Tìm kiếm phương pháp quản lý Hộp thư đến tốt [đã đóng]

Tôi nhận được vài trăm email mỗi ngày cho công việc. Nhiều người là một phần của một cuộc trò chuyện email kéo dài vài ngày hoặc thậm chí vài tuần, vì vậy tôi không muốn xóa chúng hoàn toàn, vì tôi có thể cần chúng để tham khảo tại một thời điểm nào đó trong tương lai gần. Hậu quả là tôi có hàng ngàn email trong Hộp thư đến của mình, hầu hết trong số đó không còn phù hợp. Tôi sử dụng Thunderbird, vì vậy tôi có sẵn một số tính năng tổ chức, nhưng điều tôi thực sự cần là một phương pháp tổng thể tốt để quản lý email. Có ai có bất cứ đề nghị? Cảm ơn!

Một sự kết hợp của nhiều cách hiểu khác nhau về chiến lược "hộp thư đến không" kết hợp với quy trình Get Things Done ( GTD ).

1. Kỷ luật tự giác : Chỉ xem hộp thư đến của bạn một vài lần một ngày - khi bạn bắt đầu công việc, ngay trước khi bạn hoàn thành công việc và một vài lần ở giữa.
2. Tổ chức Mailfile : Có hai thư mục "đặc biệt" trong tệp thư của bạn: giỏ và thùng rác mềm . Sau đó, các thư mục hoạt động (và có thể là riêng tư ) với các thư mục con khác nhau cho các dự án / chủ đề.
3. Quá trình : Bất cứ khi nào bạn mở hộp thư đến của mình, hãy xử lý tất cả các thư, bắt đầu từ đầu và không hoàn thành cho đến khi hộp thư đến bằng không. Tùy thuộc vào số lượng thư, đi qua hộp thư đến lặp đi lặp lại cho đến khi trống.

Các hành động có thể có trên mỗi thư là:

• xóa ngay vào thùng rác của hộp thư (những thứ bạn chắc chắn không cần nữa)
• chuyển vào thư mục thùng rác mềm (những thứ bạn có thể cần trong tương lai ngắn)
• di chuyển vào thư mục giỏ (những thứ bạn muốn giữ)
• di chuyển vào một thư mục chuyên dụng bên dưới các thư mục công việc hoặc riêng tư (những thứ bạn muốn giữ và đủ quan trọng)

Sự khác biệt giữa giỏ và các thư mục chuyên dụng bên dưới công việc

Cố gắng đặt mọi thứ vào giỏ và chỉ cần sử dụng tính năng tìm kiếm. Nhưng có thể có một số chủ đề / dự án / vấn đề nhất định mà bạn muốn nhóm lại với nhau và có thể xem toàn bộ - vì vậy bạn đặt chúng vào một thư mục có tên thích hợp.

Một mẹo khác cho thư mục giỏ - tùy thuộc vào ứng dụng thư của bạn - là sử dụng thẻ cho các tính năng tìm kiếm nâng cao.

Phải làm gì với thư mục thùng rác mềm

Thường xuyên xóa thư từ thư mục thùng rác mềm , ví dụ: thư cũ hơn 3 tháng. Điều này cung cấp cho bạn một số lượng thư tồn đọng nhất định khi bạn phát hiện ra rằng bạn cần thư đó mà bạn đã xóa 2 ngày trước, vì bạn nghĩ rằng bạn sẽ không bao giờ cần nó nữa ...

Tôi thực sự thích chiến lược Inbox Zero . Tất nhiên, nó đòi hỏi một số nỗ lực, nhưng bạn không thể mong đợi xử lý email dễ dàng, bạn có thể?

Inbox Zero là câu trả lời hay nhất, như Manni đề xuất . Sau khi bạn hoàn thành việc đó, hãy xem Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Bìa mềm)

Nó sẽ giúp bạn tinh chỉnh siêu năng lực mới tìm thấy của bạn

Để tóm tắt quá trình GTD:

Khi xử lý một nhóm, một luồng công việc nghiêm ngặt được tuân theo:

• Bắt đầu từ đầu.
• Đối phó với một mặt hàng tại một thời điểm.
• Không bao giờ đặt bất cứ thứ gì trở lại vào 'trong'.
• Nếu một mục yêu cầu hành động làm một :
  • Làm điều đó (nếu mất ít hơn hai phút)
  • Ủy thác nó
  • Trì hoãn nó
• Nếu một mục không yêu cầu hành động, hãy thực hiện một :
  • Nộp nó để tham khảo
  • Ném nó đi
  • Ủ nó cho hành động có thể sau

Nếu phải mất dưới hai phút để làm một cái gì đó, nó nên được thực hiện ngay lập tức. Quy tắc hai phút là một hướng dẫn, bao gồm khoảng thời gian cần thiết để chính thức trì hoãn hành động.

Xem bài viết Wikipedia để biết thêm.

Đây là một chút cực đoan / không có tổ chức nhưng những gì tôi đôi khi làm là (trong gMail) "Chọn tất cả" và sau đó lướt qua và bỏ chọn những cái quan trọng và sau đó nhấp vào 'Lưu trữ'. Điều đó chỉ để lại những thứ quan trọng trong Hộp thư đến.

Tôi có rất nhiều email không cần thiết hơn tôi nhận ra vì vậy điều này thực sự tốt cho tôi.

Như mọi khi, YMMV.

Tôi bỏ tổ chức email của mình vì tôi cảm thấy như mình đang làm hỏng nó và để email chồng chất và sau đó tôi không thể tìm thấy những gì tôi đang tìm kiếm bởi vì tôi không biết tôi đã đặt thư mục nào vào đó. Tôi sử dụng Outlook 2003 và tôi nhận được ít hơn 30 tin nhắn mỗi ngày.

Đây là những gì tôi làm bây giờ:

1. Tôi đã cài đặt Google Desktop vì nó sẽ cho phép tôi tìm kiếm email của mình tốt hơn bất kỳ thứ gì tôi có thể tìm thấy.
2. Tôi giữ một tháng email trong Hộp thư đến của mình. Sau đó, tôi chuyển nó sang một kho lưu trữ riêng.
3. Tôi có một vài thư mục tôi sử dụng nhưng chúng chủ yếu dành cho các email tự động tôi nhận được và cho các email tôi thường tham khảo. Hầu hết các thư mục này đều có quy tắc được thiết lập để tự động đặt email vào thư mục đó và hoàn toàn bỏ qua Hộp thư đến của tôi.

Chúc may mắn!