Xử lý các câu hỏi kỹ thuật khó hoặc bất ngờ trong các cuộc họp [đóng]

Tùy thuộc vào dự án tôi đang thực hiện, tôi có thể được yêu cầu tham dự nhiều cuộc họp hơn với cả các bên liên quan nội bộ hoặc quản lý kỹ thuật trong các công ty khách hàng.

Trong quá trình của các cuộc họp này, chắc chắn sẽ có một vài câu hỏi được đặt ra:

• Bạn không có câu trả lời.
• Bạn đã không nghĩ về lý do này hay lý do khác.
• Bạn cho là không liên quan hoặc hoàn toàn nằm ngoài phạm vi của cuộc họp hiện tại.

Trong mỗi trường hợp, làm thế nào để bạn trả lời những câu hỏi này? Bất kỳ lời khuyên hoặc thủ thuật về thẩm quyền còn lại trong khi vẫn trung thực?

a) Tôi sẽ tìm ra câu trả lời cho câu hỏi này từ người chịu trách nhiệm cho khu vực đó của dự án và liên lạc lại với bạn trong vòng hai ngày tới

b) Đây là một điểm tốt, cảm ơn bạn đã nâng cao nó. Tôi đã không nghĩ về khía cạnh này nhưng sẽ làm và lấy lại cho bạn trong vòng hai ngày tới

c) Bạn thực sự có ý nghĩa gì về điều này vì nó dường như không phù hợp với sự hiểu biết của tôi về dự án.

Chắc chắn, chỉ là những ví dụ nhưng nếu bạn đọc được ý nghĩa đằng sau những điều đó thì tất cả là về việc quản lý kỳ vọng của họ và khiến họ cảm thấy là một phần của quá trình. Còn được gọi là quyết đoán.

Bạn đã đề cập đến ba loại câu hỏi:

a) bạn không biết câu trả lời: Nói với họ tôi không biết câu trả lời, nhưng bạn sẽ tìm ra câu trả lời. Sau đó viết ra câu hỏi / mối quan tâm của họ và nhanh chóng quay lại với họ.

b) bạn chưa nghĩ đến vì lý do này hay lý do khác: Nói với họ đó là một ý tưởng thú vị. Sau đó viết nó xuống và theo dõi nhanh chóng.

c) bạn cho là không liên quan hoặc hoàn toàn nằm ngoài phạm vi của cuộc họp hiện tại: Câu trả lời này phức tạp hơn. Nếu nó không liên quan đến toàn bộ dự án, hãy cố gắng nhẹ nhàng nói với họ rằng nó không liên quan. Nhưng hãy làm cẩn thận vì bạn không biết tại sao họ lại đưa nó lên. Nếu nó liên quan đến dự án, nhưng không liên quan đến cuộc họp; nói với họ bạn sẽ chuyển nó cho đúng người. Sau đó viết nó xuống, và theo dõi nhanh chóng.

Khi bạn có được kinh nghiệm trong dự án, các vấn đề bối rối sẽ diễn ra. Khi bạn có được nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc, bạn sẽ xử lý tốt hơn các loại câu hỏi này.

Điều này xảy ra với tất cả mọi người theo thời gian, cho dù có kinh nghiệm hoặc chuẩn bị như thế nào. Trung thực là chính sách tốt nhất trong những tình huống này, có nghĩa là thừa nhận bạn không có câu trả lời. Về lâu dài, bạn sẽ đáng tin hơn rất nhiều so với việc bạn cố gắng vượt qua nó.

Những câu hỏi cụ thể:

(a) Nếu bạn không biết câu trả lời, thay vì chỉ nhún vai, điều quan trọng là đảm bảo với những người bạn hiểu những gì họ đang hỏi và bạn có thể đi xa và tìm hiểu. Bạn có thể muốn cung cấp một dòng thời gian và một số ý tưởng về công việc liên quan nếu nó có thể yêu cầu nâng vật nặng.

(b) Nếu bạn không nghĩ về nó, một lần nữa, nó ổn. Tương tự như trên, chỉ cần cho họ biết và lấy lại cho họ.

(c) Nếu bạn nghĩ rằng các câu hỏi không liên quan, bạn thường nên lên tiếng một cách khéo léo về lý do tại sao lại như vậy; hoàn toàn có thể họ đã không nhận ra nó không liên quan. Nếu bạn đang làm việc với các chuyên gia, họ sẽ chấp nhận điều đó không liên quan nếu bạn cung cấp bằng chứng / lý do và bằng cách kiểm tra với họ, bạn hoàn toàn có thể phát hiện ra điều đó có liên quan.

Những gợi ý trên chắc chắn là những điều tuyệt vời, và hoạt động tốt trong hầu hết các bối cảnh. Giống như những người trả lời khác chỉ ra rằng điều này chắc chắn sẽ xảy ra - đặc biệt nếu bạn đang trình bày ý tưởng cho những người thông minh và tìm kiếm lời phê bình hoặc phản hồi của họ (ví dụ: cố gắng gây quỹ cho khởi nghiệp).

