Làm thế nào để bạn theo dõi những gì bạn và nhóm của bạn đang làm việc hàng ngày?

Tôi đang vật lộn với cách theo dõi những gì bản thân và mọi người trong nhóm của tôi thực sự làm mỗi ngày. Tôi có được một bức tranh rộng bằng cách xem qua các thẻ đã hoàn thành mỗi tuần và đứng lên giúp đỡ một chút, nhưng tôi cảm thấy mình không có khả năng xử lý tốt các hoạt động hàng ngày của nhóm. Thẻ sẽ tiếp tục được tiến hành trong nhiều ngày liên tục mà không có bản cập nhật trong trạng thái đứng hàng ngày và một số kỹ sư là nhóm của tôi không phải là người giao tiếp nhiều nhất.

Tôi đã nghĩ về việc thực hiện một số loại hồ sơ hàng ngày mà mọi người điền vào (thông qua danh sách gửi thư hoặc tài liệu google được chia sẻ) nhưng điều này có vẻ khá cồng kềnh và thủ công.

Theo dõi hoạt động GitHub thực hiện công việc ổn nhưng có thể hơi quá sức với số lượng email được gửi mỗi ngày. Tôi đã nghĩ về việc cố gắng xây dựng một hệ thống tiêu hóa cho nó, nhưng không có thời gian rảnh rỗi.

Những chiến lược nào bạn đã thực hiện để luôn đi đầu trong những gì nhóm của bạn đang làm hàng ngày để bạn có thể đo lường công việc trong các nhiệm vụ "đang tiến hành"?

Tôi nói chuyện với họ.

Công nghệ không thể giải quyết các vấn đề xã hội. Bạn có standups buổi sáng ngắn. Bạn đã làm gì ngày hôm qua? Bạn sẽ làm gì hôm nay? Bất kỳ trở ngại?

Nếu một cái gì đó nghe có vẻ tanh (hoặc tôi tò mò), tôi dừng lại và đặt câu hỏi: "Bạn đã làm việc trên XYZ ngày hôm qua, làm thế nào mà hóa ra?". Điều này buộc mọi người phải chú ý và thực sự biết những gì đang xảy ra. Nó cũng giữ cho bạn nhóm dẫn đầu trong vòng lặp (và chú ý, và biết thực sự những gì đang xảy ra). Điều này cần phải đúng giờ và ngắn ( tối đa 10 phút ). Bất cứ điều gì khác và mọi người sẽ không "gác" công việc. Họ sẽ dừng lại và chờ đợi sự chờ đợi và sau đó dành thời gian để bắt đầu lại. Một số sẽ làm điều đó dù sao đi nữa, nhưng điều đó phần lớn là không thể tránh khỏi.

Rồi tôi ghé qua bàn của mọi người vào buổi chiều. Không phải mỗi buổi chiều (mặc dù có thể nhiều hơn mỗi buổi chiều đối với người mới), không phải cùng một lúc, mà là vào cùng một thời điểm (vì vậy cả hai đều không chính thức và thường xuyên). "Bất kỳ vấn đề? Bất kỳ trở ngại?"

Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ thường xuyên bạn sẽ gặp phải vấn đề khi mọi người từng người một.

Nếu mọi người không có vấn đề, tuyệt vời; Trở về với công việc. Nếu họ không có vấn đề cả tuần ? Vấn đề. Bạn không đủ thách thức họ, hoặc họ sẽ không mở ra. Hỏi xem XYZ (mà họ đã đề cập trong standup) sẽ diễn ra như thế nào. Làm cho họ giải thích mọi thứ.

Đây không phải là quản lý vi mô. Bạn không nói cho họ cách làm công việc của họ. Bạn không trông trẻ chúng. Bạn đang ở đó để loại bỏ những trở ngại từ cuộc sống hàng ngày của họ. Bạn cần thông tin để làm điều đó. Miễn là bạn giữ cho nhóm của bạn tránh khỏi các cuộc họp và các nhà quản lý dự án ra khỏi khối của họ, thì một người dừng lại để giúp đỡ một lần một ngày sẽ không khiến họ đau buồn. Nhưng tất cả những tương tác này cần đến từ tĩnh mạch "Tôi ở đây để giúp bạn".

