Cách cải thiện giao tiếp email của tôi

Diễn giải của một email tôi đã gửi cho một đồng nghiệp

Tôi nhận thấy một vấn đề với Hệ thống A. Tôi đã xác định rằng đó không phải do X. Tôi nghi ngờ rằng đó là do Y. gây ra (vì bạn chịu trách nhiệm về Y) Bạn có thể xem qua không?

(Phần trong ngoặc đơn không được bao gồm trong email của tôi vì đồng nghiệp này biết rất rõ anh ta phụ trách Y ... nên hiểu rằng đó là lý do tại sao tôi gửi email cho anh ta)

Tôi tình cờ gặp đồng nghiệp nửa ngày sau và nói, "bạn đã xem xét vấn đề với Hệ thống A chưa?" và anh ta trả lời, "Ồ, vâng, tôi nhận được email của bạn về Hệ thống A bị hỏng nhưng tôi cho rằng đó có thể là do X gây ra, vì vậy tôi đang chờ bạn kiểm tra xem."

Rõ ràng tin nhắn của tôi đã không được truyền đạt. Đây là một kết quả quá phổ biến của các email tôi gửi và rất nản lòng ... tuy nhiên, tôi không biết làm thế nào tôi có thể làm cho email của mình rõ ràng hơn. Chúng luôn ngắn gọn, rõ ràng và đến mức tôi có thể làm cho chúng. Bất kỳ đề xuất? Có lẽ có một cái gì đó vốn có về phương tiện email chỉ không hiệu quả đối với các loại truyền thông này?

Bạn có thể thử sắp xếp lại nó để bạn nói với họ những gì bạn muốn ở đầu e-mail.

Tôi nhận thấy một vấn đề với Hệ thống A mà tôi muốn bạn xem xét. Tôi đã xem X và xác định đó không phải là nguyên nhân. Nó có thể do Y gây ra, đó là lý do tại sao tôi cần sự giúp đỡ của bạn. Vấn đề này khiến cho So & So không thực hiện công việc của họ, vì vậy nếu bạn có thể nhìn vào Y trong buổi triệu tập sớm nhất của mình, tôi sẽ thực sự đánh giá cao nó.

Cảm ơn!

Bạn có thể thử một cái gì đó như thế.

Ngoài ra, dòng chủ đề thậm chí còn quan trọng hơn cơ thể đôi khi. Đối với e-mail này, tôi sẽ làm cho chủ đề nói:

Chủ đề: Có vấn đề với Hệ thống A, vui lòng kiểm tra Y

Nó không phải là một email.

Nó sẽ đi vào hệ thống theo dõi của bạn:

• Các trường hợp nhập là báo cáo lỗi.
• Ban đầu được chỉ định cho bạn và với phản hồi đầu tiên lưu ý rằng đó không phải là hậu quả của X vì bạn đã kiểm tra (với bất kỳ thông tin bổ sung nào để hỗ trợ cho kết luận này).
• Sau đó, nó được gán cho đồng nghiệp của bạn với một lưu ý rằng bạn nghi ngờ đó có thể là Y

Tại thời điểm này cần phải khá rõ ràng rằng vấn đề của mình ...

Biên tập:

Trên thực tế, đây là một câu trả lời kém cho câu hỏi bởi vì nó không - nhưng quan điểm mà nó đưa ra là hợp lệ, tức là chỉ gửi email mà không (để trích dẫn thuật ngữ bán hàng) một "lời kêu gọi hành động" cụ thể tức là một cái gì đó điều đó làm cho nó rõ ràng rằng bây giờ vấn đề của người nhận phải giải quyết.

Trong trường hợp email - bạn có thể bắt đầu bằng một cái gì đó dọc theo dòng "Bạn có thể xem xét vấn đề sau ..." nhưng tốt hơn là để nó được gắn cờ rõ ràng là một nhiệm vụ trên và trên văn bản của tin nhắn

Đừng cá nhân nói điều này, tôi cũng có tội.

Đây là những gì tôi ghét về việc sử dụng email. Điều này nên được gửi dưới dạng Nhiệm vụ / Todo mà hệ thống email của bạn gọi nó. Với một ngày đáo hạn. Có thể có một số vấn đề văn hóa của công ty về việc gửi một nhiệm vụ bởi vì nó không xuất hiện như yêu cầu độc đáo, mà giống như đưa ra một đơn đặt hàng. Đó không phải là trường hợp bởi vì người nhận có thể từ chối yêu cầu (Điều này sẽ là một điểm cộng trong trường hợp của bạn.) Và thiết lập thời gian khác.

Yêu cầu cuộc họp là mục lịch. Điều này đặc biệt đau đớn khi ai đó hỏi liệu bạn có thể có một cuộc họp và họ không đưa ra khung thời gian và là một cú đá vào bụng khi họ có quyền truy cập vào lịch có thể.

