Một khách hàng gần đây đã gửi email cho tôi yêu cầu các tệp nguồn từ một dự án tôi đã làm cho họ hai năm trước. Tôi không có các tệp nguồn vì nó đã rất lâu rồi và khách hàng nói rằng nó rất không chuyên nghiệp và lạ khi không giữ các tệp nguồn cho tất cả các dự án tôi làm.

Có một khoảng thời gian thông thường mà bạn sẽ phải giữ các tệp nguồn không? Bạn có nên giữ tất cả các tệp nguồn của bạn cho các dự án và không bao giờ thoát khỏi chúng?

Doanh nghiệp của tôi không phải là một dịch vụ sao lưu cho bất kỳ khách hàng nào.

Tất cả các khách hàng nên sao lưu các tập tin mà họ đã nhận được một mình . Tôi không có trách nhiệm trở thành một dịch vụ sao lưu vô thời hạn cho bất kỳ khách hàng nào.

Khách hàng không phải trả phí thường xuyên để bảo trì thiết bị, nâng cấp ổ cứng, mua thêm ổ cứng khi cần, bảo trì phần mềm, v.v. Do đó, khách hàng KHÔNG đền bù cho tôi để sao lưu các tập tin của họ. Khách hàng không có yêu cầu đối với bất kỳ bản sao lưu nào của công ty tôi . Tôi duy trì các bản sao lưu cho doanh nghiệp của mình giống như họ nên làm cho doanh nghiệp của họ . Nếu tôi đang chạy một dịch vụ sao lưu, sẽ có phí thuê bao hàng tháng và các hợp đồng được áp dụng cho một dịch vụ như vậy. Mong đợi doanh nghiệp của tôi giữ lại các mặt hàng cũ mà doanh nghiệp của bạn có thể cần trong tương lai là lố bịch.

Hãy để tôi rõ ràng ... Tôi có bản sao lưu cho doanh nghiệp của tôi kể từ trước khi nó bắt đầu. Tôi nghĩ rằng tôi có các tập tin hơn 30-35 tuổi. Cơ hội rất cao mà tôi cần một tập tin từ 10-20-30 năm trước tôi có nó. Tôi có thể mở nó hay không (ví dụ: Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions, v.v.) có thể là một vấn đề khác, nhưng có lẽ tôi sẽ có các tệp.

Sự khác biệt ở đây là những gì khách hàng có thể yêu cầu ...

Về cơ bản, các bản sao lưu của tôi ở đó để hỗ trợ các mối quan hệ khách hàng của tôi và giảm bớt công việc của riêng tôi , nhưng các bản sao lưu của tôi không bao giờ là bộ nhớ miễn phí để khách hàng truy xuất các tệp vào một ngày sau đó chỉ vì khách hàng yêu cầu chúng.

Việc khách hàng yêu cầu "tập tin nguồn" mà không đền bù cho bạn về những tập tin đó là không chuyên nghiệp. Ở đây, các tập tin nguồn luôn luôn tốn tiền . Nó cũng là một chút "không chuyên nghiệp" cho khách hàng của bạn không được sao lưu các tập tin của mình và dựa vào một số doanh nghiệp không liên quan đến duy trì nội dung số quan trọng của họ.

Không có gì là không chuyên nghiệp khi bạn không có bản sao lưu 2 năm cho các tệp của họ nếu họ không phải là khách hàng trong hai năm. Trên thực tế, việc không có tệp cho khách hàng cũ thường là bình thường . Và ngay cả khi bạn có chúng, bạn không bắt buộc phải cung cấp chúng. Đó là bản sao lưu của bạn , không phải của họ.

Thủ tục sao lưu của tôi ....

Không có quy tắc thực sự liên quan đến điều này. Nói chung, tôi giữ các tệp miễn là tôi vẫn làm việc với khách hàng hoặc cho đến khi việc duy trì chúng trở nên bất tiện.

