Có cách nào để sử dụng Trình tìm phòng mà không có Danh sách phòng không?

Tôi đang sử dụng Outlook 2010 và Quản trị viên Exchange của chúng tôi có hộp thư được thiết lập cho nhiều phòng họp có sẵn tại các cơ sở của chúng tôi. Tuy nhiên, dường như họ không có bất kỳ Danh sách phòng nào được định cấu hình. (Tôi thu thập thông tin này vì tôi không thấy menu thả xuống "Hiển thị danh sách phòng". Nhưng tôi thấy trống "Chọn phòng có sẵn" và "Thời gian được đề xuất".)

Có cách nào để tôi vẫn có thể sử dụng chức năng tiện lợi (thông qua một số loại Sổ địa chỉ phòng địa phương hoặc tương tự) của Trình tìm phòng mà không có Danh sách phòng được tạo trên máy chủ Exchange không?

Cách duy nhất Danh sách phòng được cấu hình là CHỈ bởi quản trị viên Exchange. Cá nhân tôi đã không tìm thấy bất kỳ cách tốt để bỏ qua điều này. Những gì bạn có thể muốn làm là cấu hình một hoặc nhiều danh sách địa chỉ địa phương chỉ chứa các phòng hội nghị. Sau đó chọn chúng khi lên lịch và MỞ RỘNG danh sách và xóa các mục không phù hợp với bạn. Thật thú vị, khi bạn làm điều đó, công cụ tìm phòng sẽ cho biết thời điểm nào có xung đột và thời điểm nào không. Cho phép bạn dễ dàng tìm thấy một căn phòng.

Từ những gì tôi phát hiện ra, Trình tìm phòng sẽ chỉ hoạt động nếu bạn sử dụng hộp thoại "Chọn phòng" chuyên dụng (có sẵn thông qua các nút "Phòng ..." hoặc "Thêm phòng ...") và trực tiếp vào phòng ở đó. Khi bạn chỉ định các phòng theo những cách khác, ví dụ như trong trường Đến hoặc danh sách Tất cả người tham dự, Người tìm phòng sẽ coi các phòng là người tham dự thường xuyên, và ví dụ không hiển thị chúng là "phòng có sẵn" trong danh sách Thời gian được đề xuất.

Vì vậy, cách đơn giản để sử dụng Trình tìm phòng là chọn thủ công nhiều phòng trong hộp thoại "Chọn phòng".

Điều này tuy nhiên có thể bất tiện nếu bạn có một danh sách dài các phòng ứng cử viên. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng Nhóm Liên hệ địa phương. Tạo một nhóm như vậy, đặt tên là "Phòng của tôi" và thêm các phòng vào nhóm mà bạn muốn xem xét cho các cuộc họp. Sau đó, tạo Cuộc họp mới và sử dụng nhóm theo cách sau:

1. Nhập tên nhóm "Phòng của tôi" trong trường Đến
2. Nếu Outlook chưa nhận ra nhóm, hãy nhấp vào "Kiểm tra tên"
3. Nhấp vào dấu cộng ở bên trái "Phòng của tôi" và xác nhận hộp thoại
4. Cắt tất cả các phòng trong trường To ( CTRL+ A, CTRL+ X)
5. Nhập người tham dự
6. Mở hộp thoại "Chọn phòng" ( ALT+ Mhoặc nhấp vào nút Phòng ở bên phải hộp văn bản vị trí)
7. Dán các phòng trong trường Rooms và xác nhận hộp thoại ( CTRL+ V, ENTER)

Bây giờ chương trình Tìm phòng sẽ hiển thị các phòng có sẵn từ danh sách phòng ứng cử viên cá nhân của bạn.

Đây có thể là một giải pháp thay thế khả thi: Tùy chỉnh Biểu mẫu Outlook yêu cầu cuộc họp mới (support.office.com) . Về cơ bản, bạn tạo mẫu cuộc họp của riêng mình được điền trước với các phòng bạn muốn:

• Mở Outlook và tập trung vào thư mục Lịch của bạn
• Từ menu chọn Công cụ -> Biểu mẫu -> Mẫu thiết kế
• Trong phần Tìm kiếm trong: Hãy thả xuống, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn Thư viện biểu mẫu chuẩn, chọn tô sáng Cuộc họp về danh sách trong danh sách các biểu mẫu có sẵn và nhấp vào Mở
• Thêm các phòng bạn muốn vào cuộc họp
• Nhấp vào Công cụ của Wikipedia -> Biểu mẫu -> Xuất bản biểu mẫu dưới dạng và lưu nó trong Thư viện biểu mẫu cá nhân của bạn.
• Sử dụng hình thức mới này để tạo các cuộc họp trong tương lai!

Có lẽ có một cách hay để tạo một lối tắt đến biểu mẫu mới đó và bật nó lên ruy băng ....

Giải pháp tốt nhất mà cá nhân tôi đã tìm thấy là thêm khối phòng tôi muốn chọn vào trợ lý lập lịch và sau đó chọn Save-As và chọn "Mẫu Outlook" làm loại tệp và lưu tệp ở đâu đó tiện dụng. Tôi có một tệp mẫu cho mỗi tầng của tòa nhà tôi đang ở. Tôi chỉ cần vào thư mục tài liệu của mình và mở tệp mẫu từ đó cho tầng tôi muốn đặt. Nếu bạn làm điều này, hãy đảm bảo bạn để trống ô Chủ đề và Tới trước khi lưu.

Tôi vẫn chưa tìm được cách hiển thị công suất phòng trên màn hình Trợ lý Lập lịch. Nếu điều đó có thể được thực hiện mà không cần phải đi vào nút Thêm phòng, tôi sẽ vô cùng hạnh phúc.