Tiện ích của Fax qua Email khi cả hai đều có sẵn

Có bất kỳ lợi ích nào còn lại để gửi tài liệu qua Fax trái ngược với email không? (giả sử rằng cả người gửi và người nhận đều có quyền truy cập vào một trong hai công nghệ). Ví dụ: có trường hợp Fax nào an toàn hoặc thuận tiện hơn Email không?

Một lý do thực sự lớn là chữ ký và luật pháp. Ví dụ: ở một số quốc gia, bạn chỉ có thể fax chữ ký trong khi sử dụng chữ ký điện tử sẽ yêu cầu bạn phải có chữ ký số chính thức (thường được lưu trên thẻ thông minh, nếu nó tồn tại ở nơi đầu tiên và đôi khi có ít "hiệu lực" hơn so với chữ viết tay chữ ký), sau đó lấy đầu đọc thẻ thông minh, cài đặt phần mềm trung gian có thể hoạt động với chương trình bạn muốn sử dụng để ký tài liệu và sau đó người nhận cũng có thể cần có chương trình hoạt động với chữ ký số để xác nhận , và như vậy cho toàn bộ chuỗi.

Không có gì lạ khi một số doanh nghiệp cần gửi tài liệu đã ký cho hàng chục cơ quan quản lý chính phủ, cơ quan, ngân hàng khác nhau, v.v và tất cả mọi người sẽ phải được đào tạo và trang bị để sử dụng chữ ký số. Việc chuẩn bị như vậy có thể được thực hiện ở một cấp độ của một quốc gia, nhưng điều gì xảy ra nếu bạn nhận được e-mail có chữ ký từ một quốc gia khác (khi chữ ký thậm chí còn quan trọng hơn vì người khác không thể tự mình đến và ký một tài liệu thư mất thời gian và tiền bạc).

Ngoài ra toàn bộ quá trình gửi thư xác thực là một chút phức tạp. Đối với một nhân viên văn phòng đơn giản, việc sử dụng fax thường dễ dàng hơn và sau đó tập trung vào thực hiện công việc mà anh ta phải làm.

Vì vậy, về cơ bản lý do chính là quán tính của xã hội. Mọi người cần phải làm quen với e-mail và hầu như mọi người đều đã quen với việc sử dụng fax, vì vậy việc chuyển đổi không dễ dàng.

Một vấn đề khác là làm thế nào là khó khăn để truy cập tài liệu. Sử dụng fax, bạn có thể dễ dàng gửi ghi chú viết tay, hoặc lấy tài liệu và gạch chân nó bằng tay, v.v. Trên máy tính những thứ "đơn giản" như vậy phức tạp hơn một chút. Ví dụ: nếu bạn có tài liệu trên máy tính, bạn cần in nó, chỉnh sửa bằng tay rồi quét hoặc chỉnh sửa nó trên máy tính và mọi người thường không sử dụng để giao tiếp với máy tính khi họ Được sử dụng để giao tiếp với một cây bút chì. Ngoài ra, chuột rất khó sử dụng để vẽ và máy tính bảng đồ họa thường không phải là một phần của máy tính văn phòng tiêu chuẩn.

Fax tài liệu chính thức với chữ ký và những thứ như thế chỉ giúp mọi người ở cuối nhận dễ dàng hơn. Họ không phải trải qua hàng tấn giấy tờ, thay vào đó, fax sẽ xử lý nó VÀ sẽ hiển thị số fax của bạn ở trên cùng (để dễ dàng tổ chức).

Tôi không nghĩ rằng fax có bất kỳ lợi thế đáng kể nào so với email ngoài điều này. Trong tương lai gần, bạn có thể có một loại 'máy email' nơi các công ty sẽ có một máy chủ email với một email đặc biệt cho mỗi bộ phận. Mỗi email nhận được sẽ đi qua các bộ lọc để loại bỏ bất kỳ loại thư rác nào và chỉ chấp nhận các email hợp pháp. Sau đó, máy sẽ bắt những email này, gửi chúng đến 'máy email' của bộ phận được đề cập và nó sẽ tự động được in ra.

Tôi không biết nếu một cái gì đó như thế này tồn tại, nhưng nó thật tuyệt :)

Fax được ưu tiên gửi email khi các tài liệu hợp pháp hoặc quan trọng sẽ được gửi bởi vì như một phản hồi trước đó được chỉ ra khi bạn gửi fax, bạn được đảm bảo rằng nó đã đến. Khi bạn gửi email, không có gì đảm bảo rằng nó đã đến - không nhận được tin nhắn trả lại không phải là một sự đảm bảo khi đến.

Một bản fax chỉ có thể được gửi nếu có máy fax sẵn sàng và chờ nhận. Nếu bạn nhận được thông báo rằng fax đã được gửi, bạn biết rằng số fax ở đầu kia đã nhận được.

