Những phương pháp nào có sẵn để cho các đồng nghiệp thấy những lợi thế của cơ sở dữ liệu + giải pháp ứng dụng so với Excel?

Tôi làm việc trong một công ty có bảng tính Excel ở khắp mọi nơi. Vì các đồng nghiệp của tôi không phải là lập trình viên, tôi chắc chắn rằng họ chưa dự tính rằng có thể có cách quản lý dữ liệu tốt hơn / dễ dàng hơn / hiệu quả hơn. Đương nhiên, tôi ủng hộ một ứng dụng các loại có thể tận dụng các tính năng bạn tìm thấy trong cơ sở dữ liệu quan hệ và giao diện người dùng tương tác, phù hợp với nhu cầu của các quy trình công việc khác nhau hiện đang được phân phối trên các bảng tính khác nhau.

Vấn đề tôi gặp phải là tôi đã cố gắng giải thích giá trị của các hệ thống như vậy cho các bên khác nhau, nhưng thực tế là viết chúng từ đầu Tôi gặp khó khăn trong việc thuyết phục họ, hoặc thậm chí chỉ để chúng tiếp xúc với cỏ xanh hơn. Mọi người nói chung hiểu Excel (ngay cả khi họ không cung cấp năng lượng cho người dùng) nhưng có lẽ sẽ hoàn toàn mờ nhạt khi từ 'cơ sở dữ liệu' bật lên hoặc bạn bắt đầu nói về 'mã'.

Bất cứ ai cũng có thể đề xuất một phương pháp, với bằng chứng về cách cải thiện quy trình làm việc bằng cách chuyển từ bảng tính sang ứng dụng thực tế?

Khi mọi người quản lý dữ liệu, có ba cách khác nhau về cơ bản họ có thể thêm giá trị:

1. Tin học
2. Lưu trữ và truy xuất
3. Chuyển tiếp và chia sẻ.

Để tính toán ở cấp số học đơn giản, bạn không thể đánh bại Excel. Ngay cả khi bạn là một lập trình viên có kinh nghiệm, bạn có thể xây dựng một bảng tính trong một phần nhỏ thời gian bạn sẽ viết và gỡ lỗi một chương trình máy tính. Bạn thậm chí có thể nhóm dữ liệu vào các bảng và sử dụng các chức năng tra cứu để đạt được một số lợi thế bạn có được với các truy vấn. Bảng xoay và các tính năng vẽ đồ thị giúp việc tóm tắt dữ liệu trở nên đơn giản và dễ dàng.

Để lưu trữ và truy xuất ở cấp độ tệp / tài liệu, Excel cũng hữu ích như MS Word hoặc MS Access. Để truy xuất ở cấp truy vấn SQL, MS Access hoạt động tốt hơn Excel rất nhiều, mặc dù Access bị hạn chế nghiêm trọng như bạn sẽ biết nếu bạn đã từng so sánh Access với DBMS cường độ công nghiệp.

Để chia sẻ dữ liệu, Excel cực kỳ nguyên thủy. Tại thời điểm này, hầu hết các cửa hàng áp dụng Excel do lây nhiễm đều gặp rắc rối. Câu hỏi của bạn cho thấy đây là trường hợp tại cửa hàng của bạn.

Có một số vấn đề trong việc giới thiệu cơ sở dữ liệu ở một nơi chưa sẵn sàng cho cơ sở dữ liệu. Một là chính trị. Những người điều khiển bảng tính của họ có thể nhận ra vấn đề toàn hệ thống, nhưng họ vô cùng hài lòng với sự kiểm soát mà họ có đối với phần dữ liệu nhỏ của chính họ. Bạn có thể mong đợi sự kháng cự nếu bạn cố gắng thay thế quản lý và kiểm soát trung tâm cho giải pháp phi tập trung mà bạn có bây giờ. Một số kháng cự đó là hợp lý.

Một cái khác là chi phí cho cơ sở dữ liệu. Như đã được nêu trong một phản hồi khác, những nhược điểm của cơ sở dữ liệu có thể lớn hơn những lợi thế.

Một cái khác là độ tin cậy của cơ sở dữ liệu. Những người đưa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu thường làm như vậy bởi vì đó là công việc của họ hoặc có thể để đạt được điều gì đó cho chính họ, như đặt hàng trên một trang web. Họ không làm điều đó vì tinh thần cộng đồng. Ít nhất, không nhiều. Không có đầu vào tốt, cơ sở dữ liệu không bao giờ đạt được sự tín nhiệm.

Một giải pháp tôi hiện đang làm việc tại một trang web nơi các bảng tính đang bắt kịp là xây dựng cơ sở dữ liệu nguyên mẫu trong MS Access. Có một nhược điểm khác biệt về vấn đề này: mọi người có thể học được điều sai về cơ sở dữ liệu, một điều họ sẽ phải học ở giai đoạn tiến hóa sau này. Tôi cũng nghĩ rằng các tính năng báo cáo của Access rất thiếu. và nếu bạn đang nghĩ về người dùng đồng thời, bạn phải nghĩ xa hơn về Access mặc dù Access đang tiến triển rất quan trọng.

