Làm cách nào để tôi khẳng định rằng các khách sạn Mỹ chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng của chủ nhân của tôi, thay vì yêu cầu thẻ tín dụng cá nhân khi nhận phòng?

Tôi làm việc cho một cơ quan chính phủ tiểu bang ở Hoa Kỳ. Là một phần của công việc của tôi, tôi thỉnh thoảng có du lịch nhiều ngày. Ở khách sạn của tôi được trả bởi chủ nhân của tôi và được miễn thuế.

Tôi thường xuyên gặp phải một vấn đề khi thanh toán cho các khách sạn liên quan đến kinh doanh. Trước khi đi du lịch, văn phòng của tôi nộp một mẫu đơn với các khách sạn, được cho là cho phép khách sạn tính tiền phòng của tôi vào thẻ tín dụng của văn phòng. Tuy nhiên, chắc chắn khi tôi nhận phòng, mỗi lần nhân viên khách sạn khăng khăng rằng tôi phải sử dụng thẻ cá nhân. Điều này có nghĩa là tôi phải tạm thời trang trải chi phí phòng của mình (cho đến khi tôi được hoàn trả), nhưng hiện tại nhà nước phải trả thuế (đó là việc sử dụng tiền của người nộp thuế kém).

Làm cách nào tôi có thể khiến khách sạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng của chủ nhân, thay vì khăng khăng sử dụng thẻ cá nhân của mình?

Vấn đề ở đây không phải là thẻ tín dụng doanh nghiệp , mà là bạn đang cố gắng làm điều này mà không có thẻ vật lý . Số thẻ tín dụng đủ tốt để đặt chỗ, đó là lý do tại sao cuộc gọi điện thoại hoạt động cho điều đó, nhưng lễ tân cần tính tiền đặt cọc khi đến và giao thức của họ chỉ ra rằng bạn cần phải giao thẻ vật lý cho việc này. Khách sạn không đặc biệt quan tâm nếu đó là của bạn hay của công ty, miễn là nó hợp lệ và có tên của bạn trên đó.

Điều lành mạnh là nhà tuyển dụng của bạn cung cấp cho bạn một thẻ tín dụng doanh nghiệp thực tế , sau đó bạn có thể sử dụng để thanh toán tiền gửi và thanh toán hóa đơn. Vì chủ nhân của bạn là một cơ quan chính phủ và không làm việc này, nên tôi cho rằng họ không lành mạnh.

Tùy chọn khác là trả trước cho phòng khách sạn của bạn bằng thẻ tín dụng của công ty. Bạn vẫn có thể được yêu cầu giao thẻ tín dụng cá nhân cho khoản tiền gửi (để bao gồm việc đột kích vào minibar, v.v.), nhưng việc này sẽ được trả lại đầy đủ trong vòng một hoặc hai ngày sau khi trả tiền cho bạn hoặc người nộp thuế.

Xem thêm: Đặt phòng khách sạn bằng thẻ tín dụng của tôi cho người thứ ba. Người đó sẽ có vấn đề khi nhận phòng?

Chúng tôi đã có một tình huống tương tự trong kinh doanh của chúng tôi, nơi chúng tôi muốn đặt và trả tiền chỗ ở cho khách nhưng (rõ ràng) mà không cung cấp cho những khách truy cập đó chi tiết thẻ thanh toán của chúng tôi.

Ban đầu, chúng tôi đã làm những gì chủ nhân của bạn dường như đang làm: gửi ủy quyền thẻ của bên thứ ba trước cho khách sạn cho mỗi lần đặt phòng và hy vọng rằng nó sẽ được gắn với đặt phòng / được nhân viên khách sạn chọn. Than ôi, như bạn đã tìm thấy, nó thường không hoạt động như kế hoạch mà khách truy cập của chúng tôi thường phải, lúng túng, gọi xung quanh khi nhận phòng để sắp xếp mọi thứ. Tất nhiên, có thể (như những người khác đã đề xuất) rằng họ chỉ được yêu cầu cung cấp tiền xác thực cho các tính năng bổ sung, nhưng ngay cả điều đó đáng lẽ phải được tính vào thẻ của chúng tôi nên vẫn không đạt yêu cầu.

Chúng tôi đã kết thúc việc giải quyết vấn đề này bằng cách mở một tài khoản công ty với chuỗi khách sạn, được thiết kế đặc biệt để xử lý chính xác các loại đặt phòng này. Bây giờ không chỉ vấn đề được giải quyết, mà chúng tôi còn nhận được mức chiết khấu và tín dụng miễn lãi từ khách sạn, cùng với việc thanh toán từng khoản theo trung tâm chi phí. Nó đã giảm bớt rất nhiều điểm đau!

