Tôi đang giúp người dùng với Outlook 2010. Họ có một hộp thư lớn mà họ muốn đồng bộ hóa qua IMAP, nhưng chúng tôi muốn không đồng bộ hóa toàn bộ để giữ cho Outlook hoạt động tốt. Rất nhiều ứng dụng email (đặc biệt là ứng dụng trên điện thoại thông minh) cho phép bạn nói "Chỉ đồng bộ hóa quá khứ .... ngày" trong đó bạn có thể chọn một tuần, một tháng, hai tháng, v.v. Outlook có cho phép điều này hay không bất kỳ cách nào tôi có thể giả mạo chức năng?

Không có cách nào tôi biết để làm điều đó. Bạn chỉ có thể chọn tải xuống các tiêu đề hoặc toàn bộ e-mail (theo khuyến cáo của tôi). Tôi cũng khuyên bạn nên dạy người dùng không lưu trữ quá nhiều mục trong một thư mục, vì điều đó dường như ảnh hưởng đến hiệu suất. Nói chung, đối với IMAP, nó chỉ chậm với các hộp thư lớn hơn.

Cuối cùng, nếu bạn muốn hiệu suất tuyệt vời với hộp thư lớn và thời gian đồng bộ hóa nhanh, tôi không thể khuyên bạn nên lưu trữ Exchange đủ. Tôi có nhiều khách hàng sử dụng nó, bao gồm cả văn phòng luật sư nơi họ phải giữ mọi thứ và nó hoạt động rất tốt. Một số người dùng có càng nhiều càng tốt 12GB mail, và nó sẽ đồng bộ những thay đổi tiêu đề trong vài giây từ một máy chủ 3000 dặm .... chỉ sau đó làm nó kéo các cơ quan và file đính kèm.

Nếu bạn chọn đi theo con đường này, hãy quay lại và tôi có thể đưa ra một số lời khuyên cụ thể về cách di chuyển, bởi vì tôi đã gặp vô số cạm bẫy khi lần đầu tiên tôi chuyển từ IMAP sang Exchange, kể cả tôi sẽ đi với ai và tại sao.

Tôi xử lý một chút khác biệt với cùng một vấn đề, trong đó người dùng muốn sử dụng Outlook với Google Apps for Business. Bạn chỉ có thể đi tới cài đặt Gmail và trong tab "Chuyển tiếp và POP / IMAP", thay đổi tùy chọn "Giới hạn thư mục IMAP để chứa không quá nhiều thư này" thành 1000 (là số thấp nhất). Điều này sẽ khiến Outlook chỉ tải xuống 1000 email mới nhất. Nó hoạt động mà không có vấn đề.

Vì bạn đang sử dụng Gmail, bạn có thể xem xét Google Apps Sync cho Microsoft Outlook. Nó cho phép bạn đặt giới hạn kích thước hộp thư cứng cho Outlook. Ví dụ: nếu bạn đặt giới hạn thành 1 GB, công cụ Đồng bộ hóa sẽ bắt đầu xóa các tin nhắn cũ hơn khi bạn đạt giới hạn (mặc dù các email vẫn có sẵn trong Gmail!)

Thông tin thêm về điều này: https://support.google.com/a/ hỗ trợ các thành viên khác

Tải xuống tại đây: www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html

Đây là một lời giải thích rất hay mà tôi tìm thấy trên trợ giúp của Microsoft Office:

Bấm vào Tệp> Cài đặt tài khoản> Cài đặt tài khoản

Chọn một tài khoản Exchange, sau đó bấm Thay đổi

Trong Cài đặt ngoại tuyến, di chuyển thanh trượt đến lượng thời gian mong muốn, chẳng hạn như Tất cả, 12 tháng, 6 tháng, 3 tháng hoặc 1 tháng.

Ví dụ: nếu bạn di chuyển thanh trượt đến 3 tháng, chỉ thư trong ba tháng qua sẽ được đồng bộ hóa với tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) của bạn từ máy chủ Exchange. Các mục cũ hơn 3 tháng chỉ nằm trong hộp thư của bạn trên máy chủ. Bạn có thể thay đổi cài đặt này bất cứ lúc nào.