Tôi duy trì sao lưu dự phòng hiện tại ba lần mọi lúc, bao gồm tất cả các máy khách tương đối tích cực bên cạnh tất cả các nhãn hiệu máy khách, minh họa tùy chỉnh, hình ảnh độ phân giải cao, v.v.

Hệ thống dự phòng gia tăng và sao lưu ba lần cho phép tôi xóa một tệp hoặc một số tệp khỏi thư mục làm việc chính của mình với kiến ​​thức rằng tệp tôi đã xóa đã được sao lưu ở ít nhất 2 vị trí khác . Điều này có xu hướng giữ cho thư mục làm việc chính của tôi ở một kích thước hợp lý. Tôi sẽ thường xóa các tệp lưu trữ .zip hoặc các tệp do khách hàng cung cấp hoặc các lần lặp trước đó, không được chấp thuận / từ chối, lặp đi lặp lại của một dự án - về cơ bản là những thứ không cần thiết trong tương lai. Một lần nữa, tôi xóa các tệp này nhưng tôi biết chúng cũng tồn tại ở tối thiểu 2 vị trí khác. Vì vậy, tôi thực sự chỉ cắt tỉa thư mục SOURCE, không phải các bản sao lưu. Các thư mục dự án cá nhân ở đây có thể dễ dàng vượt qua 10 hoặc 100 GB mỗi lần. Một sốxem xét đến kích thước sao lưu tổng thể là loại bắt buộc. Bất cứ điều gì tôi có thể làm để đảm bảo lưu giữ các tệp quan trọng trong khi giảm tổng lượng MB / GB / TB cần thiết để sao lưu là một điều tốt. Nếu tất cả những gì tôi có là 50 - 100 MB tệp HTML / PHP / CSS và hình ảnh web, thì có lẽ tôi sẽ giữ tất cả mọi thứ.

Tôi có xu hướng xây dựng lại các bản sao lưu của mình hoàn toàn sau mỗi 4 - 6 năm. Những gì tôi làm là ngắt kết nối một trong các RAID dự phòng và lưu trữ nó (hộp ký gửi an toàn). Định dạng lại RAID sao lưu khác, thêm RAID sao lưu mới và sao lưu mọi thứ bắt đầu mới kể từ ngày đó. Với phương pháp này không có gì là thực tế bao giờ vứt bỏ, nhưng các file cũ không còn là một phần của một dự phòng sao lưu. Nếu vị trí duy nhất của (các) tệp khách hàng cụ thể nằm trên ổ cứng được lưu trữ duy nhất đó trong hộp ký gửi an toàn và RAID xảy ra lỗi, thì tôi đã mất các tệp dự án đó. Vì vậy, bất kỳ dự án nào cũ hơn 4 - 6 năm có thể hoặc không thể xóa các tập tin của họ, bị mất hoặc bị phá hủy do tham nhũng.

Kể từ khi thực hiện tất cả những điều này khoảng 15 năm trước, tôi đã không bị mất một tập tin nào. Không một. Chắc chắn, tôi có thể mất một phần tốt hơn trong một tuần để khôi phục mọi thứ từ các RAID dự phòng khác nhau, nhưng điều quan trọng là tôi vẫn có mọi thứ.

Tính phí nếu bạn sẽ đào cho nó .....

Thực tế khó khăn là bất cứ điều gì hơn 3/6 tháng hoặc có thể là 1/2 tuổi nên được khách hàng xem là đã biến mất , ngay cả khi tôi vẫn có các tập tin. Tôi chắc chắn sẽ tính phí hàng giờ để kiểm tra xem liệu tôi có còn tệp của họ không và thời gian cần để lấy bất cứ thứ gì tôi có thể có, tất cả đều được liên kết với một khoản phí tối thiểu. Điều đó ngoài bất kỳ phí giao hàng cho các tập tin. Các khách hàng không duy trì các bản sao lưu của riêng họ phải chịu trách nhiệm cho các chi phí liên quan đến việc mất các tập tin của họ.

