Giảm thiểu kích thước tệp của tài liệu Microsoft Word

Những cách tốt nhất để

đảm bảo kích thước tệp nhỏ cho tài liệu Microsoft Word khi bắt đầu từ đầu
giảm kích thước của các tài liệu Microsoft Word hiện có

chỉ sử dụng các công cụ có sẵn trong bộ Office? (Có đủ 15 MB tài liệu 3 trang đi khắp thế giới)

microsoft-word performance

— svandragt
nguồn

Tại sao bạn muốn tối ưu hóa tài liệu Word? Bạn chỉ có thể nén chúng sau khi tạo. Có vẻ như có nhiều kỹ thuật tiết kiệm không gian quan trọng hơn nhiều.

— jtbandes

Hầu hết trong số này sẽ chỉ trợ giúp với các tài liệu hiện có, nhưng lưu dưới định dạng Word 2007 DOCX sẽ giúp với các tài liệu mới.

Từ 2007

Nén hình ảnh

Bấm vào một hình ảnh
Chuyển đến dải băng "Định dạng" của Công cụ Hình ảnh
Nhấp vào "Nén hình ảnh"

Sau đó, có nhiều tùy chọn khác nhau để xóa các khu vực bị cắt, giảm độ phân giải, v.v.

Lưu dưới dạng DOCX

Định dạng DOCX mới nhỏ hơn nhiều vì về cơ bản nó là trình bao bọc tệp ZIP. Hãy thử đổi tên tệp .docx thành .zip để nhìn vào bên trong nếu bạn tò mò.

Xóa dữ liệu ẩn

Xem bài viết này từ Microsoft Xóa dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi tài liệu Office

Từ 2003

Nén hình ảnh

Nhấp chuột phải vào hình ảnh
Nhấp vào "Hiển thị thanh công cụ hình ảnh"
Nhấp vào "Nén hình ảnh"

Xóa dữ liệu ẩn

Tải xuống bổ trợ Office 2003 / XP: Xóa dữ liệu ẩn - "Với bổ trợ này, bạn có thể xóa vĩnh viễn dữ liệu ẩn và dữ liệu cộng tác, chẳng hạn như theo dõi và nhận xét thay đổi, từ các tệp Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint."

— tjrobinson
nguồn

Tôi cũng sẽ xem xét việc chuẩn bị hình ảnh ở độ phân giải phù hợp với điểm đến của tài liệu. Nếu nó chỉ dành cho sử dụng trên màn hình, sẽ không có điểm nào để hình ảnh ở mức 1600 dpi trong tệp. Nếu nó chỉ được in bằng màu đen và trắng, thì hãy chuẩn bị các hình ảnh đơn sắc vì trình chỉnh sửa hình ảnh của bạn sẽ thực hiện tốt hơn việc chuyển đổi mà chỉ để nó có cơ hội hạ lưu.

— RBerteig

Bạn cũng có thể muốn tránh sử dụng các tính năng tạo phiên bản của Word, chúng có thể thêm rất nhiều số lượng lớn vào tài liệu nếu có nhiều phiên bản được lưu trong tài liệu.

— Millhouse

Nếu Xóa dữ liệu ẩn không đủ thông minh cho bạn, thì có một công cụ của bên thứ ba có tên WorkShare có khả năng tùy biến cao hơn nhiều. Không chắc chắn tôi thực sự muốn giới thiệu nó, vì nó có xu hướng làm cho Word bị sập rất nhiều.

— Richard Gadsden

Ngoài ra, đảm bảo bạn không nhúng phông chữ vào tài liệu của mình (Công cụ> Tùy chọn> Lưu> bỏ chọn "Nhúng phông chữ Truetype").

— e100

@ elliot100: Bạn thực sự nên đưa ra câu trả lời này để tôi có thể nâng cao nó. Điều này một mình làm việc kỳ diệu cho tôi!

— Tom

Nếu bạn không muốn hoặc không thể cài đặt Bổ trợ Xóa Dữ liệu Ẩn được đề xuất bởi tjrobinson, bạn chỉ cần chọn toàn bộ tài liệu và dán vào tài liệu Word mới. Sau đó lưu nó và bạn sẽ thoát khỏi dữ liệu ẩn.

— Shane Kearney
nguồn

Có một số cách để làm điều này:

Sử dụng định dạng Tài liệu Office mới. (Nó tạo XML và nén tệp)
Đảm bảo mọi phương tiện nhúng bên ngoài được tối ưu hóa. Nén ảnh chụp màn hình.

Khác sau đó không thực sự nhiều hơn tôi có thể đề nghị. Điều này thực sự phụ thuộc vào loại tài liệu bạn đang tạo.

— Nhị phân
nguồn