Làm thế nào để ghi chép chi phí đi lại?

Tôi đã thấy rằng nhiều du khách viết ra các chi phí của họ trong khi đi du lịch. Tuy nhiên, tôi luôn cảm thấy khó khăn với cá nhân mình, bởi vì có rất nhiều tình huống mà tôi không có đủ thời gian để ghi lại nó, chẳng hạn như trả tiền cho chiếc taxi và sau đó lao về phía trước. Vì vậy, tôi bị lạc khá nhanh.

Làm thế nào để bạn đối phó với các chi phí tài liệu? Bạn có luôn làm điều đó sau khi thanh toán hay thay vào đó vào buổi tối? Bạn có viết ra từng chi phí hay chỉ những khoản lớn?

Mối quan tâm chính của tôi là về các chi phí mà bạn không nhận được biên lai, ví dụ như trả tiền trên thị trường hoặc xe hơi.

Theo như chi tiêu dựa trên tiền mặt:

Mang theo một máy tính xách tay cỡ nhỏ bỏ túi và bút chì golf (hoặc thiết bị tương tự theo ý thích của bạn). Hẹn hò với trang, và sau đó mỗi khi bạn mua hàng bằng tiền mặt, hãy ghi lại số tiền và ghi chú nhanh về địa điểm hoặc mục đích mua để bạn nhớ khi bạn thực hiện sổ cái sau này. Bạn càng viết ra các chi phí càng sớm thì càng dễ nhớ số tiền chính xác và số tiền đó để làm gì. Bạn có thể muốn đếm tiền mặt trong ví của mình trước và sau khi đi chơi nếu bạn dự đoán thiếu thời gian để ghi chú nhanh vào sổ ghi chép của mình hoặc ghi chú ngay khi có thể thuận tiện sau khi thực tế (ví dụ: đợi cho đến khi bạn ngồi xuống trên xe buýt để ghi lại những gì bạn đã chi cho giá vé xe buýt khi vào).

Những gì cần theo dõi chủ yếu phụ thuộc vào mục đích theo dõi các chi phí là gì. Nếu bạn chỉ cố gắng đảm bảo bạn ở trong một ngân sách, bạn có thể theo dõi khác với nếu bạn đang cố ước tính số tiền cần dành cho một chuyến đi trong tương lai có thời lượng tương tự. Nếu theo dõi "lỗ hổng" trong chi phí (ví dụ: người khác đãi bạn ăn tối), bạn có thể muốn ghi chú lại chi phí đó để bạn có thể nhớ điều chỉnh trong dự toán của mình cho các chi phí trong tương lai.

Ba điều giúp tôi tiếp tục tổ chức:

• Thói quen viết các biên lai không rõ ràng (ví dụ: nhiều xe taxi chỉ có thành phố, thậm chí không có ngày - viết nguệch ngoạc lên AIR AIR ngay bây giờ sẽ cho phép bạn điền phần còn lại sau)
• Có một địa điểm tiêu chuẩn mà bạn đặt biên lai bạn chưa xử lý (đối với tôi, đây là trong một cuốn sổ để giúp chúng không bị vò nát - nếu tôi không nhận được biên lai, tôi thường ghi lại số tiền vào sổ ghi chép vào thời điểm đó)
• Có một cách để "xử lý" các biên lai bằng cách viết chúng vào một bản tóm tắt hoặc nhập chúng vào một bảng tính và một nơi để đặt chúng sau khi làm điều đó.

Nếu tóm tắt của bạn có định dạng khá chuẩn, nó có thể giúp bạn nhận ra bạn đang thiếu chi phí ở đâu - trong nháy mắt bạn có thể thấy không có mục nào cho bữa trưa vào thứ ba, có lẽ. Với tôi nếu người khác mua cho tôi một bữa ăn hoặc tôi chia sẻ một chiếc taxi và anh chàng kia khăng khăng đòi trả toàn bộ, tôi viết "Joe trả tiền" hoặc bất cứ điều gì trong bản tóm tắt đó để tôi biết đó không phải là một biên lai bị thiếu. Nếu đó là một biên lai còn thiếu tôi có thể tìm nó trước khi trả phòng khách sạn, hoặc cố gắng nhớ số ít nhất là xấp xỉ.

Cuối cùng, nhận một thẻ tín dụng để sử dụng cho các chuyến công tác và hoàn toàn sử dụng nó nhiều nhất có thể. Bạn có thể tái cấu trúc rất nhiều từ bảng sao kê thẻ tín dụng, nhưng từ "Tôi đến thị trấn với 73 đô la và còn lại với 14 đô la", không quá nhiều. Ngoài ra, bạn nhận được ít nhất là biên lai thẻ tín dụng ngay cả khi bạn không nhận được danh sách được ghi thành từng khoản với các loại thuế.

Tôi sử dụng Homebank cho tất cả các khoản tài chính cá nhân của mình. Một số người cũng thề với GnuCash , nhưng tôi thấy nó phức tạp không cần thiết. Homebank đơn giản hơn và có tất cả các tính năng tôi quan tâm.

Thông thường tôi thu thập tất cả các biên lai trong ngày và dành mười phút để thêm chúng vào cơ sở dữ liệu. Nếu bạn thanh toán bằng thẻ và có ngân hàng điện tử, bạn có thể tiết kiệm hóa đơn và nhận thông tin chi tiêu chính xác từ trang web của ngân hàng của bạn (điều này rất hữu ích khi thanh toán bằng các loại tiền tệ khác, tỷ giá hối đoái của ngân hàng khác với thuế chính thức và một số thuế bổ sung có thể ứng dụng).

