Bạn sử dụng loại hệ thống quản lý thời gian nào?

Quản trị viên hệ thống và mạng thường là những người rất bận rộn. Các dự án tung hứng, các cuộc họp, vé hỗ trợ và yêu cầu bằng lời nói từ những người ở hành lang có thể tạo ra một mớ hỗn độn thực sự. Chúng ta đã thảo luận về một số hệ thống theo dõi yêu cầu ở đây trong quá khứ, nhưng bạn sử dụng phương pháp hoặc công cụ nào khác để quản lý thời gian của mình để có hiệu quả hơn?

Cuốn sách của Thomas Limoncelli, Quản lý thời gian dành cho quản trị viên hệ thống , có một số ý tưởng tuyệt vời, nhưng những gì hoạt động và không hiệu quả với bạn trong thế giới thực?

Thực hiện công việc .

Sử dụng tốt một hệ thống vé.

Sử dụng tốt tài liệu toàn diện (wiki) về cấu hình hệ thống, mạng, v.v luôn luôn cập nhật (vì vậy tôi không bao giờ phải nghiên cứu bất cứ điều gì)

-Adam

Giao diện dòng lệnh Todo.txt (CLI) - Nền tảng chéo, Futureproof, hoạt động trên SSH. Bạn có cần gì nữa không?

Hệ thống tôi sử dụng là Get Things Done , được đề cập ở trên. Tôi cũng thấy Quản lý thời gian cho Quản trị viên hệ thống (cũng được đề cập ở trên) rất có giá trị.

Điều tôi thích nhất về GTD là cách thức bất khả tri về "hệ thống" của bạn. Nó có thể là giấy, điện tử, bất cứ thứ gì. Chừng nào nó còn hoạt động, ai quan tâm?

Tôi bắt đầu sử dụng thẻ chỉ mục bị mắc kẹt với một clip chất kết dính mà tôi mang đi khắp nơi. Mỗi thẻ chỉ mục là một bối cảnh GTD khác nhau. Đây có lẽ là điều giữ tôi gần nhất với các nguyên tắc GTD. Sau đó tôi đã sử dụng OmniF Focus một thời gian, tôi thậm chí đã tham gia bản beta công khai và nhận được một bản sao thực sự rẻ. Nhưng tôi thấy nó quá phức tạp. (và tôi vừa mở nó tuần trước và đóng lại gần như nhanh chóng vì sợ hãi!) Sau đó, tôi đã sử dụng một tệp văn bản đơn giản mà tôi vẫn mở trong vim cả ngày. Có lẽ hệ thống tốt nhất của tôi cho đến nay, nhưng nó không phải là rất di động. Vì vậy, tôi đã chuyển tệp văn bản sang wiki và có kế hoạch sử dụng tiện ích mở rộng trong Firefox để cho phép tôi mở tệp trong vim,

Bây giờ tôi đang sử dụng Things cho Mac . Càng xa càng tốt. Nó rất đơn giản. Có lẽ tính năng tốt nhất của nó là danh mục "Hôm nay" nơi bạn đặt những thứ bạn muốn hoàn thành hôm nay. Đó không phải là GTD, nhưng nó hoạt động với tôi. Vấn đề lớn nhất với Things là quá dễ để mất dấu vết của các nhiệm vụ. Được liệt kê dưới đây? Lên kế hoạch? Một ngày nào đó? Dự án? Tại sao các hành động tiếp theo trong các dự án không hiển thị dưới các lĩnh vực trách nhiệm? Có rất nhiều thiếu sót và tôi ước nó có khả năng tạo các chế độ xem tùy chỉnh của riêng bạn như trong OmniF Focus. Nhưng mặc dù tôi đã mua một giấy phép và có thể sẽ mua phiên bản iPod touch sớm. Nó không hoàn hảo, nhưng nó giúp tôi giữ được tổ chức mà tôi đoán là điều duy nhất thực sự quan trọng.

Nếu bạn không phải là một nhóm nhạc một người, có một giới hạn hỗ trợ là điều bắt buộc. Những lợi ích của việc có thể làm chệch hướng các câu hỏi hỗ trợ cho người khác trong một tuần không thể được đánh giá thấp; nó cho phép bạn tập trung vào những thứ trung hạn đến dài hạn mà cứ bị trì hoãn.

