Làm thế nào để tổ chức hiệu quả tài liệu khi đi du lịch?

Mỗi lần tôi đi du lịch, có một mẩu giấy in và các tài liệu khác mà tôi phải mang theo.

Một số trong số đó là những tài liệu mà tôi phải truy cập thường xuyên: vé, hộ chiếu, visa, v.v. Những thứ tôi giữ trong túi hoặc túi dễ truy cập. Và có những tài liệu khác, như biên lai thanh toán, thường không cần thiết. Nhưng vẫn còn rất nhiều tài liệu làm tôi bối rối.

Tôi tự hỏi làm thế nào một số du khách dày dạn hơn ở đây tổ chức hiệu quả các tài liệu khi bạn đi du lịch? Có một công cụ cụ thể (túi, thư mục, cặp) mà bạn sử dụng?

Các tài liệu phải được tổ chức tốt và ánh sáng.

Vợ tôi và tôi có một ví / người tổ chức du lịch mà chúng tôi đảm nhận trong tất cả các chuyến đi. Đó là một điều khá bẩn thỉu, nhưng rất tiện dụng. Nó được làm từ chất liệu nylon, và đủ lớn để một tờ A4 được gấp thành ba phần sẽ nằm gọn bên trong, có khóa kéo xuống ba cạnh và chứa nhiều túi. Nó được tạo bởi Eagle Creek và tương tự như cái này . Chúng tôi đã có nó mười năm và nó đã trải qua vô số chuyến đi và vẫn còn trong tình trạng tuyệt vời.

Trong đó chúng tôi đóng gói:

• Hộ chiếu
• Bản in vé máy bay / thẻ lên máy bay / đặt phòng khách sạn và chỉ đường, được xếp theo thứ tự mà chúng sẽ được sử dụng trong chuyến đi
• Giấy chứng nhận tiêm chủng
• Giấy tờ bảo hiểm du lịch
• Thẻ khách hàng thường xuyên
• Thẻ chứng nhận lặn biển (nếu chúng tôi đi lặn)
• Khoảng một phần ba số tiền mà chúng tôi đang sử dụng trong chuyến đi (hai phần ba còn lại được chia giữa ví của tôi và ví của vợ tôi.

Ví du lịch thường sống trong hành lý xách tay của tôi trong một chuyến đi.

Đối với một số chuyến đi, tôi sẽ đóng gói một bộ bản in riêng (được niêm phong trong một phong bì lớn) trong hành lý giữ.

Là một bản sao lưu bổ sung, mọi tài liệu điện tử có liên quan đều nằm trong thư mục OneDrive / Dropbox và tôi sẽ đồng bộ hóa các tài liệu với điện thoại của mình trước khi rời khỏi (trong trường hợp tôi cần chúng ở nơi tôi không nhận điện thoại).

Khi chuyến đi tiếp diễn, tôi sẽ xóa các bản in ra khỏi ví khi chúng trở nên dư thừa và cất chúng ở nơi khác trong hành lý của tôi, sẵn sàng để xé nhỏ khi chúng tôi về nhà .

Điều này nghe có vẻ như rất nhiều rắc rối và tổ chức trước chuyến đi, nhưng điều đó có nghĩa là khi chúng ta đi xa, chúng ta có thể thư giãn và tận hưởng mọi thứ!

Dưới đây là một vài hình ảnh của ví du lịch. Nó cũng có không gian cho một cây bút - rất tiện dụng khi điền vào thẻ hạ cánh và thẻ hành lý! :-)

Sau khi tôi nhận được visa, vé, bảo hiểm, đặt phòng khách sạn, v.v., tôi quét mọi thứ, dưới dạng pdf riêng lẻ.

Hai loại tài liệu, một loại rất quan trọng cho hành trình, những loại khác chỉ để được giúp đỡ. Sau đó, tôi tạo hai thư mục trên dropbox của mình, Quan trọng và Thông tin. Visa, vé máy bay, đặt phòng khách sạn, bảo hiểm, vé, trang thông tin hộ chiếu vv pdf đi đến Quan trọng. Hướng dẫn du lịch, tour du lịch, bản đồ, thông tin thời tiết, vv đi đến Thông tin. Sau đó, tôi hợp nhất tất cả các tệp pdf trong mỗi thư mục dưới dạng pdf mới, in hai bản sao của mỗi bản trên mặt kép A5. Dập ghim từng bản trên góc trên bên trái.

Kích thước A5 làm cho chúng đủ nhỏ hơn để lưu trữ, trong khi giữ cho chúng dễ đọc. In hai mặt cũng cắt giảm một nửa khối lượng.

Một bộ Quan trọng đi trong hành lý, thứ hai ở lại với tôi trong túi đựng tài liệu máy ảnh, cùng với hộ chiếu gốc.

Cả hai bản sao của cuốn sách Thông tin pdf đều ở trong hành lý. Tôi sử dụng một trong kỳ nghỉ, thứ hai là dự phòng, chỉ trong trường hợp.