Tôi đoán đây là điều mà hầu hết các chuỗi lớn cung cấp, nhưng với những gì xứng đáng với chương trình chúng tôi đăng ký là Lợi thế kinh doanh từ IHG . Một lợi ích nữa của chương trình của họ là người đặt phòng nhận được Điểm thưởng Doanh nghiệp trong khi khách lưu trú trong khách sạn vẫn nhận được điểm thưởng Câu lạc bộ của riêng họ như bình thường (và nếu hai người đó là cùng một người, điểm thưởng!).

Trước đây, tôi đã có công ty trả tiền cho khách sạn khi sử dụng thẻ tín dụng đại lý du lịch của công ty. Quá trình này đã được đại lý du lịch của công ty tôi điền vào mẫu ủy quyền thẻ tín dụng và gửi fax đến khách sạn. Tốt nhất nên theo dõi bằng một cuộc gọi điện thoại để xác nhận đã nhận và thanh toán của bên thứ ba đã được chấp nhận.

Một ví dụ mẫu ủy quyền thẻ tín dụng trông như thế này

Đây là một cách để đưa văn phòng của bạn ưu tiên điều này lên hàng đầu.

Trước tiên, trước khi rời đi, hãy hỏi văn phòng kinh doanh nếu họ đã giải quyết vấn đề thẻ tín dụng với khách sạn. Nếu họ không có, hãy thông báo cho họ rằng bạn không thể đi cho đến khi họ làm được. Họ có thể sẽ thổi bay bạn và nói "ừ, tốt quá."

Sau đó, đảm bảo rằng khi bạn đang đăng ký, đó là trong giờ làm việc bình thường. Nói cách khác, khi bạn chắc chắn rằng nhân viên văn phòng kinh doanh của bạn đang ở bàn làm việc của họ.

Bạn bắt đầu quá trình kiểm tra. Khách sạn yêu cầu thẻ tín dụng của bạn. Bạn nói với họ đó là trong hồ sơ. Sau đó, họ yêu cầu thẻ vật lý. Tại thời điểm này, bạn gọi cho văn phòng kinh doanh của bạn và nói với họ rằng bạn không thể vào khách sạn. KHÔNG cung cấp để sử dụng thẻ của riêng bạn. Hãy để văn phòng kinh doanh nói chuyện với khách sạn.

Một trong hai điều sẽ xảy ra. Hoặc văn phòng kinh doanh / khách sạn sắp xếp nó ngay sau đó hoặc bạn trở lại máy bay và về nhà. Nếu bạn kết thúc về nhà, người quản lý của bạn có thể sẽ nổi điên. Hãy chắc chắn rằng nó hướng đến văn phòng kinh doanh.

Sau đó, một người nào đó sẽ đảm bảo bạn có thẻ công ty, với tên của bạn trên đó HOẶC họ sẽ đảm bảo rằng không cần phải xuất trình thẻ tín dụng vào lần tiếp theo bạn đăng ký.

Quan điểm của bạn là một trong đó cho rằng gian lận không tồn tại. Điều gì khiến Frank Abagnale (hoặc thậm chí là một kẻ lừa đảo trong vườn) không thể giả mạo tất cả những thứ này với dữ liệu thẻ tín dụng bị đánh cắp?

Giao dịch "Thẻ không có mặt" vốn đã rất rủi ro cho một khách sạn. Các công ty thẻ tín dụng chịu trách nhiệm nhất định về gian lận. Bây giờ, khi bản chất của một doanh nghiệp hoàn toàn yêu cầu của khách hàng có mặt thể chất, nó là khá khó khăn để giải thích cho các nhà quản lý rủi ro do tại sao bạn đang làm "thẻ không có mặt" các giao dịch ở tất cả .

Người quản lý rủi ro sẽ nói "Chỉ cần kinh doanh theo cách thông thường. Khách hàng thực sự trình bày một thẻ, kết thúc." Nói cách khác, nếu chủ nhân của bạn sẽ không đưa cho bạn một thẻ vật lý, họ sẽ coi đó không phải là vấn đề của họ .

Phản hồi của họ đối với những người như bạn, đó là phương thức thanh toán cơ bản của bạn vẫn là thẻ mà bạn hiện diện thực sự là thẻ của bạn . Họ cũng sẵn sàng thử nó theo cách bạn yêu cầu họ (hoặc không) ... và nếu điều đó thực sự hiệu quả, thì bạn sẽ không tham gia. Tóm lại, họ được bạn trả tiền trừ khi có việc khác.

Một giải pháp là sử dụng Samsung Pay (nếu điện thoại hoặc đồng hồ của bạn hỗ trợ)

1. Bạn nhập thông tin thẻ tín dụng của công ty vào điện thoại của bạn

2. Khi bạn cần thanh toán, bạn kích hoạt Samsung Pay và bạn xác thực bằng cách sử dụng mã PIN hoặc dấu vân tay của bạn.

3. Điện thoại tạo ra một số thẻ tín dụng duy nhất cho mỗi giao dịch.