Một điều khác tôi sẽ làm là xem xét các thay đổi (một mình, không chính thức). Sau đó tôi có thể thấy tần suất mọi người đăng ký, mức độ thay đổi của họ lớn như thế nào, phù hợp với những gì họ đã báo cáo, tần suất họ làm lại mọi thứ, bao nhiêu lỗi họ có, v.v. Một mục công việc thay đổi trạng thái thành "thực hiện" là gần như vô nghĩa. Nhìn vào mã. Có vẻ như được thực hiện?

lưu ý: Một điểm cực kỳ nghiêm trọng: đội của bạn lớn như thế nào? Có hơn 7 người không? Tất nhiên bạn sẽ không thể theo dõi mọi thứ đang diễn ra nếu đội của bạn quá lớn.

Đừng quản lý vi mô các nhà phát triển của bạn!

Phát triển phần mềm năng suất đòi hỏi những nỗ lực tập trung tinh thần kéo dài. Thật không thực tế khi mong đợi họ tạo ra sản lượng không đổi. Nếu bạn bắt đầu đo chúng hàng ngày, họ sẽ cơ cấu lại công việc của họ để họ luôn tạo ra một số đồ tạo tác rõ ràng để bạn nhìn thấy mỗi ngày. Điều đó có thể có hoặc không có tác động tích cực đến chất lượng phần mềm của bạn. Nó gần như chắc chắn sẽ có tác động tiêu cực đến hiệu quả của các nhà phát triển của bạn.

Như Robert Harvey gợi ý , đừng quản lý nhóm của bạn. Cung cấp cho nhóm một số nhiệm vụ ưu tiên với giá trị kinh doanh cụ thể và để nhóm của bạn tìm ra cách tốt nhất để cung cấp giá trị doanh nghiệp này.

Nếu nhóm mang lại giá trị kinh doanh, thì bạn nên hạnh phúc. Làm thế nào họ đi về việc đảm bảo rằng họ cung cấp các tính năng được yêu cầu phải tùy thuộc vào họ.

Tuy nhiên:

Thẻ sẽ tiếp tục được xử lý trong nhiều ngày liên tục mà không cần cập nhật khi đứng lên hàng ngày

Điều này có thể chỉ ra rằng có một thiếu sót trong quá trình.

Đó có thể là nhóm không thực sự hoạt động như một nhóm và không bước vào để giúp đỡ lẫn nhau khi họ gặp khó khăn. Nó cũng có thể là giao tiếp với doanh nghiệp. Các nhiệm vụ quá lớn, do đó trở nên khó khăn để tìm ra những gì cần thiết. Thông số kỹ thuật không rõ ràng.

Nó cũng có thể là không có vấn đề thực sự ở tất cả. Có lẽ nhóm chỉ hoạt động tốt với các thẻ đại diện cho những phần việc lớn cần nhiều ngày để hoàn thành và có thể nhóm đang làm việc tốt để đạt được điều này.

Tôi nghĩ rằng việc sử dụng hồi cứu như một nền tảng để thể hiện mối quan tâm của bạn là hợp lệ. Đôi khi đó là một điều tốt để nhận được các quan sát từ bên ngoài.

Nhưng hãy để nhóm tìm ra nếu có vấn đề, và nguyên nhân của việc này là gì. Và sẵn sàng chấp nhận rằng có lẽ bạn cần điều chỉnh cách thức giao nhiệm vụ cho nhóm.

Hãy nhớ rằng việc đứng lên hàng ngày là một công cụ để nhóm giúp họ tổ chức công việc; nó KHÔNG phải là một công cụ để các nhà quản lý theo dõi những gì nhóm đang làm.

'Nhắn tin đẩy' chứ không phải 'kéo tin nhắn'

Một nhà phát triển thường sẽ đến một trong những trạng thái sau đây quan trọng với bạn:

1. Yaaay, tôi đã làm X!
2. Tôi đang làm việc trên X, nhưng có vẻ như sẽ mất một thời gian dài ...
3. Tôi đang mắc kẹt với vấn đề Y, đang nghiên cứu nó nhưng có thể cần lời khuyên;
4. Tôi bị chặn vì tôi đang chờ A, B và C.

Lý tưởng nhất, bạn muốn có một thông tin cập nhật hợp lý về các trạng thái này mà không làm gián đoạn năng suất thực tế. Hằng "Chúng ta đã ở đó chưa?" là phản tác dụng, nhưng có thể là bạn có thể làm điều gì đó hữu ích cho các trạng thái 2-4, vì vậy bạn cần được thông báo về chúng.