Sau 3-4 lần gửi lại một email gửi đi, đã đến lúc nhận điện thoại hoặc ít nhất là trò chuyện. Điều đó cũng đúng với lời giải thích 47 đoạn về một cái gì đó tôi không cần phải lưu trữ trong văn bản.

Nói về lưu trữ. Tại sao tôi nhận được email về một khách hàng chỉ truy cập vào Hộp thư đến của tôi? Khi tôi rời công ty, ai đó có thể muốn điều này và họ sẽ không nhận được hộp thư đến của tôi. Tôi có thể chuyển tiếp nó cho người 'có thể' chiếm đoạt tài khoản của tôi khi tôi đi. Vì vậy, bây giờ tôi phải sao chép email vào một số hệ thống tài liệu hoặc giống như mọi người khác và có 50 thư mục trong đó có thể gửi email cho mỗi khách hàng và kéo nó vào đó. Và khi tôi đi, một kẻ hút người nghèo phải đi qua tất cả các thư mục đó và liên tục nhận được thư rác gửi đến địa chỉ email cũ của tôi (Thành thật mà nói, tôi đã không đến trang web khiêu dâm đó.).

Khi một email từ BigBoss@OurMostImportantClient.com, nó cần phải đi đến một số vị trí trung tâm cho bất cứ ai cần đến ngay bây giờ hoặc trong tương lai có thể nhận được nó. Nếu nó trực tiếp đến MyBigBoss, thì có lẽ không. Nhưng nó nên có khả năng định tuyến email khách hàng và đối tác kinh doanh quan trọng.

Wiki và SharePoint và các ứng dụng thị trường dọc kết hợp quản lý contactg là tốt, nhưng chúng không xử lý email. Ai đó phải dọn dẹp mớ hỗn độn này cho đến khi chúng ta thoát khỏi nó.

Xin lỗi, câu trả lời cho câu hỏi của bạn là ở đâu đó. Giống như hệ thống email của chúng tôi.

Phải có một cách tốt hơn và chắc chắn không phải là Twitter.

• Giữ tin nhắn của bạn ngắn gọn và súc tích.
• Danh sách gạch đầu dòng trên văn xuôi đoạn văn.
• Biết người nhận của bạn (tức là tránh biệt ngữ kỹ thuật khi nói chuyện với người không lập trình).
• Sử dụng email một cách tiết kiệm.
  • Nếu bạn giao tiếp quá nhiều, mọi người sẽ điều chỉnh bạn ra.

Xử lý ví dụ cụ thể của bạn thông qua cơ chế lựa chọn theo dõi lỗi của bạn, như những người khác đã nói, có lẽ là giải pháp tốt hơn. Điều đó nói rằng, câu hỏi rộng hơn của bạn về giao tiếp email xứng đáng được xem xét kỹ hơn.

• Cho rằng email của bạn rõ ràng như bạn yêu cầu (và tôi không có lý do để nghi ngờ điều đó dựa trên câu hỏi được thể hiện rất rõ ràng của bạn ở đây)
• Và cho rằng mọi người đều thừa nhận đã nhận và đọc email nói
• Và cho rằng đây không phải là một sự xuất hiện đơn lẻ hoặc hiếm gặp
• Sau đó, tôi nghi ngờ rằng vấn đề là sự rõ ràng của email của bạn.

Bạn dường như nghi ngờ nhiều khi bạn hỏi "Có thể có một cái gì đó vốn có về phương tiện email chỉ không hiệu quả đối với các loại thông tin liên lạc này?" Nhưng tôi nghi ngờ bạn sẽ thành công trong bất kỳ phương tiện nào khác. Tôi nghi ngờ rằng nguồn gốc của sự thất vọng của bạn có nhiều khả năng dựa trên mối quan hệ của bạn với nhóm của bạn.

Đối với tôi có vẻ như những người trong nhóm của bạn không coi trọng bạn và đó là một vấn đề rộng lớn hơn có thể được giải quyết với sự thay đổi của phong cách trung gian hoặc giao tiếp. Nếu bạn muốn giao tiếp của mình được thực hiện nghiêm túc, thì bạn cần tìm hiểu lý do tại sao bạn không được thực hiện nghiêm túc và khắc phục chúng. Có rất nhiều yếu tố có thể là nguyên nhân của sự thiếu tôn trọng này (bạn mới, trẻ, hoặc khác biệt về văn hóa, hoặc chưa được chứng minh, hoặc đã sai trong quá khứ) và mỗi người sẽ chỉ ra một cách tiếp cận khác nhau để khắc phục. Và các đội khác nhau phản ứng khác nhau với các loại tính cách khác nhau. Vì vậy, không biết thêm chi tiết, tôi ngần ngại đưa ra lời khuyên về cách tiến về phía trước từ đây.

Nếu đây là một bộ phim về nhà tù, tôi khuyên bạn nên tìm người đàn ông lớn nhất trong đội và nhảy vào anh ta. Có được sự tôn trọng của một nhóm lập trình viên có thể khó khăn hơn (mặc dù nhìn chung có cơ hội kết thúc ở bệnh viện thấp hơn).