Tôi đã thừa hưởng một sản phẩm có thiết kế không nhất quán có cùng số phần. Tôi làm gì?

Bây giờ tôi phụ trách một dòng sản phẩm mà công ty tôi đã vận chuyển trong một thập kỷ. Một trong những kỹ sư sản phẩm trước đó là ... chúng ta sẽ nói, ít có ý thức về tính bền vững và tài liệu phù hợp. Chúng tôi đã vận chuyển hàng trăm đơn vị, gồm nhiều biến thể thiết kế, dưới cùng một số phần chính xác . Hướng dẫn hiện chỉ phản ánh một biến thể, có nghĩa là nhiều người dùng không thể sử dụng nó. Và chúng tôi đã có nhiều trường hợp trong đó người dùng đã cố gắng sắp xếp lại một đơn vị theo số phần, chỉ để thấy rằng những gì chúng tôi gửi cho họ không khớp với những gì họ đã có.

Rõ ràng, điều này là khủng khiếp. Người ta không thay đổi thông số kỹ thuật hoặc giao diện người dùng của sản phẩm mà không thay đổi số phần. Chúng tôi sẽ tránh những điều như vậy trong tương lai. Nhưng câu hỏi của tôi là về quá khứ.

Trên giấy tờ, chúng tôi có tài liệu chỉ ra biến thể thiết kế mỗi số sê-ri tương ứng với. Suy nghĩ của tôi là tạo ra một bảng tính và đặt tên cho từng biến thể hồi tố, vì vậy ít nhất chúng tôi có thể hỗ trợ người dùng gọi hoặc đặt lại các sắp xếp lại. Sau đó, chúng tôi sẽ tạo (các) hướng dẫn thích hợp để người dùng có thể, dựa trên số sê-ri của họ, hiểu hoạt động của các đơn vị họ có.

Nhưng tôi chỉ đang tạo ra giải pháp đó. Nó xảy ra với tôi rằng có thể có các phương pháp chính thức, tiêu chuẩn công nghiệp để đối phó với những điều đó. Có cách nào đúng thủ tục để xử lý cơ sở cài đặt hiện tại của tôi không?

Tôi không nghĩ có bất kỳ cách tiêu chuẩn chính thức nào thoát khỏi mớ hỗn độn này.

Tin tốt là ít nhất theo dõi các thay đổi theo số sê-ri. Phát minh ra các mô hình khác nhau sau khi thực tế dường như vô nghĩa vì khách hàng sẽ không biết họ có mô hình nào. Từ quan điểm của khách hàng, đây là tất cả một mô hình nhưng thay đổi theo số sê-ri. Tài liệu theo cách đó.

Bạn có thể tạo một hướng dẫn sử dụng khác nhau cho các phạm vi số sê-ri khác nhau nếu các thay đổi lớn hoặc có các phần không thường xuyên trong hướng dẫn chỉ áp dụng cho các phạm vi số sê-ri cụ thể.

Hãy chắc chắn rằng khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy số sê-ri đơn vị họ có. Điều này nên được đánh vần rất rõ ràng ngay từ đầu của hướng dẫn. Cần cảnh báo khách hàng rằng có sự khác biệt đáng kể giữa các số sê-ri và cách xác định chính xác số sê-ri của đơn vị của họ và sau đó sử dụng nhất quán trong toàn bộ hướng dẫn khi cần lưu ý sự khác biệt.

Có thể là một ý tưởng tốt để đặt một biểu đồ ở phía trước của hướng dẫn sử dụng để hiển thị ngắn gọn các tính năng có mặt trong phạm vi số sê-ri. Sau đó, bạn cũng có thể đặt tên cho từng biến thể, như A, B, v.v., sau đó tham khảo biến thể đó trong phần còn lại của hướng dẫn. Bạn thậm chí có thể đề nghị với khách hàng rằng họ khoanh tròn biến thể họ có hoặc để lại một vị trí rõ ràng lớn để viết chữ biến thể của họ bên trong bìa trước để họ có thể lật lại dễ dàng khi đối mặt với các phần khác nhau bởi biến thể.

Theo dõi các phiên bản sản phẩm khác nhau theo số sê-ri là một ý tưởng tốt, nhưng hãy cẩn thận để chuẩn hóa điều đó. Nhiều năm trước khi làm việc cho một nhà sản xuất điện tử về dịch vụ và sửa chữa, tôi đã phát hiện ra hai đơn vị; một số là số sê-ri 0024, số kia là 00024. Họ đã thay đổi từ số có bốn chữ số thành số có năm chữ số và trong quá trình này đã tạo ra một bản sao (ngoại trừ số lượng số 0 đứng đầu). Để tránh nhầm lẫn trong tương lai, chúng tôi đã dán lại một chữ số có bốn chữ số là 0024A. Không phải là câu trả lời tốt nhất có lẽ, nhưng nó đã làm việc. Bạn có thể cần phải làm một cái gì đó tương tự. Đề xuất ghi lại các phiên bản khác nhau trong một tài liệu với các phần phụ và ghi chú là một cách tốt, nếu được thực hiện đúng.

Cách chính thức để tránh tình trạng như vậy được gọi là quản lý cấu hình . Ngay cả với một quy trình chính thức như vậy, vẫn có những dịp mà kỹ thuật gặp phải những tình huống như vậy. Một trong những gần đây nhất là thu hồi túi khí Takata . Do đó, có rất nhiều ví dụ để xử lý các tình huống như vậy, nhưng một kích thước không phù hợp với tất cả.

Sau đây là một số gợi ý để giải quyết vấn đề hiện tại cũng như tránh các tình huống trong tương lai:

1. Khách hàng của bạn là thượng đế, vì vậy hãy theo dõi và ghi lại tất cả các khách hàng bị ảnh hưởng.
2. Sửa chữa thiết kế bằng cách sử dụng thực hành kỹ thuật âm thanh. Sửa đổi tất cả các kỹ thuật và tài liệu khác để phản ánh sự thay đổi.
3. Thông báo cho tất cả khách hàng về tình huống và dự định hành động khắc phục.
4. Phát triển và có kế hoạch thu hồi vật liệu bị lỗi và thay thế vật liệu bằng thiết kế sửa đổi. Ngành ô tô và y tế thường xuyên bị thu hồi. Đây có thể là một nơi tốt để bắt đầu nghiên cứu cho các ý tưởng.
5. Hãy chủ động như phản đối để được phản ứng. Tùy thuộc vào ngành và cơ sở khách hàng, khả năng của bất kỳ trách nhiệm pháp lý và kiện tụng cần phải được xem xét.
6. Thực hiện một hệ thống quản lý cấu hình tốt. Hệ thống này sẽ nắm bắt các yêu cầu thay đổi kỹ thuật, thực hiện các thay đổi và thông báo thay đổi cho khách hàng (ECN - Thông báo thay đổi kỹ thuật)
7. Nếu không tại chỗ xem xét việc thiết lập một số hệ thống chất lượng loại.

Tài liệu tham khảo :

• Quản lý cấu hình
• ISO 9000 - Quản lý chất lượng