Xóa email từ người gửi sau x ngày?

Tôi có một ứng dụng web gửi cho tôi nhiều email chỉ dành cho mục đích thông báo - và vì vậy, không quan trọng. Có thể có rất nhiều trong số này mỗi ngày, và đôi khi tôi quên xóa chúng.

Tôi đang sử dụng máy chủ thư Microsoft Exchange và không có quyền quản trị viên.
Có cách nào để tôi có thể thiết lập / định cấu hình từ Outlook một quy trình xóa email khỏi một người gửi cụ thể sau một khoảng thời gian không?

Tôi đã thực hiện điều này bằng cách tạo một quy tắc mới tự động chuyển tất cả các email từ một người gửi cụ thể vào một thư mục.

Thư mục này sau đó có AutoArchive (Thư mục nhấp chuột phải, Thuộc tính) được thiết lập để xóa vĩnh viễn các mục cũ hơn x ngày.

Sử dụng bộ lập lịch triển vọng, bạn có thể thêm một tác vụ để xóa tất cả các email khỏi các thư mục cũ hơn một khoảng thời gian nhất định. Cũng trong cùng một quy tắc, bạn có thể dọn sạch rác của tất cả các mục cũ hơn một khoảng thời gian nhất định. Tự động hóa khi nó chạy và bạn đã giải quyết vấn đề của mình. Trên máy mac của tôi, trình lập lịch biểu nằm dưới menu công cụ.

Đăng câu trả lời này ở đây vì trên một bài đăng khác đã trả lời nó được gắn thẻ là một bản sao của bài đăng này. Câu trả lời dưới đây có nhiều chi tiết hơn câu trả lời tương đương ở đây để ai đó có thể thấy điều này hữu ích với nhu cầu.

Tạo quy tắc để xóa thư sau một số ngày

Bạn có thể kết hợp quy tắc Trình hướng dẫn quy tắc với tính năng AutoArchive của Microsoft Outlook để tự động xóa thư khi có tuổi. Có hai cách bạn có thể làm điều này:

1. Tạo quy tắc di chuyển thư đáp ứng tiêu chí nhất định vào thư mục. Định cấu hình cài đặt Lưu trữ của thư mục để xóa tin nhắn.
2. Đặt ngày hết hạn trên tin nhắn khi chúng đến.

Trong cả hai trường hợp, AutoArchive sẽ xóa các tin nhắn cho bạn khi chúng già đi.

Nếu bạn cần trợ giúp để định cấu hình cài đặt tự động lưu, hãy xem hướng dẫn: Định cấu hình cài đặt AutoArchive trong Microsoft Outlook.

Di chuyển tin nhắn đến một thư mục mới

1. Tạo một quy tắc di chuyển tin nhắn vào một thư mục.
2. Chuyển sang thư mục này, sau đó nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thuộc tính .
3. Trên tab AutoArchive , chọn tần suất dọn dẹp các mục và liệu chúng nên được lưu trữ hoặc xóa.

Đặt ngày hết hạn trên tin nhắn

Thực hiện theo các bước sau để tạo quy tắc chạy tập lệnh để thêm ngày hết hạn và sau đó định cấu hình AutoArchive để xóa các tin nhắn.

Khi một tin nhắn hết hạn, nó sẽ hiển thị trong danh sách tin nhắn bằng phông chữ màu xám.

Kiểm tra cài đặt bảo mật macro . Bảo mật macro nên được đặt thành Thấp trong khi thử nghiệm. Khi bạn xác minh macro hoạt động, bạn có thể sử dụng SelfCert để ký macro , tại đó bạn sẽ thay đổi cài đặt bảo mật để chỉ cho phép các macro được ký.

Trong Outlook 2010 và 2013, bấm vào Tệp , Tùy chọn , Trung tâm tin cậy . Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm Tin cậy rồi Bảo mật Macro . Chọn tùy chọn dưới cùng cho bảo mật thấp. Trong Outlook 2007, hãy tìm trên menu Công cụ cho Trung tâm tin cậy , sau đó là Bảo mật Macro . Trong các phiên bản cũ hơn của Outlook, hãy chuyển đến Công cụ , Macro , Bảo mật Macro .