Trừ khi khách hàng trả tiền cho tôi để lưu trữ, tôi không chịu trách nhiệm sao lưu mọi thứ cho họ. Tôi sẽ nhấn mạnh một lần nữa, rằng nếu khách hàng muốn thuê tôi cập nhật vào một dự án cũ, tôi không có vấn đề gì khi đi sâu vào các bản sao lưu của mình để lấy lại dự án cũ (có thể tiết kiệm tiền của khách hàng). Tôi thực sự chỉ gặp vấn đề với việc sử dụng bản sao lưu của mình chỉ để làm nguồn phân phối tệp vì một số doanh nghiệp khác không thể duy trì bản sao lưu của riêng họ.

Những khách hàng lén lút ......

Ngoài ra, hãy lưu ý ... một số khách hàng ngớ ngẩn hoặc có thể bất chính hoặc phi đạo đức có thể sử dụng thời gian trôi qua như một phương pháp để vượt qua các thực tiễn tiêu chuẩn của bạn . Nó không phải lúc nào cũng độc hại, nhưng nó có thể. Khách hàng biết rõ rằng bạn tính phí cho các tệp dự án. Họ không muốn trả khoản phí đó khi bạn hoàn thành dự án ban đầu. Không vấn đề gì. Bạn cung cấp những gì hợp đồng nói rằng bạn sẽ cung cấp, khách hàng trả tiền cho bạn và mọi người tiếp tục hạnh phúc.

Một thời gian sau, thường là một năm hoặc hơn, khách hàng có thể quay lại yêu cầu các tệp dự án như thể "họ đã mất chúng" hoặc "họ đã bị phá hủy nhầm" giả vờ như chúng được giao ban đầu như một phần của dự án. Điều này được thực hiện với hy vọng bạn có thể không nhớ chi tiết cụ thể. Hãy thận trọng với thực hành này. Giống như tôi đã đăng nó không phải lúc nào cũng độc hại, đôi khi khách hàng thực sự quên bạn tính phí cho các tệp dự án. Tuy nhiên, nó cũng có thể rất có chủ ý và nghĩ ra để thử và phá vỡ thanh toán trong khi nhận các tệp. Tôi đã gặp cả hai trong những năm qua.

Tl; dr:

Sao lưu của tôi là cho doanh nghiệp của tôi , Họ là của tôi . Các bản sao lưu của tôi không dành cho doanh nghiệp khách hàng và khách hàng không có "quyền" đối với các bản sao lưu của tôi mà không phải bồi thường. Khách hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm 100% cho các bản sao lưu của riêng họ.

Tôi đã từng là một trong những người có bản sao lưu và người cần sao lưu. Nói chung, trừ khi bạn khó giữ các tệp của họ (ví dụ: terabyte video hoặc hợp đồng cấm nó), bạn nên giữ nó.

Đôi khi một tệp vô tình bị xóa hoặc bị hỏng, thay đổi được đồng bộ hóa với dropbox, v.v. và bạn không nhận thấy trong 6 tháng rằng tệp nguồn đã biến mất.

Giải pháp duy nhất cho loại kịch bản này là luôn có nhiều bản sao lưu mọi thứ , ngăn xếp các ổ cứng cũ về cơ bản không bao giờ chạm vào sau khi sao lưu được thực hiện và đây không phải là một chiến lược sao lưu thông thường.

