Tư duy khái niệm tốt nhất là Yêu cầu là các mục riêng biệt, liên quan đến nhau theo nhiều cách khác nhau và do đó nên được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu. Sử dụng một trình xử lý văn bản để lưu trữ các yêu cầu là sai cách và dẫn đến nhiều vấn đề vì nó thúc đẩy suy nghĩ khái niệm rằng "các yêu cầu là một tài liệu" - do đó câu hỏi này. Nếu bạn phải sử dụng trình xử lý văn bản, hãy tách riêng từng yêu cầu, giống như khi bạn sử dụng Word để lưu trữ danh bạ.
Do đó, sử dụng đánh số Outline để duy trì các yêu cầu sẽ gây ra vấn đề. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng kiểm tra chéo tham khảo và SRS và yêu cầu của khách hàng nếu bạn thay đổi số? Hãy tưởng tượng thảo luận về "Yêu cầu 10.2.3.1" chỉ để thấy rằng trong tài liệu hôm nay bạn đã gửi cho khách hàng đó là "10.2.2.1"
Yêu cầu là một nhãn hiệu, và nên truyền đạt ít ý nghĩa. Bạn có thể có một hoặc một vài tiền tố ngắn 2 đến 5 chữ cái để xác định phạm vi hoặc đơn vị, nhưng tại thời điểm bạn có vài nghìn, bất kỳ ý nghĩa ngụ ý nào cũng nên được giới hạn. ví dụ trong xe hơi, bạn có thể có EM-FUEL-1234 (Quản lý động cơ, Hệ thống kiểm soát nhiên liệu, yêu cầu 1234).
Yêu cầu phải có thể được sử dụng lại trên các dự án.
Yêu cầu phải là duy nhất, trong phạm vi và vòng đời của dự án. Theo hướng dẫn, thay đổi một yêu cầu để làm rõ là cùng một số, nhưng để khắc phục nó một cách đáng kể, hãy xóa cái cũ và thay thế nó. Sử dụng sơ đồ phiên bản (Nối thêm_1, _2, v.v.) có thể hữu ích.
Nếu bạn phải sử dụng Word để lưu trữ cơ sở dữ liệu này, một cách tốt là sử dụng mã thông báo bắt đầu và kết thúc để xác định các yêu cầu. Nếu bạn sử dụng Kiểu phông chữ duy nhất để đánh số yêu cầu, việc đánh dấu và tìm kiếm chúng bằng cách sử dụng Macros trở nên dễ dàng (có thể vào cơ sở dữ liệu). Ví dụ có thể là
#Req 1234 #
Bla bla bla bla
# Yêu cầu #
#Req 1234a #
Bla bla bla bla và nhiều hơn nữa
# Yêu cầu #