Chúng ta có nên ghi lại các cuộc họp độc lập?

Một nhóm khác trong công ty của tôi bắt đầu ghi lại các cuộc họp độc lập của họ, nhưng tôi tin rằng đó là một sự lãng phí thời gian. Theo tôi biết, các cuộc họp độc lập là để liên lạc không phải để báo cáo trạng thái (xin vui lòng, sửa cho tôi nếu tôi sai)

Vì vậy, chúng ta có nên ghi lại các cuộc họp độc lập?

Một trong những lợi ích của Agile là mỗi nhóm có thể xác định những gì phù hợp nhất với họ và đi cùng với nó.

Tuy nhiên: bạn có nên ghi chép? Không; theo kinh nghiệm của tôi, phút mà một nhóm quyết định bắt đầu quay lại một số nguyên tắc cốt lõi như:

• các cá nhân và tương tác qua các quy trình và công cụ (các scrum được ghi lại bắt đầu không giống như scrum) VÀ
• phần mềm làm việc trên tài liệu toàn diện (scrum phút một ngày, ai biết cái gì sẽ tiếp theo)

sau đó nhóm đó sẽ bắt đầu di chuyển khỏi Agile và hướng tới một phương pháp tiếp cận vận tốc thấp và nặng hơn về tài liệu.

Trong cuốn "Nó không chỉ đứng lên" của Martin Fowler , có rất nhiều đề cập đến việc ghi chú hoặc ghi lại "phút" của một cuộc họp độc lập. Tất cả những gì bạn nên lấy từ cuộc họp độc lập đó là QUÀ TẶNG:

• Để giúp bắt đầu một ngày tốt đẹp
• Để hỗ trợ cải thiện
• Để củng cố sự tập trung vào những điều đúng đắn
• Để củng cố ý thức của đội
• Để truyền đạt những gì đang xảy ra

Là một thiết bị ghi nhớ, hãy nghĩ đến QUÀ TẶNG: Khởi đầu tốt, Cải thiện, Tập trung, Nhóm, Trạng thái

Tuy nhiên , nếu ai đó có trình chặn mà bạn cần giúp người đó vượt qua và bạn ghi lại những gì họ đang nói, điều đó hoàn toàn khác. - đánh gục bản thân với điều đó.

Như một điểm tham chiếu, tôi là Chủ sở hữu sản phẩm và đang tư vấn cho ScrumMaster ngay bây giờ trong công ty của tôi và trong tất cả các cuộc họp Agile mà chúng tôi có (scrum, lập kế hoạch chạy nước rút, đánh giá nước rút, hồi cứu nước rút), là người duy nhất chúng tôi chính thức phút là hồi tưởng, bởi vì điều đó mang lại cho nhóm một thứ gì đó cụ thể để làm việc và tham khảo trong lần chạy nước rút tiếp theo (và những "phút" đó là một vài điểm đạn ngắn).

Scrum của bạn nên là:

• Những gì tôi đã làm việc trên
• Những gì tôi đang làm việc tiếp theo
• Bất kỳ chặn

Đó là nó. Nhanh chóng và đến điểm. Tối đa 5-10 phút. Tuyệt đối không cần phải ghi chép, nhưng nếu bất cứ ai cần ghi lại một cái gì đó để hành động, đó không phải là một vấn đề.

Trong công ty cuối cùng tôi làm việc, chúng tôi thường chỉ ghi nhận các quyết định lớn được đưa ra trong các cuộc họp độc lập.

Như bạn đã nói, các cuộc họp độc lập là để giao tiếp trong một nhóm nhỏ và điều đó chỉ liên quan đến nhóm người cụ thể đó ... dù sao ... đôi khi ... ai đó nói điều gì đó thú vị có thể quan trọng và cuối cùng có thể ảnh hưởng đến cách thức thực hiện dự án (thường cảnh báo về các lỗi khó xử lý, hoặc các điểm kỹ thuật rất quan trọng cần biết). Đó là lý do tại sao chúng tôi bắt đầu ghi nhận CHỈ "quan trọng cho một tương lai tốt hơn".

Tôi nghĩ, các cuộc họp độc lập tài liệu là thông minh nếu bạn hoàn toàn chắc chắn về tầm quan trọng của nội dung và chỉ khi bạn có thể nói nó sẽ giúp nhóm của bạn đôi khi trong tương lai gần hoặc xa.

Hãy coi độc lập như một cuộc họp ngẫu nhiên - mà không mong đợi rằng các tuyên bố là chính thức, cuối cùng, v.v ... sẽ khiến mọi người ít có khả năng nêu ra các chủ đề mà họ chưa thoải mái - nhưng chỉ cần hiểu rằng bất cứ điều gì quan trọng nên có cuộc thảo luận tiếp tục ở một nơi khác ngay cả khi đó chỉ là một email đơn giản cho nhóm. Bên cạnh việc giúp giữ cho standup không biến thành một cuộc họp dự án đầy đủ, điều này cũng tránh được việc loại trừ bất kỳ ai không thể tham gia vào một standup cụ thể.

