Mẹo và thủ thuật Microsoft Outlook để cải thiện trải nghiệm người dùng? [đóng cửa]

Tôi là một trong những người dùng Microsoft Outlook nặng, hiện đang làm việc trên phiên bản 2007. Chúa biết công cụ này nặng và có thể áp đặt các vấn đề. Tôi tự hỏi đám đông Siêu người dùng phải đề xuất gì để cải thiện trải nghiệm sử dụng.

Một số gợi ý của riêng tôi:

1. Luôn hoạt động ở chế độ được lưu trong bộ nhớ cache (Công cụ -> Cài đặt tài khoản -> Thay đổi -> Sử dụng Chế độ trao đổi được lưu trong bộ nhớ cache)
2. Sử dụng khả năng lưu trữ cục bộ của Outlook
3. Sử dụng trình đọc RSS của Outlook - đơn giản và cho phép truy cập ngoại tuyến vào nguồn cấp dữ liệu của bạn
4. Nếu bạn có đăng ký e-mail đến tạp chí, blog, v.v. - hãy tạo thư mục con để giữ chúng và quy tắc tự động di chuyển chúng đến đó khi chúng đến (một quy tắc cho mỗi đăng ký, dựa trên e-mail của người gửi.)

Bạn cũng có thể chia sẻ các đề xuất yêu cầu cấu hình của Exchange Server, cho những người trong chúng ta, những người có thể đưa chúng đến các nhà quản lý CNTT của họ.

Đề xuất của bạn là gì?

PS: "Sử dụng Gmail" không phải là câu trả lời được chấp nhận, một số người trong chúng tôi không kiểm soát hệ thống email nào chúng tôi sử dụng ...

Tôi sử dụng gửi thư chậm trễ của tôi. Bạn chỉ cần tạo một quy tắc mới trì hoãn việc gửi thư theo một số phút được chỉ định.

Tôi có quy tắc Hộp thư đến bằng không. Khi tôi đọc email, tôi di chuyển nó sang một thư mục khác để mọi thứ trong Hộp thư đến đều mới và / hoặc có thể thực hiện được. Nếu có thể thực hiện được, tôi thường thực hiện hành động và gửi email nhanh chóng để Hộp thư đến của mình trống hết mức có thể.

Đây là macro cơ sở của tôi. Nó di chuyển các tin nhắn đã chọn trong ngăn thông báo hoặc tin nhắn đang mở hiện tại vào thư mục "Hộp thư đến cá nhân" của thư mục PST. Bạn sẽ phải thay đổi tên và thư mục tệp PST nếu tên của bạn khác. Tôi tạo các nút macro trên thanh công cụ Outlook chính và trên thanh công cụ Read Message Window. Nó là tốt nhất nếu bạn ký macro của bạn là tốt.

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Nhấp chuột phải vào biểu tượng khay hệ thống Outlook và chọn "Ẩn khi thu nhỏ". Nhiều không gian hơn cho các ứng dụng khác trên thanh tác vụ luôn được hoan nghênh :)

Tôi đã thêm một macro để kiểm tra xem tôi đã nhập một chủ đề trước khi gửi.

1. Nhấn Alt + F11. Điều này sẽ mở trình soạn thảo Visual Basic

2. Trên ngăn bên trái, người ta có thể thấy các đối tượng Microsoft Outlook Outlook hoặc hoặc Project Project1 ″, mở rộng điều này. Bây giờ người ta có thể nhìn thấy các This This Thisututookession.

3. Nhấp đúp chuột vào trên This ThisOutLookSession. Nó sẽ mở ra một khung mã.

4. Sao chép và Dán mã sau vào khung bên phải. (Ngăn mã)

Mã số:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Bạn cũng sẽ phải ký macro - xem câu trả lời của tôi cho câu hỏi này .

Tôi thích khả năng mở nhiều hơn một cửa sổ Outlook, ví dụ: một cho email, một cho các tác vụ hoặc lịch, khi tôi đang làm việc với nhau. Nhấp chuột phải vào một mục trong ngăn dẫn hướng:

Chọn 'Mở trong cửa sổ mới'. Tôi đã bị thuyết phục rằng có một phím tắt cho việc này, nhưng tôi không thể làm cho nó hoạt động từ bộ nhớ cơ, hoặc tìm thấy nó trên web hoặc trong danh sách phím tắt đầy đủ chính thức!

Ngoài ra, gắn với một cửa sổ, nhưng sử dụng phím tắt để di chuyển giữa lịch, danh bạ, email, v.v.

ctrl + 1 Chuyển sang thư.
ctrl + 2 Chuyển sang Lịch.
ctrl + 3 Chuyển sang Danh bạ.
ctrl + 4 Chuyển sang Nhiệm vụ.
ctrl + 5 Chuyển sang Ghi chú.
ctrl + 6 Chuyển sang Danh sách thư mục trong ngăn dẫn hướng.
ctrl + 7 Chuyển sang Phím tắt.

Nói chung, những gì tôi thấy rất hữu ích là tìm hiểu một số phím tắt cho các thao tác tôi sử dụng thường xuyên nhất - giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể khi được thêm vào trong một ngày hoặc một tuần, vì tôi dành nhiều thời gian cho Quan điểm. Danh sách rất đầy đủ ở đây

và cũng ở đây

Đáp lại bình luận của Slink84 về việc quên thực sự đính kèm tệp đính kèm Tôi đã thực hiện tìm kiếm nhanh và tìm thấy mục blog này mô tả quá trình tạo một macro như vậy.

Tôi đã không sao chép nó ở đây vì nó khá dài.

Tùy chọn thu hồi khá hữu ích khi bạn quên điều gì đó về thư bạn đã gửi.

Đã gửi thư-> nhấp đúp chuột vào thư -> Các hành động khác -> gọi lại

Tôi gặp ác mộng về hộp thư điện tử - Tôi sử dụng Bối cảnh rõ ràng này