Về mặt quản lý thời gian / nhiệm vụ, tôi có 3 danh sách:

• @desk : đây là thứ mà tôi cần phải hành động;
• @waiting : thứ tôi đang chờ đợi người khác;
• @somestage : công cụ ngày mưa sẽ rất tốt để sửa / nhận, bất cứ khi nào có thời gian rảnh.

Danh sách @desk được sắp xếp thêm theo ngày đáo hạn, với những điều khẩn cấp hơn ở đầu.

Ngoài ra, danh sách @somestage là cathartic đáng ngạc nhiên; thật tốt khi có một nơi nào đó để viết ra những thứ thực sự, thực sự làm phiền bạn nhưng bạn không thể biện minh dành thời gian để sửa chữa ngay bây giờ, vì nó không ảnh hưởng đến dịch vụ.

Một vài lời khuyên chung về thói quen làm việc, mà không trực tiếp về quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài:

1. Không bao giờ để một nửa công cụ cố định. Nếu một cái gì đó đã bị hỏng và bạn đã khắc phục tạm thời, hãy sửa lỗi vĩnh viễn ở cửa sổ có sẵn đầu tiên. Nếu không, hack sẽ tồn tại đủ lâu để đưa nó vào danh sách '@somestage' của bạn.
2. Bất cứ khi nào bạn thực hiện một thay đổi, luôn đảm bảo rằng bạn phản ánh nó trên tài liệu của bạn. Ngay khi một tài liệu không phản ánh môi trường sản xuất, nó tệ hơn là vô dụng và sẽ gây rắc rối cho bạn sau này.

Chúng tôi sử dụng một phần mềm có tên AdvenNet ManageEngine cho toàn bộ Phòng CNTT. Đây là một công cụ tuyệt vời để gửi và theo dõi vé, tài sản và cơ sở tri thức.

Khi một người dùng ngăn tôi trong hội trường, tôi thành thật cho họ biết rằng tôi sẽ quên khi tôi quay lại bàn làm việc, vì vậy vui lòng gửi một vé. Những vé này có thể theo dõi tiến độ, thời gian, vv và người dùng có thể đăng ký bất cứ lúc nào.

Kiểm tra nó, nó là một công cụ tuyệt vời.

Cá nhân tôi sử dụng kết hợp hệ thống bán vé ( Trình theo dõi yêu cầu ) và lịch Outlook của tôi. Tôi làm việc từ hệ thống bán vé cho loại vé sửa chữa ngay bây giờ, nhưng đối với các vấn đề lớn hơn, những vấn đề sẽ mất nhiều thời gian làm việc, tôi sắp xếp chúng vào lịch triển vọng của mình. Tôi chỉ cần kéo tab hoặc thanh địa chỉ qua và thả nó vào lịch. Tôi để lại lời nhắc được đặt để nhắc nhở tôi 0 phút trước khi đến hạn để tôi biết khi nào nên chuyển đổi nhiệm vụ. Nếu một cái gì đó làm gián đoạn tôi (và nó thường xuyên) hoặc nếu một nhiệm vụ cần thêm thời gian, tôi chỉ cần kéo và các nhiệm vụ của tôi xung quanh trên lịch cho phù hợp.

Tôi thích ý tưởng một người xử lý các gián đoạn trong khi người kia có một "pháo đài cô độc" để tập trung vào những vấn đề quan trọng, nhưng không cấp bách. Sau đó chuyển đổi vị trí sau đó trong ngày. Thật không may, tôi là một người đàn ông hầu hết thời gian và tôi không có cửa trong văn phòng của mình, vì vậy tôi nhận được rất nhiều và rất nhiều người ghé qua.

Tôi sử dụng phép lai GTD của riêng tôi (xem câu trả lời của Adam ) và "Kiểm soát tổng số ngày làm việc" của lanh ( xem bên dưới ).

IMHO, các phím là:
1- Nhận ra rằng bạn không thể kiểm soát thời gian, bạn chỉ có thể kiểm soát các tác vụ. Giá trị lớn nhất của bất kỳ hệ thống nào là xác định điều tốt nhất để làm tiếp theo.

