Phương pháp hiệu quả để quản lý công việc? (ghi chép / ghi nhớ / ưu tiên) [đã đóng]

Tôi đang tìm kiếm gợi ý về các phương pháp hiệu quả mà tôi có thể sử dụng để ghi chép, ghi nhớ và ưu tiên các công việc trong công việc. Nhiều trong số các nhiệm vụ này thuộc về một dự án chính, nhưng chúng cũng tồn tại cho các sáng kiến ​​độc lập. Các nhiệm vụ bao gồm tất cả mọi thứ, từ phát triển đến tài liệu đến các cuộc thảo luận, với các ưu tiên khác nhau và thời hạn từ ngay lập tức đến một vài tháng kể từ bây giờ.

Trong lịch sử, tôi đã sử dụng một sổ ghi chép để theo dõi các nhiệm vụ này, với một ngôi sao bên cạnh một mục cho biết nó cần phải được thực hiện và đánh dấu khi hoàn thành. Tuy nhiên, khi tôi có được nhiều trách nhiệm hơn và nhiều thứ hơn để quản lý:

• đảm bảo tôi đã làm mọi thứ trở nên khó khăn hơn (vì một số thứ bị mất 5 trang trở lại)
• nó trở nên khó khăn hơn để nhớ những gì quan trọng nhất để làm tiếp theo
• việc theo dõi sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn

Có ai tìm thấy các phương pháp đã làm cho nhiệm vụ của họ dễ quản lý hơn không? Tôi đã xem xét việc thêm một số dữ liệu meta để theo dõi những gì quan trọng nhất và phụ thuộc hoặc có thể chuyển sang một ứng dụng có thể tự động hóa việc này (nếu điều đó tồn tại). Một cái gì đó có thể truy cập bất cứ nơi nào chắc chắn sẽ là một lợi thế.

Đối với giải pháp giấy

Tôi thường nhận được một cuốn sách phác thảo không có dấu với các trang được đục lỗ như loại bạn có thể tìm thấy ở Barnes & Noble với một dải ruy băng kèm theo để đánh dấu trang.

Lưu ý: Tôi muốn chia sẻ một liên kết nhưng tôi không thể tìm thấy chúng trên cửa hàng trực tuyến của họ. Những gì tôi đang nói là những cuốn sách bìa cứng 8 1/2 "X 11"

Tôi thích giấy cho công việc hàng ngày vì tôi có xu hướng vẽ rất nhiều sơ đồ để mô tả ý tưởng của mình (điều này khó thực hiện với danh sách TODO phần mềm thông thường) và đôi khi có thể ghi băng vào sách.

Đối với mỗi chu kỳ (một ngày / tuần hoặc một số gia tăng thời gian ưa thích khác) tôi phân bổ một vài trang cho các mã thông báo một lớp. Các trang tiếp theo là để biết thông tin chi tiết. Khi tôi hoàn thành công việc, tôi gạch bỏ các todos trên chỉ mục và xé các trang không còn phù hợp (đó là lý do tại sao các trang được đục lỗ là cần thiết). Dải băng được sử dụng để đánh dấu trang việc cần làm để bạn có thể nhanh chóng mở sách đến nơi bạn rời đi (Tôi cũng thường kẹp một cây bút vào trang tôi hiện đang thêm ghi chú nếu tôi đóng sách).

Khi tôi hoàn thành các mục trên công việc, tôi gạch chúng ra và xé các trang liên quan.

Lưu ý: Cần thực hành một chút để làm quen với cách ly các nhiệm vụ theo ranh giới trang nhưng về mặt tinh thần, nó sẽ khiến bạn có thói quen tách các nhiệm vụ trên một ranh giới hữu hạn. Điều quan trọng là phát triển khả năng này bởi vì, nếu bạn không thể tập trung vào một việc tại một thời điểm, bộ não của bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian để chuyển đổi bối cảnh không cần thiết giữa các nhiệm vụ khác nhau.

Khi chu kỳ tiếp theo bắt đầu, tôi tạo ra một việc cần làm mới. Tôi sẽ thực hiện nhanh một lần các todos trước đó để đánh giá lại xem các mục chưa hoàn thành có còn phù hợp hay không. Nếu có, tôi sao chép chúng vào việc cần làm mới. Nếu không, tôi xác định vị trí các trang liên quan và xé chúng ra (để vào thùng rác hoặc lưu vào một cuốn sách khác để sử dụng sau).

Ý tưởng ở đây là, loại bỏ mọi thứ mà bạn không cần biết bây giờ (trong chu kỳ hiện tại). Giữ công việc ngắn và đơn giản (một lớp lót) nhưng không hy sinh khả năng ghi chú chi tiết hơn.