Tôi thích ba điều về Access: đơn giản, nhanh chóng và rẻ tiền để tạo ra các nguyên mẫu nguyên thủy. Hầu như không có đường cong học tập, đặc biệt nếu bạn đã hiểu phân tích dữ liệu và thành phần bảng.

Thứ hai, nó ít đáng sợ hơn một DBMS tập trung lớn. Khi người dùng được chỉ dẫn cách mở bảng Access trong chế độ xem bảng, chỉ cần nhấp vào bảng, họ sẽ mất đi nỗi sợ về bảng. Và thực tế là một tệp duy nhất lưu trữ dữ liệu, định nghĩa dữ liệu và ứng dụng giúp mọi thứ đơn giản cho những người không nghĩ về hệ thống.

Thứ ba, nó chơi tốt với Excel và Word. sao chép bảng hoặc truy vấn vào bảng tính Excel cũng đơn giản như nhấp vào nút.

Trước khi tôi có thể đi đến điểm này, tôi đã phải vượt qua một thái độ hơi hợm hĩnh mà tôi có về Access. Đó không phải là SQL Server hay Oracle. Nhưng nó có công dụng của nó, miễn là bạn hiểu những hạn chế

Đã nói tất cả những điều này, bạn vẫn sẽ phải đối mặt với một nhiệm vụ hoành tráng khi đến lúc chuyển cửa hàng của bạn từ rất nhiều cơ sở dữ liệu Access vào một cơ sở dữ liệu tích hợp quy mô lớn, với quản lý chuyên nghiệp và tài nguyên được chia sẻ.

Tôi muốn thêm một số ý tưởng / suy nghĩ vào câu trả lời hay của @ WalterMitty.

Anh ta đúng ở chỗ nó thực sự phụ thuộc vào mục đích của các tệp Excel. Tuy nhiên, tôi sẽ thêm rằng nếu chúng chứa các quy tắc VÀ dữ liệu phức tạp, bạn có thể nghĩ về việc tận dụng sức mạnh của các công cụ quy tắc. Quy định động cơ như Drools , OpenRules hoặc OpenL Tablets phép bạn sử dụng file Excel để lưu trữ các quy tắc kinh doanh, và (ít nhất là cho Drools mà tôi biết), để cập nhật những quy tắc on-the-fly.

Đó là một cách tuyệt vời cho những người có đầu óc kinh doanh để kiểm soát ... doanh nghiệp của họ và tách biệt doanh nghiệp khỏi cơ sở dữ liệu là công việc của bạn, hoặc ít nhất là công việc của bộ phận CNTT. Tôi nghĩ rằng những người kinh doanh sẽ đồng ý rằng việc lưu trữ, bảo trì và sao lưu nên được bỏ khỏi vai họ. Bạn nên làm họ sợ một chút với phần sao lưu trên thực tế:

• Điều gì sẽ xảy ra nếu ổ cứng của anh chàng đột nhiên chết?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tập tin bị hỏng, bị xóa, vô tình thiết lập lại?
• Nếu chúng tôi di chuyển sang Excel 2013 từ Excel 2007, mọi thứ sẽ ổn chứ?

Bây giờ, nếu bạn đi theo cách đó, cũng nghĩ về thực tế rằng nếu bạn thêm cơ sở dữ liệu, công việc của bạn là duy trì sức khỏe và tính toàn vẹn của họ. Đó là, bạn nên hình dung một cách, hoặc / và chuẩn bị cơ sở hạ tầng CNTT của bạn để giữ các bản sao lưu dữ liệu. Mặc dù không tinh vi như cơ sở dữ liệu của Oracle hoặc IBM, Microsoft Access có thể tạo bản sao lưu (mặc dù tôi không chắc điều này có thể được tự động hóa).

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nếu họ chấp nhận, đừng quên rằng bạn sẽ cần ai đó phân tích dữ liệu kinh doanh, hình thành cơ sở dữ liệu, chuẩn bị kế hoạch di chuyển, cho phép người kinh doanh gửi kế hoạch tiến hóa, v.v. Tùy thuộc vào lượng dữ liệu, nó có thể là một dự án CNTT có quy mô nhất định và rất có thể bạn sẽ chịu trách nhiệm cho nó . Tự ôm mình! :-)

Khi bạn đang cố gắng thuyết phục mọi người về những lợi thế của việc sử dụng một hệ thống khác, bạn nên tránh cố gắng thuyết phục họ.

Tôi biết rằng âm thanh rất lạ.