Thay đổi số lượng thư để giữ ngoại tuyến (trả lời câu hỏi "Chỉ đồng bộ hóa quá khứ .... ngày")

Chỉ tải xuống tiêu đề

1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi / Nhận, trỏ đến Cài đặt gửi / nhận, sau đó bấm Xác định nhóm gửi / nhận.
2. (Phím tắt trên bàn phím) Để mở hộp thoại Gửi / Nhận nhóm, nhấn CTRL + ALT + S.
3. Chọn nhóm Gửi / Nhận mà bạn muốn sửa đổi, rồi bấm Chỉnh sửa.
4. Đối với bất kỳ thư mục nào bạn chọn để đưa vào gửi / nhận, trong Tùy chọn thư mục, chỉ chọn Tải xuống tiêu đề.
5. Lặp lại bước trước cho mỗi thư mục được bao gồm trong gửi / nhận.

Tải xuống các mục và tệp đính kèm nhỏ hơn kích thước đã chỉ định

1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi / Nhận, trỏ đến Cài đặt gửi / nhận, sau đó bấm Xác định nhóm gửi / nhận.

2. (Phím tắt trên bàn phím) Để mở hộp thoại Gửi / Nhận nhóm, nhấn CTRL + ALT + S.

3. Chọn nhóm Gửi / Nhận mà bạn muốn sửa đổi, rồi bấm Chỉnh sửa.

4. Đối với bất kỳ thư mục nào bạn chọn để đưa vào gửi / nhận, trong Tùy chọn thư mục, chọn Tải xuống mục hoàn chỉnh bao gồm tệp đính kèm và sau đó chọn Tải xuống chỉ tiêu đề cho các mục lớn hơn n KB.

5. Nhập kích thước tối đa của các mục mà bạn muốn tải xuống. Bạn có thể chỉ định kích thước từ 1 KB đến 9999 KB. Nếu một mục lớn hơn số bạn nhập, chỉ tiêu đề cho mục đó được tải xuống.

6. Lặp lại bước trước cho mỗi thư mục được bao gồm trong gửi / nhận.

Tạo bộ lọc đồng bộ hóa tài khoản Microsoft Exchange

Tính năng này yêu cầu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 hoặc Exchange Server 2007. Hầu hết các tài khoản cá nhân và gia đình không sử dụng Microsoft Exchange. Để biết thêm thông tin về tài khoản Microsoft Exchange và cách xác định phiên bản Exchange mà tài khoản của bạn kết nối với, hãy xem các liên kết trong phần Xem thêm.

Bộ lọc đồng bộ hóa cho phép bạn chọn mục nào được tải xuống hoặc lưu trong tệp Thư mục ngoại tuyến (.ost). Tệp .ost được sử dụng khi bạn làm việc ngoại tuyến hoặc sử dụng Chế độ trao đổi bộ đệm.

1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục có nội dung bạn muốn lọc khi tải xuống từ Exchange, sau đó bấm Thuộc tính.
2. Bấm vào tab Đồng bộ hóa, sau đó, trong Đồng bộ hóa được lọc, bấm Lọc.
3. Làm một điều trong số sau đây:
   • Để lọc bằng cách sử dụng các tiêu chí bổ sung như danh mục hoặc mức độ quan trọng, hãy nhấp vào tab Lựa chọn khác, sau đó chọn các tùy chọn mà bạn muốn.
   • Để lọc bằng cách sử dụng các trường bổ sung hoặc tùy chỉnh, bấm vào tab Nâng cao, rồi chọn tùy chọn bạn muốn.

Lần sau khi thư mục được đồng bộ hóa, mọi mục mới hoặc sửa đổi trong tệp .ost sẽ được tải lên, tất cả các mục khớp với bộ lọc sẽ được tải xuống và các mục không khớp với bộ lọc sẽ bị xóa khỏi bản sao cục bộ.

Giảm kích thước tải xuống thư (cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn)

Bạn có thể chỉ định một số tin nhắn mới nhất để đồng bộ hóa trong Gmail> Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP> Giới hạn thư mục IMAP không chứa nhiều hơn nhiều tin nhắn này> đặt số lượng mong muốn.