4. Phần quan trọng: Samsung Pay tương thích ngược. Vì vậy, ngay cả khi thiết bị thanh toán không chấp nhận thanh toán NFC trên thiết bị di động, bạn chỉ cần chạm vào mặt sau của điện thoại để biết đầu đọc từ tính và điện thoại của bạn sẽ bắt chước dải từ của thẻ tín dụng duy nhất mà nó tạo ra (điều này sẽ hoạt động trên tất cả các thiết bị đầu cuối có đầu đọc từ của chúng ở rìa máy và không được nhúng sâu vào bên trong máy).

5. Nếu đó là ủy quyền trước, ban đầu nó sẽ hiển thị dưới dạng số tiền $ 1 với ngân hàng, sau này sẽ chuyển thành bất kỳ số tiền nào mà khách sạn quyết định tính phí cho bạn. Nếu họ bắt bạn điền vào một biểu mẫu giấy ngoài ủy quyền trước điện tử, bạn chỉ đặt bốn chữ số cuối của số thẻ tín dụng đã tạo trên biểu mẫu, cùng với dấu hoa thị phía trước. Và nếu họ muốn kiểm tra tính xác thực của chữ ký của bạn, bạn hãy trình bày điện thoại của bạn (hoặc đồng hồ của bạn cho họ) để họ có thể so sánh chữ ký.

6. Phần miễn thuế: Tôi không phải là chuyên gia, nhưng sau khi nghiên cứu thêm , bạn cũng có thể muốn chụp ảnh màn hình xác nhận giao dịch từ điện thoại của bạn và gửi đến khách sạn để lấy hồ sơ thuế của họ. Màn hình xác nhận đó sẽ chứa 4 chữ số cuối của số thẻ tín dụng được tạo duy nhất, nhưng nó cũng sẽ hiển thị trong nền 4 chữ số cuối của thẻ tín dụng chính phủ ban đầu , đó là những gì khách sạn có thể cần (ngoài việc miễn thuế khác tài liệu cần thiết) nếu không muốn bị buộc phải trả thuế bán hàng từ tiền túi của mình.

Ghi chú. Để chụp ảnh màn hình trên điện thoại Samsung, nhấn đồng thời nút nguồn và nút home. Để chụp ảnh màn hình của đồng hồ Gear S3, nhấn nút home của đồng hồ trong khi đồng thời vuốt từ trái sang phải trên đồng hồ.

Đây là những gì tôi sẽ làm:

1: Thông báo cho các văn phòng công ty khách sạn về vấn đề của bạn và yêu cầu họ giao tài khoản cho Nhân viên Nhà nước cho văn phòng của bạn - nói chung khi hoàn thành, họ mong đợi một số lần lưu trú nhất định trong năm nhưng họ cũng sẽ giảm giá cho điều đó. .

Tiểu bang của bạn cũng có thể đã có một chương trình du lịch như vậy được thiết lập với chuỗi khách sạn, văn phòng kế toán và du lịch của tiểu bang của bạn có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hơn. Nói chung, một hệ thống như vậy bạn có thể có hóa đơn trực tiếp hoặc lập hóa đơn cho một số kế toán cụ thể được chỉ định bởi chủ nhân của bạn [Văn phòng Nhà nước] - thông thường những sắp xếp này LOẠI TRỪ các sự cố như điện thoại và rượu .. mà nhân viên bán hàng sẽ hỏi thông tin thẻ của bạn ..

Tôi cũng đoán rằng mẫu đơn được gửi đến khách sạn có id miễn thuế trên mẫu đơn.

2: Nếu khách sạn này là một chuỗi bạn cũng có thể tham gia chương trình phúc lợi của họ và có thông tin thẻ văn phòng trong hồ sơ đó, kịch bản lưu trữ thẻ chính phủ trong hồ sơ có lẽ khó khăn hơn vì tôi nghĩ họ sẽ muốn có thẻ Vật lý Khi nhận phòng.

Làm cách nào tôi có thể khiến khách sạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng của chủ nhân, thay vì khăng khăng sử dụng thẻ cá nhân của mình?

"Xin lỗi, tôi không có thẻ tín dụng cá nhân."

Theo kinh nghiệm của tôi, sau đó họ sẽ yêu cầu bạn để lại một số tiền gửi cho đồ uống được lấy từ quán bar nhỏ, sẽ được trả lại cho bạn khi thanh toán.

Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng bạn mang theo tất cả các giấy tờ liên quan, thể chất. Vì vậy, nếu công ty có thỏa thuận với khách sạn, hãy mang theo một bản sao, nếu có email mà họ đồng ý chấp nhận thẻ đó, in nó, v.v.

