sử dụng công cụ gì? [đóng cửa]

Những công cụ nào đã giúp doanh nghiệp của bạn nắm bắt thành công đã giảm bớt khối lượng công việc giấy? Cụ thể tôi đang hỏi liên quan đến SMB 25-100 người. Bạn đang sử dụng các công cụ truy cập một lần tùy chỉnh? Bạn đang sử dụng Infopath thành công? Bạn đã tích hợp các biểu mẫu chuẩn vào các trang HTML / PHP / RoR trên mạng nội bộ của mình chưa?

Những gì hoạt động; cái gì không

Ưu điểm của giấy:

1. Nó quy mô đến kích thước của bàn của bạn.
2. Nó rất dễ đọc (không nhấp nháy).
3. Thật dễ dàng để vận chuyển mà không cần pin / điện để hoạt động

Vì vậy, để làm cho văn phòng của bạn ít giấy hơn, bạn cần cung cấp một cách tốt hơn:

1. Thiết lập nhiều màn hình
2. LCD chất lượng tốt
3. Đừng yêu cầu mọi người di chuyển hoặc cung cấp nhiều phương thức hiển thị (nghĩ các cuộc họp).

Bởi vì các tài liệu điện rất dễ làm việc, dần dần mọi người sẽ không bận tâm đến việc in ra vì nó không có lợi thế cho họ. Cách tốt nhất để khiến mọi người làm công cụ là làm cho sự thay thế (sự lựa chọn của bạn) ít rắc rối hơn những gì họ đang làm bây giờ.

Đây không thực sự là trả lời câu hỏi như đã hỏi, mà là một quan sát dài hạn. Trong một vài năm (gần như giấc mơ về một văn phòng không giấy tờ) tôi đã quan sát thấy rằng một công ty càng cố gắng tạo ra thứ thần thoại mà chúng ta gọi là văn phòng không giấy tờ thì khả năng sử dụng giấy của họ càng tăng. Mỗi khi ai đó tạo ra một sự thay thế điện tử cho giấy, tôi vẫn thấy người dùng cuối in nó ra.

ví dụ: hệ thống fax mạng của chúng tôi gửi các bản fax đã nhận dưới dạng email đến người thích hợp. Mỗi một bản fax sau đó được in ra trước khi được đọc. Người dùng nói với tôi rằng họ không thích đọc chúng trên màn hình.

Thành công hơn nhiều so với việc cố gắng nhắm đến mục tiêu mà tôi tin chắc là mục tiêu không thể đạt được, là tái chế giấy. Nói cách khác, chỉ cần chấp nhận rằng giấy là một phần của quy trình và tái chế càng nhiều càng tốt.

Thật không may, tôi chưa phải hủy bỏ công ty của mình, tuy nhiên điều này không có nghĩa là tôi đã không xem xét vấn đề này.

"khối lượng công việc giấy" là khá chung chung.

có nghĩa là "có một hệ thống điện tử hoặc hệ thống song song sẽ đáp ứng nhu cầu của bất kỳ bộ phận nào và bất kỳ ai tương tác với bộ phận đó".

Khi tôi mới bắt đầu ở đây, chúng tôi không có hệ thống bán vé CNTT, vì vậy tôi đã thiết lập nó, nó đã dừng (phần lớn) mọi người viết bài trên bàn và màn hình của tôi. : P

Tôi không phải là một nhà phân tích kinh doanh được đào tạo, nhưng khi thực hiện các quy trình ở đây, bạn có một quy trình cụ thể cho các loại yêu cầu trong bộ phận của mình không?

và bằng bê tông, tôi có nghĩa là sơ đồ. vâng, đừng co rúm, họ thật tuyệt vời

cho đến khi bạn có thể nói "Nếu tôi nhận được yêu cầu về loại X, nếu tôi nghĩ đó là một ý tưởng hay, tôi sẽ phê duyệt ai, với thông tin gì, hoặc thay vào đó, quy trình chính thức để từ chối điều X" là gì.

Nếu bạn không có biểu đồ cho cách thức hoạt động của một hệ thống, làm thế nào bạn có thể mong đợi xây dựng một hệ thống điện tử xung quanh nó?

NHƯNG

nếu bạn đã có cái đó, một gói mà tôi đang xem, có vẻ RẤT thú vị là http://phpformgen.sourceforge.net/ nó trông đủ linh hoạt để xử lý thông tin bạn muốn, ở bất kỳ định dạng nào.

có thể là gửi email, cập nhật một bản ghi trong cơ sở dữ liệu hoặc ghi vào đầu ra tệp.