Điều thú vị là, nếu bạn đợi một hoặc hai tuần để xem các mục bạn đã rút ra khỏi cuốn sách để xem sau; bạn sẽ thường thấy rằng chúng không còn phù hợp (và sẵn sàng cho thùng rác).

Nếu bạn không siêng năng cắt tỉa ngăn xếp thường xuyên, nó chỉ tích tụ theo thời gian cho đến khi nó trở nên quá tải. Nếu bạn không, bạn có thể bắt đầu chịu đựng những gì tôi muốn gọi là hội chứng " Shlemiel the Họa sĩ " khi bạn dành quá nhiều thời gian để xáo trộn qua các nhiệm vụ còn lại mà bạn không bao giờ thực sự gặp phải những việc quan trọng / khẩn cấp.

Đối với việc quản lý các dự án khác nhau đồng thời ... Sử dụng một cuốn sách cho mỗi dự án.

Hãy nghĩ về bộ não của bạn giống như một máy tính. Nếu các tác vụ chuyển đổi giống như thực hiện chuyển đổi ngữ cảnh (không tốn kém lắm nhưng gây mất tập trung) thì các dự án chuyển đổi sẽ giống như thực hiện hoán đổi bộ đệm đầy đủ (tốn kém vì bạn phải hủy tất cả thông tin bạn đang sử dụng và tải tất cả thông tin liên quan đến dự án khác.

Tôi sử dụng Toodledo để quản lý danh sách của mình. Bạn cũng có thể đồng bộ nó với điện thoại của bạn. Nó trực tuyến để bạn có thể truy cập bất cứ nơi nào bạn có điện thoại thông minh hoặc internet.

Đối với quá trình tôi khuyên bạn nên đọc cuốn sách "Hoàn thành mọi việc" của David Allen. Nó sẽ giúp bạn học cách quản lý hiệu quả và hiệu quả các nhiệm vụ của bạn.

Tôi chuyển đổi giữa một tập giấy mà tôi ghi lại mọi thứ và cảm thấy khó chịu khi sử dụng Ubuntu. Tôi thích thực tế là bạn có thể gán mức độ ưu tiên, thêm bao nhiêu ghi chú cho tác vụ tùy thích và ẩn các tác vụ đã hoàn thành.

Cách đây rất lâu tôi đã đọc về việc chia các nhiệm vụ thành 4 loại dọc theo hai trục: vì vậy bạn có quan trọng / không quan trọng; khẩn cấp / không khẩn cấp.

1. Quan trọng, cấp bách.
2. Quan trọng, không cấp bách.
3. Không quan trọng, cấp bách.
4. Không quan trọng, không cấp bách.

Dành phần lớn thời gian của bạn để thực hiện các hoạt động 1 và 2 và phần còn lại sẽ tự chăm sóc bản thân.

Đối với giải pháp điện tử

Tôi thích sử dụng công cụ sơ đồ tư duy Freemind (mã nguồn mở miễn phí)

Thật dễ dàng và trực quan để sử dụng, nghĩa là tôi có thể đi hàng tháng mà không cần sử dụng và vẫn nhớ các phím tắt:

• chèn - thêm ô
• xóa - xóa ô
• không gian - chuyển đổi thu gọn / mở rộng ô
• ctrl + B - đậm
• ctrl + X - cắt ô
• ctrl + V - dán ô
• ctrl + C - sao chép ô
• ctrl + K - thêm liên kết
• F1-f8, shift + f1-f8, ctrl + f1-f8 - thay đổi màu sắc của văn bản ô (Tôi có một vài mục yêu thích được ghi nhớ).

Đối với lớp ô đầu tiên tôi tạo cho chúng các đám mây được mã hóa màu (ctrl-shift-b sau đó thay đổi màu đám mây bằng cách nhấp chuột phải + định dạng + "màu đám mây") để dễ nhận biết. Mỗi đám mây là một thể loại chính. Ví dụ: tôi sẽ có một cho cá nhân, một cho mỗi dự án lớn, một cho trường học, v.v ...

Trong mỗi đám mây, cấp độ ô đầu tiên là ưu tiên:

• Bây giờ (nhiệm vụ quan trọng)
• Ngày mai (nhiệm vụ quan trọng không cần phải giải quyết ngay lập tức)
• Tương lai (nhiệm vụ không quan trọng)
• Khái niệm (ý tưởng tốt mà đôi khi tôi có thể hầm trong giờ nghỉ)
• Trì hoãn (các nhiệm vụ được hoãn lại vô thời hạn trừ khi tôi không có gì khác để làm)

Lưu ý: Như bạn có thể nghi ngờ, các nhiệm vụ bị trì hoãn thường trở nên không liên quan trong thời gian dài và có thể bị cắt xén hoàn toàn.