Tuy nhiên, bạn trả lời bạn muốn đạt được một vài điều:

• Giữ lại uy tín và quyền hạn cho chủ đề / khách hàng của bạn (điều này cũng có nghĩa là không bịa đặt hoặc tạo nên những thứ bạn thực sự không biết không chắc chắn về)
• Công nhận phản hồi của họ (để họ cảm thấy được nghe và hiểu)
• Giữ bài thuyết trình / cuộc họp theo dõi

Trong khi các đề xuất chắc chắn hữu ích, một mẫu thiết kế tuyệt vời cho câu hỏi này hoạt động như sau:

1. Đặt lại câu hỏi và đảm bảo bạn hiểu những gì họ đang hỏi và tại sao (vì đôi khi điều này không rõ ràng và bạn muốn đảm bảo rằng bạn giải quyết được nguyên nhân gốc rễ của họ). Ví dụ: "Tại sao bạn sử dụng [chèn công nghệ tại đây] thay vì [chèn công nghệ ở đây mà bạn có thể chưa xem]?" với câu hỏi này, sẽ tốt hơn nếu theo dõi một câu hỏi (hoặc một loạt câu hỏi) về lý do tại sao họ hỏi nó và nếu họ có kinh nghiệm với các công nghệ khác nhau, hoặc mối quan hệ với các nhà cung cấp, v.v. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu những gì họ đang gặp phải và tại sao (vì họ có thể thực sự có kinh nghiệm với một cái gì đó, hoặc chỉ nghe nói về nó ra khỏi vòng bít, v.v. - và bạn cần đối xử với từng tình huống khác nhau).
2. Công nhận "người hỏi" và đặt câu hỏi theo cách không đối đầu - tức là "Đó là một câu hỏi hay ...." hoặc "Đó là một viễn cảnh thú vị ....."
3. Xác định cách bạn lên kế hoạch theo dõi "... hãy để tôi liên lạc lại với bạn qua email" (a) hoặc "... đó chắc chắn là một chủ đề để xem xét thêm, nhưng bây giờ hãy đặt nó và có lẽ bạn và Tôi có thể thảo luận về nó ngoại tuyến. " (b) hoặc "... đó là một điểm tốt, nhưng vì mục tiêu của cuộc họp là {chèn vào đây}, chúng ta hãy tiếp tục ngay bây giờ nhưng chúng ta có thể quay lại vấn đề này nếu thời gian cho phép."

Nói chung hiểu "tại sao" họ đang hỏi điều gì đó, sẽ giúp bạn chọn theo dõi tốt nhất và đảm bảo rằng họ cảm thấy được nghe và hiểu.

• Không bao giờ ứng biến hoặc tạo nên những sự thật bạn không biết hoặc không chuẩn bị đầy đủ để đưa ra. Những câu hỏi bạn không thể trả lời, yêu cầu quay lại sau khi bạn kiểm tra nó.
• Nếu có điều gì đó nằm ngoài phạm vi của cuộc thảo luận hiện tại, hãy nói như vậy và đề nghị bạn có thể thảo luận vấn đề này với người đó sau cuộc họp
• Luôn mời mọi người gửi câu hỏi trước cuộc họp, cho bạn cơ hội chuẩn bị câu trả lời. Nếu bạn đang tổ chức cuộc họp, hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình nghị sự mà bạn đã gửi trước đó (có thể chỉ là một vài dòng, miễn là nó phác thảo những gì cuộc họp sắp diễn ra).
• Nếu bạn không tổ chức cuộc họp, hãy yêu cầu nhà tổ chức cung cấp cho bạn một chương trình nghị sự trừ khi được đăng.

Theo kinh nghiệm của tôi, một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của các cuộc thảo luận hoặc câu hỏi ngoài phạm vi mà bạn chưa chuẩn bị là các cuộc họp không có chương trình nghị sự. Luôn luôn yêu cầu một cuộc họp có một chương trình nghị sự rõ ràng. Nếu cuộc họp có nhiệm vụ đưa ra quyết định về vấn đề gì đó, điều đó cần được nêu rõ trong chương trình nghị sự, và nó sẽ được phản ánh (và thừa nhận) trong vài phút hoặc ghi chú được gửi sau cuộc họp.

Nếu mọi người khăng khăng kêu gọi các cuộc họp mà không có chương trình nghị sự, hãy mang nó theo và đề nghị rằng nó sẽ hiệu quả hơn nhiều với một cuộc họp. Nếu điều đó không hiệu quả, hãy mang nó đến với sếp của bạn với động lực rằng thời gian của bạn đang bị lãng phí một cách không hiệu quả. Nếu bạn cảm thấy bạn có thể thoát khỏi nó (mà không nhận được nhiều ý chí xấu), hãy thoải mái bắt đầu từ chối các cuộc họp không có chương trình nghị sự. Tôi đã phải dùng đến điều này một vài lần khi mọi thứ vượt quá tầm tay.

Tôi chưa thấy điều này được đề cập, nhưng điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là cố gắng để BS chúng. Luôn luôn công bằng để trả lời:

a) bạn không biết câu trả lời cho câu trả lời
: "Không biết, nhưng tôi sẽ tìm ra"

b) bạn chưa nghĩ đến lý do này hay lý do khác
: "Chủ đề không bao giờ xuất hiện. Tôi sẽ thực hiện một số nghiên cứu và lấy lại cho bạn"

c) bạn cho là không liên quan hoặc hoàn toàn nằm ngoài phạm vi của cuộc họp hiện tại
Phản hồi: "Chúng ta nên thảo luận điều này trong một cuộc họp khác"