Những gì sẽ hoạt động là văn hóa 'nhắn tin đẩy', tốt nhất là theo cách tự động. Bạn có thể không cần xem toàn bộ nhật ký cam kết, nhưng bạn có thể tạo một "bảng điều khiển" nơi bạn thấy cam kết mới nhất hoặc vé được giải quyết mới nhất (đối với các lỗi hoặc tính năng) của mỗi nhóm. Trong các tình huống còn lại, bạn có thể yêu cầu họ gửi email cho bạn một cách chủ động với các cập nhật đó (hy vọng chúng hiếm hơn cam kết) hoặc hỏi họ nếu bạn không thấy tiến trình liên tục trên bất kỳ bảng điều khiển nào - nếu bạn có thỏa thuận nội bộ về việc bị mắc kẹt cần phải được nêu ra (có thể là một số tính năng không cần thiết nếu hóa ra nó tốn 80 giờ chứ không phải 8 giờ), sau đó họ sẽ giữ cho bạn cập nhật hoặc bị làm phiền bởi bạn.

Ngoài ra, bạn có thể tạo văn hóa của một cái gì đó như https://idonethis.com/ báo cáo hàng ngày cho toàn bộ nhóm - điều này sẽ đảm bảo rằng những người khác cũng ở trên cùng một trang.

Một thay thế cho một số câu trả lời khác (tập trung vào giao tiếp) là có lẽ các tác vụ trên thẻ ghi chú của bạn có thể được chia thành các phần nhỏ hơn mà sau đó bạn sẽ có thể nhận được phản hồi sớm hơn.

Với những mảnh nhỏ hơn, nhóm cảm thấy như họ đang hoàn thành một điều gì đó mỗi ngày sẽ phản ánh trong trạng thái đứng lên.

Hạn chế là những thẻ riêng biệt này có thể sẽ phụ thuộc rất nhiều vào nhau. Một nhóm có thể giao tiếp rất dễ dàng với nhau có lợi ở đây hoặc các phần có thể không kết hợp tốt như họ nên làm. Bạn cũng có thể cần giữ lại một số thẻ nếu bạn cần một số việc được thực hiện trước.

Điều đó đang được nói, mọi người vẫn sẽ gặp khó khăn hoặc tìm ra một nhiệm vụ khó khăn hơn nhiều so với họ, hoặc bạn, dự đoán theo thời gian. Đây là lý do tại sao vẫn hữu ích để thảo luận các vấn đề một cách cởi mở trong trường hợp người khác có thể đưa ra lời khuyên mà không phán xét người gặp rắc rối.

Để trả lời vấn đề quản lý vi mô như một số câu trả lời khác đã đưa ra: mặc dù mọi người sẽ hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, nhưng sẽ có cái nhìn rộng hơn về công việc đã hoàn thành của họ để hiểu được mỗi người thực sự làm được bao nhiêu, thay vì đánh giá họ bằng những thành tựu hàng ngày của họ.

Tôi đề nghị điều này bởi vì tôi làm việc trong một nhóm 8 người, nơi giao tiếp rất dễ dàng và mọi người rất dễ tiếp cận. Chúng tôi được giao những nhiệm vụ không bao giờ được dự kiến ​​sẽ mất nhiều thời gian hơn hai ngày. Đôi khi các nhiệm vụ này có liên quan chặt chẽ với nhau và chúng ta cần cập nhật cho nhau về cách chúng ta thực hiện từng phần của riêng mình. Chúng tôi mỗi người chịu trách nhiệm báo cáo những gì chúng tôi đã hoàn thành hai tuần một lần cho người quản lý của mình.

Sau khi đọc câu hỏi một lần nữa, tôi nhận ra bạn có thể hỏi điều này với tư cách là một thành viên trong nhóm, không phải là người lãnh đạo, và vì vậy bạn có thể không kiểm soát được các nhiệm vụ của mình.

1. Bạn có thể đề nghị với nhà lãnh đạo của bạn để chia nhỏ các nhiệm vụ hơn
2. Nếu công việc của bạn đang bị chặn hoặc phụ thuộc vào công việc của một thành viên khác trong nhóm, vui lòng kiểm tra với họ trên đó và thực hiện một nhiệm vụ khác nếu bạn cần.

