Cách ngăn các ô in trong Excel

Làm cách nào tôi có thể ngăn nội dung của các ô cụ thể (hoặc toàn bộ hàng hoặc cột) in trong Excel, trong khi vẫn giữ chúng hiển thị trên màn hình khi tôi chỉnh sửa tệp? Lý tưởng nhất là tôi có thể làm điều này với các ô trong phần bên trong của bảng tính (nghĩa là không chỉ cột ngoài cùng bên phải hoặc hàng dưới cùng). Không thể chấp nhận hàng (s) hoặc cột (s) vì tôi cần duy trì kích thước ô, để duy trì hình thức chung của trang tính.

Tôi đã tìm cách xác định định dạng có điều kiện có điều kiện về việc Excel hiện đang in hay không, nhưng dường như không có bất kỳ điều gì như vậy. Tôi đã tự cài đặt màu văn bản thành màu trắng trước khi in (và hoàn nguyên thủ công sau đó), nhưng có vẻ như có một cách tự động để thực hiện việc này.

Bạn có thể áp dụng định dạng bình thường (không có điều kiện) để đạt được điều này. Chọn ô, hàng và / hoặc cột trong câu hỏi và đi đến "Định dạng ô", có thể truy cập thông qua ruy-băng ("Trang chủ" → "Ô" → "Định dạng") hoặc phím tắt Ctrl+ 1.

Trên tab "Số", chọn Danh mục = "Tùy chỉnh" và nhập "Loại":

""; ""; ""; ""

hoặc đơn giản

;;;

Điều này báo cho Excel hiển thị một chuỗi trống nếu ô chứa số dương, số âm, số không hoặc văn bản (không phải số). Vì vậy, bất kỳ giá trị nào không phải là lỗi sẽ được ẩn trên màn hình và khi được in.

Nếu bạn đang sử dụng Office 2010, trong "Tệp -> In -> Thiết lập trang -> Trang tính (tab)", cài đặt cho "Vùng in" sẽ là thứ bạn đang tìm kiếm. Trong ví dụ của tôi, chỉ các cột A: J sẽ được in; tuy nhiên, mọi thứ được hiển thị khi xem trên màn hình.

Đây là những gì hộp thoại trông giống như:

^{(Bấm vào hình để phóng to)}

Điều này cũng có thể được truy cập dưới dạng "Bố cục trang" → "Thiết lập trang" → (nút góc) → "Thiết lập trang" → "Trang tính":

Giải pháp này không yêu cầu bạn thực hiện hành động đặc biệt trước và sau mỗi lần bạn cần in tệp. Nó được xây dựng dựa trên ý tưởng sử dụng một khu vực in ấn trực tuyến, theo đề xuất của Terence và Don Livezey. Đặt (các) ô mà bạn không muốn in bên ngoài khu vực in. Nếu điều đó đủ tốt cho bạn, bạn đã hoàn thành.

Nhưng bạn có thể muốn (các) ô bị loại trừ xuất hiện bên trong vùng in khi bạn chỉnh sửa trang tính. Trong trường hợp đó, đối với mỗi ô mà bạn muốn hiển thị nhưng không in:

• Chèn một hình dạng khác. (Một hình chữ nhật hoạt động tốt nhất.) Đặt nó trên ô nơi bạn muốn dữ liệu xuất hiện. Định dạng trực quan như bạn muốn. Nó có thể là tốt nhất để không có đường biên giới. Đặt màu tô thành bất cứ thứ gì bạn muốn cho màu nền hoặc không tô màu để cho màu tô của ô bên dưới hiển thị (và làm cho hình dạng trở nên vô hình).
• Định cấu hình hình dạng để hiển thị nội dung của ô mong muốn, bằng cách chọn hình dạng và sau đó nhập một tham chiếu (ví dụ =D15:) vào thanh công thức ở trên cùng . Đừng chỉ gõ vào hình dạng; nếu bạn làm điều đó, công thức ( =D15) sẽ hiển thị theo nghĩa đen.
• Nhấp chuột phải vào hình dạng và chọn Định dạng hình dạng hình chữ nhật. Bên dưới Thuộc tính, bạn có thể chọn nếu hình dạng được in hay không (bằng cách xóa hộp kiểm Đối tượng In ấn). (Trong Excel 2013, mục này nằm trong Tùy chọn hình dạng của chế độ Tùy chọn

Khi tôi cần làm những gì bạn đang nói, điều tôi sẽ làm là:

Sử dụng chức năng trong trình soạn thảo mã (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

để ẩn các cột hoặc hàng, thực hiện in ra và sau đó bỏ ẩn chúng.