Vì vậy, cuối cùng bạn nên giữ bản sao lưu vì ba lý do:

1. Trong trường hợp như thế này, bạn có thể giúp khách hàng của mình, giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn
2. Công việc bạn đã làm là công việc của bạn, bạn nên giữ lại bằng chứng bạn đã làm nó ít nhất là cho hồ sơ của riêng bạn để bạn tham khảo
3. Cuối cùng, nếu khách hàng quay lại sau 10 năm và yêu cầu các biến thể của logo, cơ hội họ có các tệp nguồn gốc của bạn ở định dạng bạn thích là gì? (Tôi đã phải yêu cầu các nhà thiết kế tạo lại các biểu tượng nguồn cho logo nhiều lần vì khách hàng đã mất các tệp mà chúng tôi đã gửi cho họ nhiều năm trước.)

Công việc của bạn không phải là cung cấp dịch vụ sao lưu, mà công việc của bạn là cung cấp dịch vụ khách hàng tốt.

Nếu làm X làm cho bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và khiến bạn trông đẹp hơn, thì hãy làm X. Có rất ít ngoại lệ.

Những điều nhỏ nhặt như thế này là sự khác biệt giữa một chuyên gia mà khách hàng sẽ muốn làm việc lại và sẽ giới thiệu doanh nghiệp với một nhà thầu vô danh ngẫu nhiên có tên khách hàng quên ngay khi dự án được giao.

Tôi giữ các tập tin thiết kế, mã, vv vô thời hạn. Nó không tốn kém, và các khách hàng lặp lại của tôi đánh giá cao nó - không phải là họ biết trực tiếp về nó, nhưng khi họ quay lại, tôi không phải làm lại công việc trước đó từ đầu.

Tuy nhiên, đối với tôi, có một lý do quan trọng hơn. Mặc dù tôi chưa bao giờ phải đối mặt với các vấn đề pháp lý hoặc trách nhiệm pháp lý, nhưng có hồ sơ và hồ sơ cho tất cả mọi thứ tôi đã thực hiện cung cấp cho tôi một chút bảo vệ nếu ai đó đến hỏi. Cho dù đó là để bảo vệ IP (tức là phát minh, bí mật thương mại, v.v.) hay thậm chí là khả năng không thể xảy ra của một vụ kiện đề nghị trách nhiệm bồi thường thiệt hại, tôi có thể chỉ ra 1) những gì tôi đã làm, 2) khi tôi làm điều đó, 3) đã ký hợp đồng với tôi để thực hiện công việc, và 4) hợp đồng là gì.

Nó không tốn nhiều công sức hay thời gian, nhưng nó cần một chút cẩn thận. Một trong những vấn đề lớn nhất là tìm phần mềm cũ, vì vậy khi tôi hoàn thành một dự án, tôi đảm bảo rằng tất cả các phần mềm thiết kế cũng được sao lưu, cùng với thông tin giấy phép và bất kỳ thư viện / tệp / dữ liệu liên quan nào cần thiết để xây dựng lại môi trường nếu cần. . Tôi hiếm khi phải loại bỏ thứ này - thông thường vào thời điểm phần mềm và tệp không tương thích với các phiên bản mới nhất, một phiên bản hoàn toàn mới được bảo hành. Tuy nhiên, tôi đã thực hiện các dự án cũ được bảo trì kém bởi những người khác đủ thời gian để biết giá trị của việc có thể xây dựng lại một môi trường lỗi thời.

Tuy nhiên, tôi tính phí khi cần thiết. Nếu họ yêu cầu các tệp mà họ đã mua và gần đây đủ để tôi mất ít công sức thì tôi sẽ không tính bất cứ điều gì. Nhưng nếu họ yêu cầu một cái gì đó vài năm tuổi và tôi phải thông qua các phương tiện truyền thông cũ, hoặc nếu họ yêu cầu các tài liệu bổ sung mà họ không mua ban đầu, tôi sẽ tính phí theo thỏa thuận ban đầu của chúng tôi hoặc có thảo luận với họ về nhu cầu của họ. Nếu điều này là ngẫu nhiên đối với một dự án mới mà họ muốn tôi thực hiện thì tôi sẽ kết hợp các chi phí đó vào dự án mới. Đây không phải là một dịch vụ miễn phí, nó chủ yếu là ngẫu nhiên để đáp ứng nhu cầu của riêng tôi.