1. Nhấn Alt + F11 để mở Trình chỉnh sửa VBA.
2. Nhấp chuột phải vào Project1 và chọn Chèn > Mô-đun
3. Thêm macro bên dưới vào mô-đun mới.
4. Tạo quy tắc, chọn Chạy Tập lệnh làm hành động. Nếu bạn đặt tất cả các điều kiện trong quy tắc, bạn có thể xóa các dòng If ... Then và End If.
5. Tạo bộ lọc cho chế độ xem của bạn để ẩn các tin nhắn đã hết hạn giữa các lần chạy AutoArchive.

6. Định cấu hình AutoArchive để xóa tin nhắn đã hết hạn

Macro sẽ đặt thông báo hết hạn sau 1 ngày. Bạn có thể sử dụng 0,5 để hết hạn tin nhắn sau 12 giờ.

Nếu bạn sử dụng các điều kiện trong quy tắc để lọc các tin nhắn, bạn có thể xóa các dòng If ... Then và End If khỏi mã.

Sub SetExpire(Item As Outlook.MailItem)

If Left(LCase(Item.Subject), 7) = "weather" Then
    Item.ExpiryTime = Now + 1
    Item.Save
End If

End Sub

_nguồn

Đây là cho Microsoft Office Outlook 2007 chạy trên Windows 7

Đây là một quá trình 2 bước.

Trước tiên, bạn phải bật tùy chọn Lưu trữ tự động toàn cầu. (giả sử hiện tại bạn không sử dụng AutoArchive)

Trong menu Outlook Công cụ: Tùy chọn.

Chọn tab "Khác".

Chọn nút "AutoArchive ...".

Ở đây chúng tôi bật chức năng Lưu trữ tự động toàn cầu (để chúng tôi có thể thiết lập các tùy chọn thư mục riêng lẻ (các mục đã xóa).

Nếu bạn không sử dụng AutoArchive và bạn chỉ muốn xóa các mục đã xóa cũ, hộp kiểm duy nhất nên được chọn là: Chạy AutoArchive mỗi XX ngày. Chọn hộp kiểm này và đặt một số nhỏ hơn hoặc bằng thời gian bạn muốn thùng rác của bạn loại bỏ các mục cũ. Ví dụ: nếu bạn muốn các mục đã xóa (thùng rác) loại bỏ các mục cũ hơn 2 tháng, bạn có thể chọn "30" ngày trong AutoArchive toàn cầu này. Điều thực sự xảy ra là Global AutoArchive này sẽ kích hoạt cứ sau 30 ngày, điều này sẽ kích hoạt AutoArchive trên các mục đã xóa mà chúng ta sẽ thiết lập tiếp theo.

Phần bên dưới "Trong AutoArchive:" bạn không muốn bất kỳ hộp kiểm nào được chọn. Chúng dành cho cài đặt toàn cầu và sẽ có hiệu lực trên tất cả các thư mục email của bạn.

bấm vào nút OK để chấp nhận những thay đổi đó (đóng cửa sổ), sau đó bấm OK lần nữa trên bảng điều khiển Tùy chọn.

Bây giờ chúng tôi sẽ thiết lập thùng rác tùy chọn AutoArchive.

Nếu bạn nhấp chuột phải vào thùng rác (Các mục đã xóa) trong Outlook, chọn Thuộc tính.

Chọn tab AutoArchive.

Chọn nút radio: Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này.

Ở đó bạn có thể chọn thời gian giữ các email trong thùng rác (bạn có thể chọn số tháng hoặc ngày.

Sau đó chọn nút radio phụ: Xóa vĩnh viễn các mục cũ.

(các tùy chọn khác bao gồm di chuyển các mục cũ sang thư mục lưu trữ mặc định hoặc di chuyển các mục cũ sang thư mục cục bộ.

tôi hy vọng nó sẽ có ích

REAndy