Nhưng ý tôi là thế này:

Mọi người thích sử dụng hệ thống hiện tại. Nó làm việc cho họ. Thật dễ dàng để sử dụng và nhanh chóng để thực hiện các thay đổi. Để thuyết phục mọi người sử dụng một hệ thống khác, hãy đối xử với họ như người lớn:

Đặt ra các pro và con excel và một cách tiếp cận cơ sở dữ liệu. Giải thích hậu quả ngắn hạn và dài hạn của mỗi. Nếu bạn có thể đề cập đến tất cả các lợi ích của CẢ và vẫn thuyết phục mọi người thay đổi thì bạn đã đưa ra một lập luận đủ thuyết phục. Chìa khóa là để THEM đưa ra quyết định rằng cách tiếp cận cơ sở dữ liệu tốt hơn dựa trên các sự kiện và khái niệm mà bạn đã trình bày.

Vấn đề chúng tôi gặp phải là các bảng excel khác nhau với các mục đích khác nhau nhưng có cùng địa chỉ liên hệ. Sau đó, khi một liên hệ thay đổi địa chỉ của họ, thật khó để đồng bộ hóa tất cả excel và trong khi địa chỉ của họ bị thay đổi trong bảng excel 1, anh ta vẫn nhận được thư vì bảng 2 excel chưa được cập nhật.

Chúng tôi đã giải quyết điều này với một cơ sở dữ liệu trung tâm của khách hàng.

Tôi đã làm việc cho một tổ chức có bảng tính ở khắp mọi nơi, phần lớn là do tài nguyên CNTT đã quá tải một cách vô vọng. Họ sẽ chuyển ứng dụng này sang một ứng dụng nếu có thể - đơn giản là không thể.

Một trong những điều tôi đã làm sau khi rời khỏi tổ chức đó là tạo ra một công cụ để tạo các chương trình bảo trì bảng C # / SQL Server từ bảng tính Excel. Nó giả sử tiêu đề cột là tên cột cho mục đích xây dựng bảng và ghi nhãn trường. Tuy nhiên, đây là một công cụ thô. Nó cuối cùng đã được sử dụng cho những thứ không liên quan đến Excel.

Các vấn đề chúng tôi đã gặp phải trong một số loại:

• Xác nhận: Khi các quy tắc xác thực phức tạp, mọi người phải giữ các thủ tục trong đầu. Bạn có thể thiết kế bảng tính với các câu lệnh 'if' ở mọi nơi, miễn là mọi người hiểu cách thức hoạt động của chúng.

• Chia sẻ: như đã chỉ ra ở nơi khác, nếu một người có bảng tính chia sẻ mạng mở để đọc / ghi thì người dùng khác chỉ có thể đọc. Chúng tôi không ở điểm có thể mở bảng tính ở chế độ cộng tác. Đó là một điều khác mà dân IT không thể xử lý vào thời điểm đó.

• Tính nhất quán của lược đồ: Trong tình huống tôi ở, chúng tôi có một bảng tính cho mỗi trạng thái: định dạng là phổ biến nhưng trạng thái theo dữ liệu trạng thái di chuyển trong các tệp riêng biệt. Nếu ai đó đã sử dụng một cột sáng tạo thì mọi người phải đồng ý về việc sử dụng này, điều này không phải lúc nào cũng được đảm bảo.

Các bảng tính luôn được chia sẻ trên mạng và máy chủ được sao lưu mỗi đêm, vì vậy không có vấn đề nào trong số này. Ngoài ra còn có khả năng khác biệt là một trong số họ vô tình được gửi đến một địa điểm mà nó không thuộc về. Mặc dù khả năng gây hại thực sự là rất nhỏ trong trường hợp này, nhưng tổ chức này là một trong những nơi 'dẫn đầu bằng ví dụ' rất quan trọng đối với uy tín của nó. Loại lộn xộn đó sẽ gây bối rối.

Tôi đã thấy một quảng cáo trên Craigslist nơi ai đó cần một "Chuyên gia Excel". Tôi đã chuyển nó cho một người bạn ở giữa các công việc và anh ta thấy rằng công ty có một hệ thống ước tính hợp đồng xây dựng hoạt động tại các địa điểm trên toàn tiểu bang. Một số người ở đây đã tùy tiện lập trình hệ thống để 'làm cho nó hoạt động nhiều hơn theo kiểu của họ'. Dù phong cách đó là gì, nó đã gây ra rất nhiều thiệt hại. Ông đã dành nhiều ngày để sửa nó. Hầu như anh ta đã chuyển sang làm việc và được trả tiền, họ đã gọi anh ta lại để sửa một cái khác ở một thành phố khác. Câu chuyện tương tự: ai đó tự ý 'sửa' nó để làm những gì họ muốn. Điều này thậm chí còn tồi tệ hơn.

Các hệ thống phức tạp như thế này cần phải 'nằm ngoài tầm với' của tùy chỉnh đặc biệt.