Điều này đòi hỏi một chút kỷ luật - nếu bạn bỏ qua việc nộp đơn chỉ trong vài ngày, hàng đống biên lai sẽ trở thành trở ngại không thể vượt qua mà bạn không thể dễ dàng vượt qua. Ngoài ra, nếu bạn không làm điều này mỗi ngày, bạn có xu hướng quên đi những gì bạn đã chi tiêu tiền mặt của bạn nếu bạn chưa nhận được biên lai - bạn không thể theo dõi nó một cách dễ dàng.

Đối với các chi phí, tôi thêm từng người trong số họ, để số tiền thực tế và những người trong cuốn sách khớp với nhau. Nếu bạn không thể nhớ một giao dịch cụ thể, bạn luôn có thể đặt nó trong danh mục "Khác" và vẫn cân bằng mọi thứ. Những người có xu hướng là một số mua nhỏ một lần nào.

một cuốn sổ nhỏ và một cây bút hoặc bút chì làm việc kỳ diệu. Không cần bộ sạc pin :)

Tôi đã phát triển một ứng dụng Android được thiết kế để làm việc đó: dễ dàng theo dõi chi phí của bạn khi đi du lịch. Nó hỗ trợ nhiều loại tiền tệ, phân loại chi phí và theo dõi chúng trên bản đồ. Mục đích chính của nó là theo dõi các chi phí chung của một nhóm người, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó như một người duy nhất.

Có một cái nhìn : TravelMoney

Chúc mừng Đức Phanxicô

Một người bạn và tôi đã có một kỳ nghỉ hè năm ngoái và đã sử dụng Bảng tính Google được chia sẻ để cân bằng vào cuối. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ tất cả các biên lai và sẵn sàng viết ra những điều nhỏ nhặt, sau đó chỉ cần tạo một sổ cái trong bảng tính và so sánh các giá trị. Điều này cũng mang lại cho bạn lợi thế khi thấy tiền đi đâu tích lũy (như trong, nếu bạn trả tiền cho chỗ ở và người khác trả tiền cho việc đi lại, bạn có thể thấy tổng số tiền đi đâu nhiều nhất).

Điều tôi cảm thấy khó khăn nhất là theo dõi trong đầu tôi đã sử dụng tiền mặt để làm gì và tôi đã sử dụng thẻ để làm gì. Một điều về tiền mặt là rút số tiền lớn, tròn - sau đó bạn có thể thấy những gì còn lại và có được ước tính tốt cho những gì đã được chi tiêu.

Tôi thích theo dõi các chi phí khi tôi đi du lịch vì tôi có ngân sách eo hẹp, nhưng điều tôi không thích là theo dõi tất cả các khoản thu của mình! Hầu hết các câu trả lời khác dường như gợi ý rằng: giữ biên lai, sau đó sử dụng một cái gì đó khác để theo dõi.

Thông thường, những gì tôi làm là tôi đã tạo thói quen chụp ảnh hóa đơn trong ứng dụng của Evernote trên điện thoại của mình. (Tôi đặt Evernote chỉ đồng bộ hóa qua các mạng WiFi để tôi không phải tải lên trên các mạng di động chậm. Dù sao nó cũng giữ một bản sao cục bộ.) Trong cùng một lưu ý, bạn cũng có thể nhanh chóng nhập hoặc ghi lại một ghi chú về các chi phí mà bạn không nhận được biên lai. Đây là một thao tác nhanh chóng và đơn giản, và sau đó một khi bạn quay lại và phải nộp chi phí, bạn có thể ngồi xuống và thêm chúng trong một lần.

Phương pháp này hoạt động đủ tốt cho tôi. Tôi đoán mặc dù tại một số điểm, bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, bạn chỉ cần biến nó thành thói quen! Bạn có thể đi lòng vòng và nói "Nhưng tôi tiêu bằng tiền! Nhiều lần trong ngày! Và sau đó tôi quên tất cả!" nhưng đó không chỉ là một câu trả lời thực sự cho điều đó. :)

Tôi đã tạo một Ứng dụng để theo dõi chi phí của mình ... Bạn có thể tìm thấy nó ở đây: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-Exense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Theo dõi các chi phí của bạn trong chuyến đi của bạn hoặc trong những đêm cuối tuần với bạn bè của bạn. Ghi lại cách bạn đã tiêu tiền của mình, bạn đã tiêu ở đâu, bao nhiêu, với ai và đóng góp của mọi người trong bữa tiệc của bạn là bao nhiêu. Bạn sẽ biết trong từng khoảnh khắc bạn sẽ được hoàn lại bao nhiêu và bạn sở hữu bao nhiêu.

• Tạo hồ sơ người dùng cho bạn bè của bạn và thêm họ trong chuyến đi của bạn.
• Thêm chi phí của bạn.
• Thêm sự đóng góp của mỗi một người bạn của bạn.
• Biết trong từng khoảnh khắc bạn và bạn bè của bạn đã chi bao nhiêu.
• Tạo một bản đồ để theo dõi chi phí của bạn trong chuyến đi của bạn.
• Gửi thư tóm tắt cho tất cả bạn bè du lịch của bạn.
• Nhập bạn tình từ Sổ địa chỉ của bạn.
• Chuyến đi được tạo trước để kiểm tra ứng dụng.