Trước hết bạn cần phân tích bản thân về thời gian và kỹ năng của bạn. Nếu bạn là một người kỹ thuật có một số kinh nghiệm thực tế trước đây, mọi thứ có thể khác với những người trong trường hợp bạn chỉ là người quản lý (không có kiến ​​thức kỹ thuật mạnh về những gì nhà phát triển của bạn đang làm việc), người chỉ cần đảm bảo rằng thời hạn được đáp ứng .

Điểm chung trong cả hai trường hợp là bạn cần có khả năng tạo điều kiện cho nhóm của mình và tạo cảm giác rằng bạn tin tưởng họ. Bạn không đánh giá hiệu suất của họ nhưng đang cố gắng đồng cảm và hữu ích trong việc làm cho trải nghiệm của họ trở nên thú vị và dễ dàng.

Bây giờ giả sử rằng bạn chỉ là một người quản lý như tôi đã nói ở trên, trong trường hợp đó ngay cả khi một số nhà phát triển thực sự phải đối mặt với một số vấn đề liên quan đến phát triển nghiêm trọng, bạn có thể không thể giúp đỡ anh ấy / anh ấy. Vấn đề thực tế có thể tốn thời gian và cũng sẽ đòi hỏi sự tập trung. Hơn nữa giả định rằng nhà phát triển thực sự chân thành với công việc của mình và trả toàn bộ thời gian (thậm chí thêm thời gian) để giải quyết vấn đề đó nhưng thật không may vẫn không thể giải quyết nó. Và trong tình huống như vậy (khi bạn thậm chí không thể hiểu vấn đề một cách đầy đủ), bạn tiếp tục hỏi về vấn đề bằng cách tiến bộ hàng ngày và thậm chí không chính thức hai lần một ngày. Kết quả sẽ là sự thất vọng và xáo trộn cực độ cho nhà phát triển. Cho dù đó là một ứng dụng để thu thập tiến độ hàng ngày hay cuộc họp đứng lên hàng ngày của nó đều có thể gây nản lòng.

Mặt khác, giữ tất cả các yếu tố khác như nhau, chỉ cần giả định rằng bạn có nền tảng kỹ thuật mạnh mẽ và đã làm việc trên cùng các công nghệ trong quá khứ. Trong trường hợp này, thực hiện tiến bộ hàng ngày hoặc có các cuộc họp chờ là thực sự hữu ích. Các nhà phát triển chắc chắn sẽ tin tưởng bạn và chuyên môn của bạn và sẽ thoải mái khi thảo luận về thách thức lớn mà họ đang phải đối mặt. Bạn sẽ cung cấp một số đề xuất có thể hữu ích hoặc ngay cả khi chúng không hữu ích trực tiếp, họ sẽ giúp cung cấp một số phương pháp thay thế.

Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, các cuộc họp chờ hàng ngày phải tạo ra cảm giác bạn là thành viên trong nhóm chứ không phải là người đứng đầu / trưởng / quản lý. Trừ khi các thành viên trong nhóm của bạn coi bạn ở cùng cấp độ với họ, họ sẽ không thể truyền đạt mối quan tâm / đề xuất / vấn đề / phản hồi của họ, v.v.
Một điểm khác cần được xem xétlà quy mô của nhóm của bạn và thời gian bạn có để quản lý chúng, trước khi nghĩ đến việc sử dụng một số phần mềm theo dõi tiến trình tự động hoặc tăng tương tác của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng bất kỳ mối quan tâm nào đã được đưa ra bởi nhóm của bạn, bạn có thể giải quyết chúng càng sớm càng tốt. Một yếu tố giải thích chính cho một thành viên trong nhóm là mối quan tâm / đề xuất / phản hồi của họ không được coi trọng hoặc không được coi trọng. Biết tiến độ hàng ngày là quan trọng nhưng chỉ trong trường hợp bạn tham gia đầy đủ vào công việc nhóm. Nếu bạn cũng tham gia vào một số doanh nghiệp phụ, đừng cố tương tác nhiều hơn với nhóm của bạn. Hãy nghĩ về một tình huống trong đó phản ứng của nhóm bạn rất nhiều và họ đang hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trước thời gian, gây lo ngại và truy vấn nhưng bạn không thể cung cấp phản hồi và đánh giá kịp thời. Trong tình huống như vậy,

Tạo và sử dụng tốt các phòng trò chuyện IM khác nhau cho các cấu hình khác nhau. Một số có thể rộng như @engineers và một số có thể cụ thể như @newFeatureA

Xem xét thực hiện standup hàng ngày bao gồm đánh giá vé trên chuyến bay.