Tất cả các nghiên cứu khác mà tôi tìm thấy đã đưa tôi đến các công cụ độc quyền được kết hợp bởi các công ty tương đối nhỏ, không có công cụ nào tuyệt vời và hầu hết chúng hoạt động xung quanh ASP và trông không được hỗ trợ.

chỉnh sửa: đồng thời, điều duy nhất phpformgen không làm là xác thực. nhưng một khi biểu mẫu được tạo, nếu bạn biết bạn đang làm gì với PHP và LDAP, tôi chắc chắn nó có thể được thực hiện.

Chúng tôi đã có một bảng trắng kỹ thuật số. Một máy chiếu chiếu lên bảng trắng và khi bạn viết lên nó bằng những cây bút đặc biệt (có bốn màu khác nhau), nó thực sự vẽ nó lên PC và chiếu nó lên bảng trắng như thể nó thực sự đang viết trên đó.

Nếu bạn có một máy chiếu tốt, nó thật tuyệt, và bạn thực sự có thể sử dụng nó có một màn hình cảm ứng khổng lồ trong các bài thuyết trình (nó thực sự gây ấn tượng với mọi người). Vào cuối phiên, chỉ cần lưu bảng trắng vào bitmap hoặc SVG và bắt đầu lại. Không có động não phổ biến hơn trên giấy, và không xử lý gấp đôi gõ lên ghi chú bảng trắng.

Để ghi chú, tôi sử dụng Evernote - Tôi đã quét các danh thiếp và hóa đơn cũng như giữ tất cả các ghi chú của mình. bởi vì nó có đồng bộ hóa trực tuyến, tôi có thể đạt được tất cả các ghi chú "giấy" của mình từ tất cả các máy cũng như mọi thiết bị khác có quyền truy cập web.

Khi tôi được giao nhiệm vụ giảm trách nhiệm sử dụng giấy trong khi chạy CNTT tại SMB sử dụng khoảng 130 người, tôi đã sử dụng kỹ thuật mới lạ sau đây:

Tôi đã trang bị cho phòng in của công ty một Máy chủ Fax / In dựa trên Linux / Samba. Tất cả các máy in được đính kèm với điều này, cũng như Modem Fax cho các bản fax đến (được lưu vào Chia sẻ tệp dưới dạng TIFF thay vì được in trực tiếp). Sau đó, tôi đã đảm bảo luôn có "sự cố" với máy chủ này (khá dễ thực hiện bằng cách 'vô tình' rút dây cáp, v.v. đảm bảo rằng các quạt chúng tôi gunk lên, v.v.).

Nhân viên rất nhanh có thói quen dựa vào email, pdf, doc, xls và đọc nội dung trên màn hình của họ! Tôi cũng liên tục từ chối các yêu cầu từ một bộ phận để mua máy photocopy, thay vào đó, đưa cho họ một máy quét để bàn và bảo họ chỉ in những thứ đó nếu họ thực sự cần một bản sao cứng !!!

Cuối cùng, chúng tôi thực sự không bao giờ cần các chức năng ghi nhật ký in của máy chủ in (rõ ràng là mục đích ban đầu của nó).

Lưu ý rằng việc giảm hồ sơ giấy đặt ra trách nhiệm gia tăng về lưu trữ, truy xuất và thời gian hoạt động. Cuối cùng, chúng tôi đã đầu tư nhiều hơn vào lưu trữ NAS cho chia sẻ tệp, máy chủ dự phòng dự phòng, hệ thống ERP và lưu trữ email đáng tin cậy của bên thứ 3 bên ngoài có khả năng đính kèm lớn và kích thước hộp thư đến không giới hạn.

Tôi thích câu trả lời của bưu điện và bạn cũng nên ghi nhớ câu trả lời từ Martin P. Hellwig.

Nói chung, nó sôi sục lên, vì quá trình hiện tại có ý nghĩa gì khi chuyển từ giấy sang không giấy.

Vì tôi không biết bạn đang làm trong ngành nào, tôi thực sự không thể đề xuất một giải pháp. Và ngay cả khi tôi biết ngành, giải pháp vẫn cần phù hợp với quy trình làm việc / văn hóa của công ty. Đối với một công ty CNTT, có thể có ý nghĩa để giảm bớt việc quản lý yêu cầu, quản lý vấn đề và quy trình quản lý phát hành. Tên phổ biến là Bugzilla, Jira, OCNS hoặc inStep . Nói chung, hãy phân tích các vệt giấy của bạn (cách bạn ghi lại tài liệu và cách chúng biến đổi) và tìm kiếm cơ hội (kinh doanh) để loại bỏ giấy. Mục tiêu chính là làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn, trở nên hiệu quả hơn, nhanh hơn, ... và không giảm giấy bằng bất cứ giá nào.