Bản gốc chỉ là hộ chiếu của tôi, ID quốc gia của tôi, thẻ tiền, v.v.

Chỉnh sửa: Tôi cũng mang theo một hoặc hai ziplock, gần như cỡ A5 và tôi sẽ chuyển tất cả các hóa đơn, hóa đơn, mã thông báo, v.v. Tôi nhận được khi đi nghỉ ở chúng và sắp xếp nó khi tôi trở về nhà.

Edit2: Tôi sử dụng Ứng dụng Android của DirectorySync để giữ cho thư mục này được đồng bộ hóa hai chiều với điện thoại của tôi và hầu như tất cả các lần khách sạn của các hãng hàng không đều ổn với một bản sao mềm của tài liệu, vì họ chỉ cần một số để xác định dữ liệu của tôi trong hệ thống của họ .

Tôi giữ cho tôi: Hộ chiếu, thẻ bảo hiểm, ví (id, tiền ...)

Tôi giữ trên iPhone: Vé máy bay điện tử. Đặt phòng khách sạn / phòng và email xác nhận.

Tôi giữ trong một phong bì thủ công trong hành lý xách tay của tôi in bản sao của mỗi xác nhận tôi nhận được qua email.

Email cũng được lưu trữ trên đám mây (hotmail / gmail ...) để có thể dễ dàng truy cập trong quán cà phê internet nếu cần.

Quét hộ chiếu và thẻ tín dụng (ảnh) được gửi qua email cho tôi và GF (và ngược lại) để chúng được lưu trữ trên đám mây nếu cần thiết.

Như Richard đã viết, tôi bỏ tất cả các tài liệu không cần thiết vào hành lý để phân loại và tái chế khi đi du lịch trở về nhà.

Tôi sẽ chia sẻ một kinh nghiệm gần đây của tôi.

Chúng tôi sẽ đi nghỉ ở X-Mas và tôi đã quét và lưu tất cả các tài liệu quan trọng trong máy tính xách tay của tôi mọi lúc.

Nó được kết nối với Dropbox và Điện thoại của tôi cũng vậy và tôi nghĩ ồ tôi sẽ có tất cả các bản sao trong điện thoại thông minh của mình để truy cập nhanh, nơi tôi không thể lấy laptop ra.

Chúng tôi chuẩn bị đến Quốc gia thứ nhất và phải điền vào thẻ nhập cư do hãng hàng không cung cấp, lấy điện thoại ra để xem chi tiết Hộ chiếu của chúng tôi và phát hiện ra rằng tôi đã quên Đồng bộ hóa điện thoại với Dropbox (Chống vi-rút đã chặn nó chạy trong lý lịch). Tôi không thể làm gì ngoài việc cười vào sự ngu ngốc của mình.

Đạo đức: Đừng chỉ cho rằng tài liệu sẽ ở đó. Kiểm tra lại chúng.

Nhưng một điều mà tôi đã làm tốt là tôi đã in tất cả những thứ đó và đặt chúng vào một tập tin trong túi máy tính xách tay của mình và đánh số chúng theo một trình tự mà tôi đang mong đợi để sử dụng chúng.

1. Vé
2. Bản sao hộ chiếu, thị thực và bảo hiểm
3. Đặt vé đưa đón sân bay
4. Đặt phòng khách sạn
5. Đặt tour
6. Chuyển ra đặt phòng

Sau đó, số tiếp theo cho nước thứ hai. Tôi thấy rằng trình tự 1,2,3 đơn giản rất hữu ích trên tất cả các quốc gia mà chúng tôi đã truy cập. Có ít nhất 15 đặt phòng và trình tự đó làm cho nó rất dễ dàng.

Tập tin này nằm trong phần tài liệu của túi đựng máy tính xách tay của tôi, đó là một gói trở lại, mỗi khi chúng tôi đến điểm dừng tiếp theo, nơi chúng tôi cần các tài liệu Vợ tôi sẽ lấy tài liệu được đánh số tiếp theo từ túi của tôi ở trên lưng tôi và bạn đi , không làm phiền. Thậm chí không cần phải tháo túi ra thành một hàng (không tôi không lười biếng, chỉ là tôi đã có con của chúng tôi, người không thích xe đẩy, trong vòng tay tôi: P).

Mỗi lần sử dụng một bản in, tôi đặt chéo lên nó và di chuyển nó vào mặt sau của tập tin.

Không hoàn toàn chắc chắn nếu mọi người sẽ thích nó như là một câu trả lời cho câu hỏi này mặc dù: D

Đối với tài liệu giấy, tôi sử dụng một loạt các thư mục nhựa. Tôi nhóm các tài liệu trong các thư mục tùy thuộc vào thời điểm tôi phải sử dụng chúng. Có thể sử dụng các màu khác nhau trên các thư mục để phân biệt giữa chúng. Dù sao, chúng là bán trong suốt, vì vậy bạn sẽ thấy trên văn bản trên một tài liệu mà bạn có thư mục.