Thí dụ:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Hoặc thay đổi phần tương ứng để ẩn các cột (ví dụ này ẩn các cột B và D):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Hoặc ẩn tất cả các hàng với một ô trống trong cột A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Liên kết:

• Ẩn hàng, cột hoặc ô khi bạn in một trang tính
• Ngăn chặn in các tế bào cụ thể
• Làm cách nào để thêm VBA trong MS Office?

Tôi đã giải quyết vấn đề tương tự bằng cách tạo một trang riêng và sao chép một liên kết đến thông tin trong đó. Để làm điều này, làm nổi bật toàn bộ trang tính ban đầu và sao chép nó ( Ctrl+ C). Chuyển đến trang tính mới và nhấp chuột phải vào ô đầu tiên. Chọn biểu tượng liên kết trong Tùy chọn dán. Mọi thứ được dán sẽ không được định dạng, vì vậy bạn sẽ phải sửa lỗi này. Các ô trống sẽ chứa số không. Điều này có thể được khắc phục bằng cách đi tới "Tệp" → "Tùy chọn" → "Nâng cao" và bỏ chọn hộp "Hiển thị số 0 trong các ô có giá trị 0".

Bây giờ bạn có thể xóa bất kỳ ô, hàng hoặc cột nào mà bạn không muốn xuất hiện trên bản in. Trang in sẽ cập nhật khi bạn cập nhật trang gốc.

Nếu, giống như tôi, bạn có một tờ cơ sở mà bạn sao chép trong các khoảng thời gian hoặc mục đích khác nhau, bạn có thể tạo bảng in này cho trang cơ sở. Khi bạn cần một cặp mới, chỉ cần sao chép cả hai tờ và tờ in mới sẽ liên kết với trang tính mới.

Tôi không có đủ điểm danh tiếng để nhận xét về các bài đăng khác, vì vậy tôi sẽ thêm "câu trả lời" với một số quan sát. Tôi có cùng nhu cầu hoặc tương tự, và có những ưu và nhược điểm đối với các phương pháp khác nhau.

• Cài đặt vùng in: Điều này có thể hoạt động tùy thuộc vào bố cục của trang tính, nhưng nó không xử lý quá tốt việc chọn vùng in không liền kề. Hoặc, có lẽ nó xử lý nó rất tốt, nhưng cách tiếp cận được chọn không hoạt động trong trường hợp của tôi. Ví dụ: nếu tôi có bảng tính có các cột AE và tôi muốn ẩn các cột B và D khi in, thì nó sẽ đặt mỗi cột được in {A, C, E} trên một trang riêng. Không thực sự những gì tôi muốn.

• Đặt văn bản thành màu trắng trên nền trắng: Có thể hoạt động trong một số trường hợp, nhưng THƯỞNG THỨC nó không ngăn chặn dữ liệu ẩn bị rò rỉ. Nếu bạn đang cố gắng che giấu thông tin nhạy cảm, hãy biết rằng nếu bạn in ra PDF, dữ liệu sẽ vẫn có trong tệp PDF. Mặc dù nó là màu trắng trên nền trắng, nó vẫn ở đó và có thể được sao chép / dán ra khỏi tệp PDF.

Tôi thích cách tiếp cận sử dụng macro để ẩn các cột đã chọn khi in, mặc dù tôi nhận ra rằng có thể không áp dụng được hoặc là lựa chọn tốt nhất trong mọi tình huống.