Tôi thích bản đồ tư duy vì ba lý do, tôi có thể di chuyển xung quanh hệ thống phân cấp rất nhanh chỉ bằng bàn phím, tôi có thể thu gọn mọi thứ mà tôi không cần phải thấy ngay bây giờ và thật dễ dàng để di chuyển mọi thứ từ loại này sang loại khác (sao chép / dán đơn giản).

Dù bạn không sử dụng chương trình sử dụng thông báo bật lên. Nếu không, bạn sẽ bắt đầu phải chịu đựng cái mà tôi gọi là "twitterbrain", ở đó, bạn trở nên thích nghi với việc liên tục bị gián đoạn mọi lúc mà bạn vô thức bắt đầu dự đoán nó (khiến bạn không thể thực sự hòa vào 'dòng chảy' thông thường của mình. Nếu bạn làm thông báo sử dụng thiết lập một khoảng thời gian mà bạn mong đợi mà không làm gián đoạn công việc của bạn (như mọi ngày lúc ăn trưa).

Tôi thấy rất nhiều blogger và (được gọi là) các nhà báo phàn nàn rằng 'Internet là để đổ lỗi cho sự thiếu hụt chú ý của họ!'; bởi vì họ không còn có khả năng ngồi đọc sách trong hơn 10 phút. Những gì họ không xem xét là, họ mang theo các thiết bị điện tử có khả năng không được yêu cầu để làm gián đoạn chúng 24/7/365 bằng các thông báo tùy ý.

Windows cũng làm với các cửa sổ đánh cắp tiêu điểm (như thông báo cập nhật vi-rút). Tôi không biết bao nhiêu điều này đã làm phiền tôi cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Linux Mint làm hệ điều hành chính của mình (tuân theo các nguyên tắc giao diện người dùng nghiêm ngặt không cho phép điều này). Ăn cắp trọng tâm là tàn nhẫn, nó giống như có một nhân viên văn phòng vỗ vai bạn cứ sau 15 phút để kể cho bạn nghe trò đùa Chuck Norris mới nhất.

/ rant

Lưu ý: Tôi vẫn sử dụng Windows để phát triển nhưng chỉ cài đặt tối thiểu không có trình quét / tường lửa vi-rút (Tôi chặn nội dung xấu tại bộ định tuyến và tránh các trang đáng ngờ) để cắt giảm số lượng chương trình muốn đánh cắp tiêu điểm.

Cập nhật:

Tôi mới xem qua tasque vì tôi chưa bao giờ sử dụng nó trước đây và các lớp ưu tiên tương tự như những thứ tôi sử dụng (Lưu ý: Tôi chưa bao giờ sử dụng ứng dụng danh sách việc cần làm với ưu tiên trước đó). Hóa ra tôi không thông minh / nguyên bản như vậy :). Tôi chưa bao giờ thực sự thấy các lớp ưu tiên Cao / Trung bình / Thấp tùy ý hoạt động tốt vì chúng không gắn liền với giá trị trong thế giới thực. Về mặt tinh thần, lớp ưu tiên 'Cao' có thể trôi dạt từ 'hôm nay' đến 'tuần này' khá dễ dàng. Các ưu tiên của tôi có xu hướng trôi khi tôi bắt đầu trì hoãn. Sử dụng thế giới thực có giá trị khắc dòng thời gian trong đá. Thuyết tương đối bị đày đọa.

Tôi thích sử dụng Google Calender ... nhưng nếu bạn có thông tin nhạy cảm thì tôi sẽ không đăng nó ở đó. Miễn là bạn có thói quen thường xuyên nhìn vào nó, nó có thể khá hữu ích. Cùng với phần lịch bạn có thể liệt kê các nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành và tôi tưởng tượng bạn có thể thực hiện một số ưu tiên khá tốt ở đó mặc dù tôi đã không sử dụng phần đó cho hơn một vài nhiệm vụ cùng một lúc ...

Hầu hết các nhà phát triển đều ở bàn làm việc / máy tính / máy tính xách tay của họ hầu hết thời gian, vì vậy bất kỳ ứng dụng nào giúp dễ dàng nhận được các ghi chú thực sự được nhập bằng hệ thống nhắc nhở (cửa sổ bật lên, tin nhắn văn bản) sẽ hoạt động. Nếu bạn là một nhân viên bán hàng di động hoặc cần kiểm tra các tác vụ không lập trình (Nhận sữa), một cái gì đó cho điện thoại thông minh có thể tốt hơn. Liên kết đến tài liệu và thư mục tệp giúp nếu bạn có tài liệu dự án ngoại vi.