Theo kinh nghiệm của tôi, stand-up là một cách tuyệt vời để có được "nhịp đập" về vị trí của nhóm trong dự án. Những cái tôi tham dự là một vài phút, không thực sự đủ dài để ghi nhận tài liệu, nhưng chúng thật tuyệt khi hiểu được mọi thứ đang diễn ra trong quá trình và giúp tôi đối mặt với bất cứ điều gì có thể tác động đến tôi thời hạn trước mắt

Nếu có điều gì đó đặc biệt sâu sắc đáng chú ý xuất hiện từ một cuộc họp độc lập, bạn chỉ nên ghi chép lại và phát riêng ra, nhưng tôi sẽ không có thói quen ghi chép lại mỗi ngày.

Không có (hầu như không thể) một câu trả lời tuyệt đối cho điều đó - rất nhiều điều nó phụ thuộc ...

Về mặt thực tế, nếu bạn đang làm "tôi đã làm gì, tôi sẽ làm gì, đây là vấn đề của tôi" thì có thể có công, đối với một số người (những người có trách nhiệm chính thức), khi ghi lại để bạn có thể kiểm tra nó trong cuộc họp tiếp theo (mặc dù "làm việc trên" cũng nên được thể hiện rõ ràng bằng các phương tiện khác) - nhưng không đặc biệt vượt quá điều đó tức là một thông tin sẽ không còn giá trị khi cuộc họp tiếp theo kết thúc.

Ngoài ra, nếu có vấn đề / cuộc họp phát sinh từ standup thì có khả năng ghi lại những điều đó để theo dõi xem liệu các cuộc theo dõi có thực sự diễn ra hay không (mặc dù một lần nữa tôi chắc chắn rằng tôi sẽ nói rằng điều này sẽ trở nên rõ ràng bằng các phương tiện khác ).

Biên bản chính thức mặc dù? Tôi đã nghĩ những điều trái với tinh thần của sự việc.

Trong công ty hiện tại của tôi, chúng tôi có 2 nhóm Scrum với các tiêu chuẩn riêng biệt và ghi lại chúng bằng cách gửi email tóm tắt vào cuối mỗi lần chờ. Nó hoạt động khá tốt, làm cho thông tin quan trọng ngay lập tức được tất cả các thành viên của nhóm khác biết đến. Chúng tôi đặc biệt không lưu giữ lịch sử của các thư cho mục đích lưu trữ.

Vì vậy, lời khuyên của tôi sẽ là:

• Đối với một nhóm duy nhất, tài liệu đứng lên có thể không có giá trị thời gian. Scrum Master chỉ có thể chuyển tiếp cảnh báo hoặc thông tin quan trọng bằng miệng mà người đó thấy phù hợp sau đó.

• Đối với nhiều nhóm có công việc liên quan chặt chẽ với nhau, ghi lại tư liệu đứng lên là một cách để phát thông tin có khả năng thay đổi trò chơi ngay sau cuộc họp mà không cần chờ Scrum of Scrums xảy ra.

Tôi thấy không có vấn đề gì khi diễu hành từ một cuộc họp như vậy và gửi email cho nhóm như một lời nhắc nhở / làm rõ về một quyết định quan trọng đã được đưa ra hoặc hành động phát sinh. Rốt cuộc, bạn không muốn mạo hiểm quên hoặc để thời gian làm mờ dần ký ức về những gì đã thảo luận.

Nhưng đối với tài liệu chính thức về cuộc họp, như bạn có thể làm cho một cuộc họp truyền thống hơn ... tốt, nó có vẻ phản trực giác. Các cuộc họp như vậy được cho là gọn gàng và nhanh nhẹn, do đó, làm cho họ thất vọng với quá nhiều 'quá trình' dường như phản tác dụng.

Liệu nó có thêm giá trị? Mọi người sau này nhìn vào tài liệu của các cuộc họp? Nếu không, thì nó chỉ là một sự lãng phí thời gian. Và tôi nghiêm túc nghi ngờ rằng họ là. Viết một tài liệu mà không ai đọc là một sự lãng phí thời gian.

Tại một số thời điểm chúng tôi thực sự đã ghi lại và lưu trữ các thay đổi trạng thái từ scrum hàng ngày của chúng tôi, tức là ai đã thực hiện nhiệm vụ nào, người đã thực hiện đánh giá ngang hàng, v.v. Điều này chỉ được thực hiện vì ai đó cảm thấy cần thiết để tuân thủ yêu cầu truy xuất nguồn gốc từ yêu cầu hệ thống đến mã bởi vì chúng tôi đang phát triển phần mềm cho các thiết bị y tế.

Sau đó, chúng tôi đã thuyết phục được ban quản lý rằng đây không phải là trường hợp thực tế và thực tế đã bị từ bỏ để mang lại nhiều niềm vui cho những người chịu trách nhiệm cho tài liệu này.

Đúng .

Bạn có đang đưa ra quyết định về (a) người chịu trách nhiệm cho một mục công việc và / hoặc (b) tầm quan trọng của một mục công việc so với các mục khác không?

Nếu bạn là, viết những quyết định này xuống. Nếu không, bạn sẽ thử lại chúng, và quyết định giống như chúng, vô tận.

Nếu bạn không, đừng tổ chức các cuộc họp.