2- Một nơi duy nhất để tập hợp tất cả các nhiệm vụ, dự án, hành động tiếp theo. Tôi sử dụng các tác vụ Outlook, với các trình kết nối với ToodleDo trên iPhone của tôi.

3- Thường xuyên xem xét các nhiệm vụ, dự án, hành động tiếp theo, vv Tôi làm điều đó hàng tuần.

4- Kỷ luật. Kỷ luật sử dụng hệ thống để tìm nhiệm vụ tiếp theo, kỷ luật để đưa mọi thứ vào hệ thống và kỷ luật để giảm thiểu gián đoạn và mất tập trung (như ServerFault!).

Lưu ý về TWC. Tôi không liên kết vì phiên bản tôi sử dụng không còn hiện hành. Tôi đã đọc phiên bản 1 của cuốn sách "Total Workday Control bằng Microsoft Outlook". Anh ấy đã cập nhật nó (phiên bản 2) thành "Manage Your Now", điều mà tôi chưa tìm ra.

Tôi dùng Sữa nhớ . Nó có thể liên kết với Outlook. Nó có 3 cấp độ ưu tiên, có thể được liên kết với người khác, cho phép bạn sử dụng các tab để nhóm các mục và cho phép sử dụng các thẻ. Nếu bạn có Blackberry hoặc thiết bị di động khác, có những khách hàng sẽ giữ RTM và danh sách nhiệm vụ của bạn được đồng bộ hóa. Vì vậy, nếu bạn có convo hành lang đó và một việc cần làm xuất hiện, bạn có thể nhập nó vào điện thoại của mình. Sau đó, nó sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của bạn vào lần tiếp theo bạn truy cập trang web (tôi có xu hướng hiển thị nó trên màn hình của tôi). Và bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ định kỳ, v.v.

Chuyển đến Trình quản lý-Công cụ và tìm podcast của họ trên Quản lý lịch. Bạn không thể quản lý thời gian, nó không đáp ứng tốt với các nỗ lực tăng tốc hoặc làm chậm nó và thực sự chỉ có rất nhiều giờ trong ngày.

Tôi sử dụng một hệ thống vé cho cả hai sửa chữa nó bây giờ, và các nhiệm vụ dựa trên dự án. Đối với các tác vụ lặp lại và các tác vụ trung gian tôi sử dụng Outlook.

Ghi dữ liệu: Bạn cần một cách để nắm bắt các yêu cầu, ý tưởng, yêu cầu, v.v. khi bạn không ở bàn làm việc. Tôi ra ngoài và nhận được một cuốn sổ tay MoleSkin, có kích thước khoảng 4 "x6" và Đen, vì vậy nó có vẻ đủ tốt để đưa vào phòng hội đồng. Tôi in Lịch Outlook của mình mỗi thứ hai và gấp lại để nó phù hợp và đưa nó vào trang tôi đang ở. trong tuần, tôi sẽ cập nhật bản sao giấy và Outlook.

Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, OmniF Focus khá tuyệt vời để quản lý một loạt các dự án và nhiệm vụ liên quan đến các nhiệm vụ. Việc sử dụng và thực hiện một số nguyên tắc Bắt đầu Hoàn thành khá đơn giản , nhưng không bắt buộc bạn phải tuân theo.

Mặc dù tôi đã thử phương pháp Total Workday Control được đề cập ở nơi khác, tôi không bao giờ có thể làm cho nó hoạt động tốt với quy trình làm việc của mình. Tôi đã có NHIỀU may mắn hơn (và rất khuyến khích) Lấy lại cuộc sống của bạn bởi Sally McGhee, về cơ bản thực hiện các nguyên tắc của David Allen's Things Things Done và áp dụng chúng cụ thể cho Outlook (nơi tôi dành phần lớn thời gian trong ngày). Mặc dù hiện tại tôi đã rơi ra khỏi xe, nhưng đây là lần duy nhất tôi từng có một hộp thư đến với các vật phẩm KHÔNG (và giữ nó như vậy trong nhiều tháng liền). Rất khuyến khích (và ... ghi chú để tự đọc lại cuốn sách :).