Liên quan đến việc nó đã được chọn hoặc đọc bởi một người không liên quan trong nhiều trường hợp. Nếu bạn đang gửi một tài liệu pháp lý, bạn cần biết rằng nó đã được nhận. Tùy thuộc vào người nhận để đọc nó và sắp xếp để nhận nó. Nó giống như khi bạn gửi thư đã đăng ký đến địa chỉ. Bạn có bằng chứng giao hàng và đó là tất cả những gì bạn cần. Công việc của bạn đã hoàn thành và tùy thuộc vào người nhận mở và đọc thư đó. Nếu họ không hoàn toàn là trách nhiệm của họ. Vì vậy, fax sẽ an toàn hơn nếu bạn muốn có bằng chứng nhận tài liệu. Đó là lý do tại sao các công ty trong lĩnh vực tài chính và pháp lý phụ thuộc rất nhiều vào fax để liên lạc tài liệu từ xa, đặc biệt là với luật truy xuất nguồn gốc - không ai có thể tranh luận rằng bạn không bao giờ gửi fax nhưng họ có thể lập luận rằng họ không bao giờ nhận được email.

Khi bạn gửi fax, bạn sẽ biết liệu người kia có nhận được không, vì không có phương pháp xác thực nào để xác nhận rằng bên kia đã nhận và đọc thư của bạn (theo như tôi biết).
Ngoài ra nếu bạn không chắc chắn rằng tệp đính kèm có thể được mở ở đầu kia, bạn có thể sử dụng fax.

Vì vậy, công nhận tài liệu và khả năng đọc được đảm bảo là hai tình huống mà bạn có thể cân nhắc gửi fax thay vì email.

Fax thường được gửi qua đường dây điện thoại và dữ liệu không bị gián đoạn và không bị chặn tại bất kỳ số điểm nào qua internet như tin nhắn email. Ngoài ra, fax không thể dễ dàng hoặc nhầm lẫn được chuyển tiếp đến một bên ngoài ý muốn như một email bí mật.

Tóm tắt từ ghi chú của tôi / các nguồn khác:

Tôi cảm thấy mệt mỏi khi lấy tài liệu, in ra, ký tên và quét lại.

Vì vậy, những gì tôi đã làm là quét chữ ký và tên viết tắt của tôi. Sau đó, khi tôi nhận được một tài liệu, tất cả những gì tôi phải làm là "Thêm hình ảnh" để đặt chữ ký và tên viết tắt của mình vào đúng chỗ.

Bây giờ, đây là vấn đề - Nếu tôi gửi nó cho ai đó, có vẻ như họ có thể xóa chữ ký của tôi (hình ảnh).

Ngay cả khi tôi đặt Thuộc tính thành "Đã khóa", có vẻ như người tiếp theo có thể bỏ chọn hộp Khóa và xóa nó.

Có cách nào để làm điều này vĩnh viễn, để không ai (hoặc ít nhất là không ai ngoài tôi) có thể xóa hoặc sửa đổi nó?

Hình ảnh được thêm bởi Foxit Reader nằm ở lớp chú thích.

Tổ chức / Làm phẳng trang. . . để tạo chữ ký ở lớp tài liệu và nó không thể bị xóa bởi những người khác.

Sau đó đặt "Sửa đổi tài liệu" trong giới hạn tài liệu thành "Không được phép".

Sau đó, thêm mật khẩu vào PDF và gọi điện thoại cho người nhận.

Hoặc, bạn có thể tạo 1.000 mật khẩu gồm 20 chữ số trong bảng tính, được đánh số từ 1 đến 1.000. Mật khẩu bảo vệ điều đó, gửi e-mail cho người nhận và gọi cho anh ta mật khẩu. Sau đó, bạn có thể gửi e-mail mật khẩu PDF được bảo vệ thông qua e-mail và bao gồm trong e-mail đó là mật khẩu số 0850 hoặc một cái gì đó.

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc PDF ngồi trên một số máy chủ mãi mãi và

Người duy nhất sẽ nhìn thấy nó là người mà bạn đã cung cấp mật khẩu.

Vì vậy, IMO, PDF có thể được thực hiện an toàn hơn fax.

Tôi đã được một công ty bảo hiểm yêu cầu fax hoặc gửi email thông tin ngân hàng. Tôi đã chọn fax trường cũ đơn giản vì cơ hội bị chặn bởi bên thứ ba là ít hơn nhiều. Nhưng chủ yếu là vì email cùng với thông tin ngân hàng của tôi sẽ vẫn còn trên máy chủ email của tôi và trên máy chủ của công ty bảo hiểm, về mặt pháp lý trong một thời gian dài và có lẽ là mãi mãi. Với các vụ hack email gần đây, nó không đáng để mạo hiểm.