Bạn phải sử dụng nó và dựa vào nó. Trong công việc, tôi sử dụng Outlook. Nếu ai đó bắt tôi trong phòng cà phê và có một mối quan tâm / yêu cầu, tôi yêu cầu họ gửi email cho tôi hoặc gửi cho tôi một nhiệm vụ (tùy thuộc vào nơi họ xếp hạng trong công ty.).

Tôi vật lộn với các cuộc họp vì bạn không bao giờ có sẵn máy tính trong phòng hội nghị. Sau đó, nó mang theo một tờ giấy và nhập tất cả các ghi chú và nhắc nhở khi tôi quay lại máy tính. May mắn thay, tôi có thể đi hàng tuần mà không cần một cuộc họp.

Tôi thề với chế độ org của Emacs . Đó là một cứu cánh hoàn toàn cho việc quản lý tất cả các nhiệm vụ và thông tin công việc của tôi. Tất nhiên, bạn phải mua vào Emacs rồi.

Tôi đã sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, đôi khi là nhiều phương pháp (trùng lặp): lịch điện tử chuyên dụng và danh sách nhiệm vụ, notepad, bảng trắng, stickynote, và có lẽ nhiều hơn nữa. Họ từng có những lợi ích và cạm bẫy nhất định. Gần đây tôi đã khám phá lại kanban cá nhân, và có vẻ như nó có tiềm năng tốt bằng cách trộn lẫn một số khía cạnh tốt nhất của một số phương pháp.

Về cơ bản, kanban cá nhân sử dụng:

• một bảng trắng như một bề mặt mà bạn coi là người tổ chức. Việc tổ chức bề mặt tương tự như phương pháp dự án tồn đọng / chạy nước rút, nhưng ở cấp độ cá nhân với các nhiệm vụ cá nhân xen kẽ.
• các họa sĩ băng hoặc các đường đánh dấu phân chia bề mặt thành ba cột (một đống todos ở bên trái; danh sách nhiệm vụ đang hoạt động ở giữa, tôn trọng những gì bạn mong muốn một cách hợp lý để cố gắng và có thể hoàn thành trong ngày; ).
• ghi chú dán, tốt nhất là màu sắc khác nhau để chỉ ra loại nhiệm vụ. Sử dụng một màu cho các nhiệm vụ cá nhân, một màu khác cho các nhiệm vụ dự án kỹ thuật, một màu cho các hoạt động công việc phi dự án như các cuộc họp phân chia hoặc đánh giá, có thể là một màu cho các cuộc họp của khách hàng; tuy nhiên, 'gắn thẻ' mỗi ghi chú dán cùng màu giấy với một sọc hoặc đường viền đánh dấu màu hoặc bất kỳ lược đồ nào bạn thích, có thể hiệu quả như giấy màu khác nhau.

Có rất nhiều bài đăng blog và video / webcast làm tốt hơn rất nhiều trong việc giải thích động lực chung và cơ học trên khắp các interwebs, nếu bạn muốn một cái gì đó sâu hơn. Tôi thích nó bởi vì nó cung cấp một cái gì đó vật lý, hoạt động đơn giản, bất cứ ai đi vào khu vực của bạn đều có thể cảm nhận được sự bận rộn của bạn hoặc sự tập trung của bạn trong ngày, và bạn có thể nắm bắt và phát triển từng nhiệm vụ nhiều hoặc ít nhất là cần thiết

Hãy xem ToDoList trên Codeproject. Nó có rất nhiều tính năng hay, miễn phí và nó vẫn đang được tích cực phát triển.

Tôi có một phiên bản JIRA được thiết lập trên VPN của riêng tôi (tài khoản linode.com cơ bản), Atlassian bán nó với giá 10 đô la cho các công ty khởi nghiệp (hoặc bạn có thể sử dụng bất kỳ lỗi nào bạn muốn). Đây không phải là một công cụ mindmapping, vì vậy tôi sử dụng các thẻ để giữ sự phụ thuộc giữa các tác vụ. Ngoài ra, nó cho phép tạo các loại nhiệm vụ tùy chỉnh ngoài các loại nhiệm vụ cơ bản (lỗi / tính năng). Nó cho phép đặt mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn và thêm một số siêu dữ liệu (như ảnh của tài liệu để sửa).

Vì vậy, tôi tự hỏi tại sao không sử dụng một bugtracker?