Bạn có thể "ẩn" toàn bộ hàng hoặc cột bằng cách nhấp chuột phải vào hàng / cột và chọn "Ẩn". Điều này sẽ ngăn hàng / cột được in (hoặc hiển thị). Nếu bạn có nhiều hàng / cột, bạn có thể đánh dấu chúng bằng cách "nhấp kéo" nếu chúng nằm cạnh nhau hoặc bằng Ctrl+ nhấp nếu chúng không nằm cạnh nhau. Khi các hàng / cột bị ẩn, số / chữ cái của chúng không được hiển thị. Để bỏ ẩn chúng, chỉ cần tô sáng các hàng / cột ở hai bên và "nhấp chuột phải" và chọn "Bỏ ẩn".

Tôi không chắc chắn nếu bạn có thể ngăn các ô riêng lẻ in ngoài việc thay đổi màu phông chữ. Bạn có thể tự động hóa điều này với định dạng có điều kiện.

Bên cạnh việc ẩn các cột hoặc hàng như được đề xuất ở trên. Bạn có thể xem Chế độ xem tùy chỉnh như một cách đơn giản để áp dụng và hủy áp dụng những gì bạn không muốn hiển thị.

Chẳng hạn, nếu bạn in một cột cho nhân viên bán hàng, cột khác cho kho và cột khác với mọi thứ, bạn có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh cho từng cột và dễ dàng chuyển sang một trong hai.

Một cách đơn giản khác là tạm thời xóa nội dung của ô bằng cách tô sáng các ô đã chọn - nhấp chuột phải và chọn "Xóa nội dung".

Bây giờ bạn có thể in và sau đó nhấp vào nút Hoàn tác và tất cả đã trở lại bình thường.

Tôi đã đi xuống con đường "nội dung rõ ràng" và có thể nói rằng vào một ngày bận rộn, không khó để quên hoàn tác một cái gì đó chỉ vì mục đích in ấn.

Quá trình của tôi bao gồm có tab "làm việc" (nguồn), với thông báo "không chạm" đến bất kỳ đồng nghiệp nào làm việc trong tệp của tôi, cũng như tab "in" (đích) rút trực tiếp từ tab làm việc mà không phải lo lắng về việc xóa, giấu, hoặc nhớ để đặt lại.

Khi tôi cập nhật nguồn, đích đến sẽ nhận được tất cả thông tin cần thiết và tôi không mất nhiều giờ làm việc nên đã sao lưu tốt hơn.

Ngoài ra, sao lưu các tập tin của bạn, hehe.

Chúc mừng

Để ngăn hàng hoặc colum in, bạn có thể ẩn nó khỏi chế độ xem:

1. Chọn hàng (s) / cột (s)
2. Nhấp chuột phải vào nó
3. Chọn "Ẩn" trong menu ngữ cảnh

Cách altenative là tạo nhóm và sau đó thu gọn nó:

1. Chọn hàng (s) / colum (s)
2. Chọn dữ liệu tab (trong ribbon) -> Nhóm nút trong Outline nhóm

Bây giờ bạn có thể nhanh chóng thu gọn / mở rộng hàng (s) / colum (s) để chỉnh sửa / in.

Ngoài ra hãy xem video mô tả nhiều cách để ẩn các ô (bao gồm cả mô tả ở trên).

Ghi nhớ lời khuyên trước đó rằng phông chữ trắng có thể hiển thị khi in PDF, tôi sử dụng kỹ thuật sau:

Sử dụng một ô bên ngoài vùng in với mục nhập "1" hoặc "0".

Sau đó tôi đề cập đến trường này trong định dạng có điều kiện của tất cả các ô bắt buộc không được in.

Nếu A1=0sau đó đặt định dạng thành phông chữ màu trắng.

Nếu A1=1sau đó đặt định dạng thành màu đen hoặc bất kỳ phông chữ màu nào bạn muốn.

Dòng thứ hai có thể không được yêu cầu nhưng cũng cho phép bạn đánh dấu các khu vực bằng cách sử dụng các số khác nhau cho một phạm vi hoặc một ô cho nền, viền và phông chữ bạn chọn bằng cách chọn một phạm vi số trong ô A1.