Làm thế nào để bạn giữ email ngắn nhưng đầy đủ? [đóng cửa]

Tôi là loại nhà phát triển kỳ lạ thích viết và giải thích - email, thông số kỹ thuật, bạn đặt tên cho nó. Tôi thích giúp mọi người hiểu sâu sắc mọi thứ. Tôi ghét giao tiếp bóng bàn trong đó các nhóm đi qua 30 hoặc 40 email, các cuộc gọi điện thoại và các cuộc họp vì 25% trong nhóm đã hiểu nhầm email bị tắt trước đó, trong đó người viết chỉ giải thích một nửa vị trí của họ, hoặc vội vàng và viết sai một từ quan trọng hoặc bỏ đi một hoặc hai từ phủ định.

Đặc điểm này là tuyệt vời cho tài liệu, nhưng email của tôi dài, vì vậy mọi người chỉ đơn giản là không đọc chúng. Một vài chiến lược tôi đã sử dụng là định dạng các email dài dưới dạng tài liệu Word đính kèm để khuyến khích mọi người xem chúng dưới dạng tài liệu (đôi khi hoạt động tốt một cách đáng ngạc nhiên) hoặc cố gắng sử dụng nhiều gạch đầu dòng thay vì các đoạn miễn phí. Những chiến lược này làm tăng độc giả, nhưng nội dung vẫn còn dài.

Tất nhiên tôi muốn hét lên và hét lên rằng các chủ đề kỹ thuật phức tạp đòi hỏi rất nhiều giải thích và làm rõ, nhưng điều đó không giúp được ai. Rõ ràng có những sự đánh đổi có thể được thực hiện, nhưng tôi gặp khó khăn trong việc biện minh cho những tuyên bố không rõ ràng hoặc sẽ dẫn đến hàng triệu câu hỏi, hiểu lầm hoặc thêm "điều khoản và điều kiện" sau này.

Làm thế nào để bạn giữ thông tin liên lạc của bạn ngắn nhưng đầy đủ?

Tóm tắt:

Đặt các sự kiện quan trọng ở trên cùng sau đó mở rộng bên dưới.

Chi tiết:

Khi tôi có một email kỹ thuật dài mà tôi sợ sẽ mất một nửa số khán giả, tôi sẽ nỗ lực để đặt một "bản tóm tắt điều hành" ngắn gọn, chính xác ở trên cùng và bao gồm các chi tiết kỹ thuật đầy đủ bên dưới. Chọn lọc sử dụng in đậm hoặc gạch chân cũng giúp.

Tập trung vào những gì bạn đang cố gắng để giao tiếp. Có phải mỗi từ bạn đã sử dụng giúp nhận được thông điệp của bạn?

Cố gắng tránh tính từ . Tránh tán tụng hoặc giải thích quá mức. Sử dụng cụm từ ngắn gọn nhất có thể - đừng cố nghe có vẻ ấn tượng bằng cách sử dụng các từ dài và cụm từ phức tạp trong đó tồn tại một tùy chọn đơn giản hơn. Tránh những lời nói dối.

Đọc ' On Writing ' của Stephen King.

Tôi sử dụng ít từ hơn, điều đó dường như làm công việc khá tốt.

nghiêm túc, tho ...

Chỉ thử giải thích những điều thích hợp, ví dụ: "tải tệp" thay vì đi vào chi tiết về CÁCH bạn tải tệp và kiểm tra lỗi trong khi thực hiện, v.v.

• Bất cứ nơi nào bạn có thể, liên kết đến một tài liệu tham khảo hiện có khi cần một lời giải thích dài, thay vì bao gồm toàn bộ lời giải thích trong email.
• Hãy suy nghĩ về những gì người nhận muốn làm với thông tin và cung cấp cho họ đủ chính xác để làm điều đó. Hầu hết những người không phải là tin tặc không muốn biết nhiều hơn những gì họ cần để hoàn thành nhiệm vụ và bất cứ ai cần nhiều hơn sẽ hỏi bạn.
• Theo nguyên tắc chung, khi giao dịch với những người không phải là tin tặc, bất kỳ email nào trên một trang in có độ dài (600 từ hoặc hơn) là quá dài. Hoặc cắt giảm các thông số, hoặc khai thác hầu hết liên kết đến một liên kết bạn có thể tham khảo hoặc tài liệu bạn có thể đính kèm. Ví dụ: 2.000 từ tài liệu sẽ trở thành một hướng dẫn mà bạn liên kết đến hoặc đính kèm với email. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn để giữ cho tài liệu được cập nhật và dưới sự kiểm soát sửa đổi, quá!

Đọc các yếu tố phong cách của Strunk & White

Tôi xin trích dẫn: "Viết mạnh mẽ súc tích câu của anh ta ngắn, hoặc anh ta tránh tất cả các chi tiết và chỉ đối xử với các đối tượng của mình trong phác thảo, nhưng mỗi từ đều nói. "

Dòng yêu thích của tôi, "Bỏ qua những từ không cần thiết."

Viết một thông điệp ngắn gọn và cho những điều bạn nghĩ mọi người có thể muốn biết chi tiết, cung cấp siêu liên kết đến các trang Wiki bên ngoài từ Wikipedia, eHow hoặc thậm chí các trang do chính bạn viết.