Sử dụng một môi trường mở hỗ trợ cộng tác và đảm bảo rằng QE và chủ sở hữu sản phẩm chính ngồi ở giữa các nhà phát triển. Bạn sẽ tình cờ nghe được rất nhiều và có ý tưởng từ việc nhìn thấy màn hình xung quanh bạn.

Như Robert chỉ ra, trên hết, không được coi là quản lý vi mô (lưu ý việc sử dụng 'được nhìn thấy', tức là bất kể ý định thực tế của bạn là gì).

Cuối cùng, chúng tôi theo dõi những gì được hoàn thành theo thời gian và xem vận tốc của chúng tôi là gì từ đó. Tập trung vào sự tiến bộ trong ngày là phản tác dụng vì mọi người sẽ trở nên mất tinh thần và / hoặc rời đi.

Tôi ngạc nhiên khi không có ai ở đây chưa đề cập đến tin nhắn kho lưu trữ "theo dõi" hoặc "được gắn dấu sao" được tích hợp trong các hệ thống như GitHub hoặc BitBucket.

Các bên liên quan kỹ thuật của chúng tôi (lãnh đạo dự án, quản lý phát triển và hỗ trợ) đều theo dõi vấn đề của chúng tôi và cam kết lịch sử cập nhật về các dự án có liên quan của họ. Chúng tôi có một nhóm nhỏ (15 nhà thầu FTE +), nhưng điều này dường như hoạt động với chúng tôi

Không ai được đo lường về bất kỳ điều nào trong số này, nhưng ngoài các báo cáo trạng thái hàng tuần từ Thủ tướng, điều này mang lại cái nhìn hàng ngày về dự án để ít nhất giữ cho mọi người biết về những lĩnh vực nào đang được thực hiện để không ai đi mà không nhìn thấy.

Điều đó cũng giúp tăng tính minh bạch giữa các nhà phát triển và nhà thầu và các liên lạc kinh doanh của chúng tôi, giúp mọi người có trách nhiệm với lịch trình giao hàng của họ.

Khi được kết hợp với nguồn cấp RSS được liên kết với các kho lưu trữ cụ thể hoặc trên toàn bộ tổ chức của chúng tôi, chúng tôi đã có thể giới hạn email (nếu muốn) và cung cấp một bộ dữ liệu tương tự trong thời gian thực và tóm tắt thông qua trình đọc RSS. Đối với một số người dùng, đây là Outlook, vì vậy về cơ bản, nó gửi email cho họ, tuy hơi khác nhau, nhưng đối với những người dùng khác, họ sử dụng ứng dụng RSS đầy đủ với tất cả các bộ lọc bổ sung mà họ cần để tùy chỉnh theo nhu cầu chính xác của họ.

Lúc đầu, chúng tôi gặp phải những lo ngại tương tự về khối lượng email, nhưng người dùng cuối của chúng tôi đã tìm ra hệ thống RSS mà không cần Engineering Org phải làm gì nhiều ngoài việc đề xuất khách hàng cho những người không sử dụng Outlook. Làm việc cho chúng tôi, một lần nữa khoảng 20-30 nhà thầu FTE + trong suốt cả năm qua nhiều văn phòng và múi giờ. YMMV, rõ ràng.

Đây là một bổ sung rất nhỏ (và nó không phải là lập trình viên cụ thể), nhưng tôi đã thành công tốt đẹp với Asana trong các dự án gần đây.

Để tích hợp với các công cụ cộng tác trực tuyến hiện tại, không có gì khác ngoài Slack . Nó được xây dựng xung quanh một phòng chat, nhưng nó hoạt động như một trung tâm khá tối giản cho các công cụ khác bao gồm Asana, GitHub và Bitbucket. Nó có một bộ sưu tập hợp lý của những "tích hợp" này trước và do cộng đồng tạo ra , sử dụng API tất nhiên cho phép bạn tự xây dựng.