Điều đó tự nó có thể giải quyết nó trong một số trường hợp. Một khách hàng nói rằng "công ty của tôi đã đồng ý với khách sạn X" không giống như một tài liệu với tiêu đề chuỗi, được gửi bởi chi nhánh chính, nói X.

(Ngoài ra, nó có thể giúp làm rõ vị trí của cả hai, vì có thể có bản in đẹp trong X-with-company-Y mà cả bạn và nhân viên bán hàng đều không biết)

Tuy nhiên, có thể trường hợp họ khăng khăng chấp nhận thẻ tín dụng của chủ nhân là "không thể" hoặc thậm chí là "bất hợp pháp". Làm cho họ tài liệu nó . Yêu cầu họ cung cấp cho bạn một biểu mẫu cho biết bạn đã yêu cầu họ chấp nhận thẻ 1234, theo tài liệu XYZ, nhưng họ không thể làm điều đó vì <lý do của họ>, không có lựa chọn nào khác ngoài việc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của bạn và họ chấp nhận rằng nếu đó là một lỗi về phía họ, họ sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ hoặc chi phí thêm do điều đó gây ra. Có chữ ký của nhân viên, và lý tưởng nhất là với tem khách sạn.

Tốt nhất là, chuẩn bị văn bản trước và xem xét với bộ phận pháp lý của bạn, và chuẩn bị tài liệu đó với luật pháp liên quan và một không gian nơi họ có thể điền mô tả về vấn đề.

Nếu thực sự không thể làm khác, sẽ không có vấn đề gì để thừa nhận rằng bằng văn bản, phải không?

Chà, có lẽ bạn sẽ phát hiện ra rằng trước khi làm như vậy họ sẽ cố gắng hết sức để làm điều đó. Hoặc đột nhiên, thực sự có một sự thay thế khác.

Nếu họ từ chối, lập luận rằng bạn cần biện minh cho sự bất thường như vậy (sau tất cả, tại sao công ty của bạn sẽ hoàn trả cho bạn nếu họ đã xử lý tất cả mọi thứ?). Nếu họ làm, hãy đưa cho họ thẻ cá nhân của bạn và tiếp tục. Sau đó tại văn phòng, kế toán viên của bạn có thể xem xét vấn đề đã nêu và quyết định hướng hành động tốt nhất. Có thể một số phần của thỏa thuận với khách sạn không rõ ràng và họ cần thêm các điều khoản bổ sung vào lần đặt phòng tiếp theo. Có thể khách sạn có lỗi, trong trường hợp đó bạn có cả tài liệu mà họ đồng ý nhận thẻ và người khác từ chối làm như vậy, có vẻ như là một trường hợp khá rõ ràng khi yêu cầu họ hoàn lại tiền cho công ty bạn, chi phí công việc của kế toán xử lý khoản bồi hoàn của bạn, hậu quả nếu thẻ của bạn bị xâm phạm do vi phạm... Hoặc họ có thể không muốn theo đuổi hành động về điều đó (đơn giản), chỉ đơn giản là khiếu nại với người liên lạc khách sạn đã đồng ý chấp nhận thẻ (điều này sẽ khiến khách sạn nhận ra vấn đề, ví dụ: điều đó có thể khiến họ dạy cho nhân viên của họ về thủ tục thích hợp trong những trường hợp này), hoặc thậm chí không làm gì cả. Trong mọi trường hợp, bạn đang buộc khách sạn nêu ra mâu thuẫn của họ, và nên là điểm khởi đầu.

Theo kinh nghiệm của tôi, các khách sạn sẽ lấy thẻ tín dụng khi nhận phòng và giữ nó nhưng sẽ không hoàn tất khoản phí cho đến khi gần hết thời gian lưu trú. Vì vậy, bạn có thể đưa cho họ thẻ cá nhân và khi bạn đã ở trong phòng, hãy gọi cho văn phòng kinh doanh và yêu cầu họ sắp xếp nó với khách sạn trước khi bạn trả phòng.

Tôi đã làm những gì bạn muốn làm trong một vài năm. Chủ nhân của tôi sử dụng Concur, một công ty du lịch lớn. Khi tôi đặt phòng khách sạn qua Concur, họ cung cấp cho khách sạn số thẻ tín dụng ảo. (Họ không bao giờ tin tưởng tôi với số đó!) Khi tôi đăng ký, nó thường chỉ hoạt động. Tôi có thể gọi cho khách sạn trước khi đi du lịch để kiểm tra xem mọi thứ đã được thiết lập chưa.

Trường hợp ngoại lệ sẽ là các khách sạn rất nhỏ và tỷ lệ sự kiện đặc biệt, như hội nghị, phải được đặt trên trang web hội nghị. Đối với những người, tôi sử dụng CC của tôi.