Đối với tôi cách duy nhất để sắp xếp những thứ này là mỗi bản in theo thứ tự bạn sẽ sử dụng chúng, sau đó vứt bỏ mọi thứ khi bạn sử dụng chúng.

Ví dụ: nếu bạn định lái xe đến sân bay, sau đó lên máy bay, sau đó đón một chiếc xe thuê khi bạn hạ cánh, sau đó lái xe đến khách sạn để kiểm tra Tôi sẽ đặt hàng in như thế này:

1. chi tiết bãi đậu xe
2. chi tiết checkin sân bay
3. chi tiết thuê xe
4. chi tiết khách sạn
5. chi tiết kiểm tra chuyến bay trở về

Hãy nhớ vứt đồ đi - ví dụ sau khi tôi làm thủ tục lên máy bay, tôi sẽ vứt tờ 1 & 2, nghĩa là tờ 3 (chi tiết thuê xe) ở trên đầu khi tôi đi lấy xe thuê. Điều này làm cho nó siêu nhanh và dễ dàng - chỉ cần rút tờ đầu tiên / trên cùng và bạn đã hoàn thành.

Protip: nếu một bản in ra trên nhiều tờ, hãy đảm bảo ghim chúng lại với nhau để dễ xử lý hơn.

Đối với những chuyến đi ngắn / đơn giản, tôi chỉ cần đặt những bản in này trong một phong bì A4 đơn giản và để nó trong túi xách tay của mình.

Protip: viết những thứ quan trọng ở bên ngoài phong bì bằng văn bản lớn - số lần bay & thời gian, nhà ga, địa chỉ khách sạn, v.v. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng nhận được thông tin đó nhanh chóng nếu bạn đang vội.

Đối với những chuyến đi dài / phức tạp với nhiều đặt trước, tôi đặt bản in vào một "cuốn sách trưng bày", đó là một loạt các phong bì bằng nhựa A4 được gắn vào một cuốn sách để tôi có thể lướt qua tất cả. Sách hiển thị rẻ và nhẹ - Tôi đã sử dụng chúng trong các chuyến đi dài với 30 hoặc 40 đặt chỗ cho nhiều thứ khác nhau và chúng hoạt động thực sự tốt để giữ mọi thứ gọn gàng.

Tất nhiên những bản in giấy này là bản sao lưu. Tôi sẽ có hầu hết số tiền khả dụng / được ghim cho ngoại tuyến trên điện thoại của mình.

Tôi có một máy tính xách tay Moleskine nhỏ (A5) mà tôi sử dụng để đi du lịch. Ở bìa bên trong tôi viết những thứ hiếm khi thay đổi và sẽ giống nhau trong nhiều chuyến đi, chẳng hạn như số hộ chiếu của tôi (trong trường hợp bị mất), số thẻ, số điện thoại cho ngân hàng của tôi (trong trường hợp tôi cần hủy thẻ) , v.v ... Sau đó, trên các trang riêng lẻ, tôi viết chi tiết về từng khía cạnh của chuyến đi theo thứ tự thời gian. Những trang này rất dễ xóa sau chuyến đi / trước trang tiếp theo.

Đối với các chuyến bay, tôi sẽ có sân bay, hãng hàng không, số hiệu chuyến bay, nhà ga (nếu có) và giờ khởi hành. Đối với các khách sạn (hoặc, nhiều khả năng bây giờ, airbnbs), tên, địa chỉ, số điện thoại, số xác nhận đặt phòng, ngày lưu trú của tôi.

Nó đủ nhỏ để vừa trong túi, chỉ lớn hơn một chút (mặc dù dày hơn một chút) so với hộ chiếu của tôi và có dây đeo đàn hồi để giữ nắp kín, vì vậy tôi có thể trượt hộ chiếu của mình vào trong đó để giữ chúng lại với nhau.

Trên điện thoại của tôi, tôi thường có ứng dụng airbnb, ứng dụng cho United và tôi gắn email / gắn cờ xác nhận để tôi có thể tìm thấy chúng nhanh chóng nếu cần. Tôi cũng có xu hướng mang theo pin thứ hai khi đi du lịch vì vậy tôi không phải lo lắng quá nhiều về việc pin có khả năng bị chết.

Về mặt in ấn, càng ít càng tốt. Nói chung chỉ những điều tôi (có thể) cần phải vượt qua kiểm soát biên giới ở quốc gia tôi đang đi du lịch (ví dụ: in ra khỏi (các) đặt chỗ chuyến bay của tôi để chứng minh rằng tôi có vé khứ hồi) và bất cứ điều gì họ nói rõ là họ không ' Không chấp nhận các bản sao điện tử / vé điện tử (Tôi đã đi du lịch bởi Greyhound giữa Seattle và Spokane như một phần của chuyến đi đến Hoa Kỳ năm ngoái, họ chỉ chấp nhận một phiên bản in của vé).

Biên lai mà tôi tích lũy trong chuyến đi chỉ cần đi vào ví để được sắp xếp khi tôi về nhà.