Câu trả lời:
Outlook sẽ nhắc bạn thực hiện việc này cho dù bạn có ít không gian hay không. Lưu trữ di chuyển email đến một thư mục khác trong tệp .pst tĩnh được lưu trữ cục bộ (các tệp pst được lưu trữ trên mạng gây ra các vấn đề lớn về hiệu suất và có thể gây ra nhiều sự cố hơn, vì vậy không đáng có - hãy gắn nó vào ổ đĩa cục bộ của bạn và tạo bản sao lưu của nó)
Nếu bạn lưu trữ hoặc thậm chí xóa email, chúng vẫn có thể bị bỏ lại trên máy chủ Exchange, vì điều này có thể được cấu hình để giữ email cho đến khi sao lưu thành công tiếp theo, ví dụ. Tương tự, trên Exchange 2003 trở về trước (và tôi khá chắc chắn điều tương tự áp dụng vào năm 2007, nhưng không phải năm 2010), nếu một email được gửi đến hai hoặc nhiều người dùng trên cùng một máy chủ hộp thư, thì email chỉ được lưu trữ một lần, dọc theo với một danh sách những người vẫn còn email đó. Chỉ khi tất cả mọi người đã xóa hoặc lưu trữ email, email mới thực sự bị xóa khỏi Exchange và tiết kiệm mọi dung lượng lưu trữ. Mặc dù nó sẽ không còn được tính vào hạn ngạch của bạn, bạn có thể không có thêm dung lượng trống cho máy chủ Exchange.
Ngoài ra, nếu bạn xóa hoặc lưu trữ email và bạn là "người cuối cùng trong danh sách" và nó đã bị xóa, thì một bản sao lưu được thực hiện và email thực sự biến mất, điều này chỉ giải phóng không gian trong kho lưu trữ thư, điều này không làm giảm số lượng đĩa lấy lên. Điều đó có nghĩa là không gian trống có thể được sử dụng trước tiên, điều này sẽ làm chậm sự gia tăng quy mô cửa hàng trong một thời gian (tùy thuộc vào mức độ bạn thoát khỏi và khối lượng thư mà máy chủ xử lý).
Lưu trữ trong Outlook về cơ bản có nghĩa là tất cả các email phù hợp với tiêu chí cho AutoArchiving đều bị xóa hoặc chuyển sang một tệp .pst riêng . Tập tin này (thường được gọi là "archive.pst") được lưu trữ trên đĩa cứng cục bộ của bạn. Các e-mail được lưu trữ sẽ bị xóa khỏi tài khoản Exchange của bạn vì đó là toàn bộ quá trình.
Microsoft có một bài viết giải thích AutoArchiving chi tiết hơn.