Câu trả lời ngắn gọn:

Bạn nên giữ các tệp miễn là được quy định trong hợp đồng.

Tôi đã làm việc với các khách hàng muốn mọi thứ và yêu cầu tôi xóa tất cả nguyên liệu thô và tôi đã làm việc với các khách hàng nơi chúng tôi giữ một bản sao lưu trong một khoảng thời gian. Nhưng luôn luôn: như được quy định trong hợp đồng, theo cách đó bạn không thể sai.

Phát biểu từ phía khách hàng, tôi mong nhà thiết kế giữ các tệp của mình cho đến khi dự án kết thúc cộng với thời gian hợp lý sau đó tôi có thể yêu cầu thay đổi hoặc bổ sung. Sáu đến mười hai tháng sẽ là một thời gian như vậy. Nếu tôi gửi thư cho họ hai tuần sau khi dự án hoàn thành và nói "tôi có thể tạo thêm một X giống như những gì bạn đã làm không?" và họ trả lời họ không có các tập tin nguồn nữa, tôi sẽ ngạc nhiên.

Khách hàng của bạn nói đúng rằng càng chuyên nghiệp thì tôi càng mong đợi có thể làm điều đó. Tôi chắc chắn sẽ rất vui nếu bạn vẫn có thể thực hiện yêu cầu của tôi sau hai năm. Tôi sẽ không hoàn toàn chắc chắn nếu bạn có thể, nhưng nó sẽ là một dấu hiệu tích cực.

Câu hỏi hay và tôi đoán nó phụ thuộc, nhưng nhìn chung bạn là nhà cung cấp dịch vụ nên luôn lường trước tình huống này và sẵn sàng trả lời một câu như thế này. Hoặc tính phí sao lưu từ ngày đầu tiên hoặc cung cấp sao lưu đủ miễn là khách hàng cung cấp công việc mới + một số năm sao lưu 'miễn phí'.

1. Tôi luôn luôn và liên tục khuyến khích tất cả các khách hàng của mình giữ bản sao giao hàng của riêng họ. Là các tệp có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xuất các bản PDF thẳng (khi các bản chỉnh sửa không được gửi).
2. Tôi sẽ không bao giờ sao lưu các tập tin đã được lưu hành và không được sử dụng. Vì vậy, nếu một khách hàng gửi trong 500 hình ảnh và chúng tôi chỉ sử dụng 10 hình ảnh trong tài liệu quảng cáo, tôi sẽ không lưu lại 49 hình ảnh khác khi công việc được giao và thanh toán. Nó chỉ là sản phẩm thực tế của tôi mà tôi đang sao lưu. Tôi cũng sẽ xóa tất cả các PPT dự thảo, DOC, v.v. chúng tôi đã sử dụng để hoàn thành công việc khi tất cả nội dung đã được lấy từ những nội dung này.
3. Đối với các khách hàng lớn hơn với công việc đang diễn ra trong nhiều năm, tôi thực sự đảm bảo 3 đến 5 năm dự phòng cho mọi thứ được giao, đã bao gồm trong phí của tôi. Đây là một cái gì đó chúng tôi viết ra trong hợp đồng và tôi sẽ có hai bản sao giống hệt nhau của mỗi công việc trên hai ổ đĩa riêng biệt và trong một số trường hợp thậm chí là bản sao lưu đám mây thứ ba. Các khách hàng biết họ đang trả tiền cho việc này. Một số khách hàng thực sự yêu cầu tôi tải mọi giao hàng lên ftp nội bộ của họ mà không có ngoại lệ, nhưng đó cũng là thứ họ đang trả tiền.
4. Đối với các khách hàng nhỏ hơn hoặc một lần, tôi cũng sẽ sao lưu các tệp của họ vô thời hạn, nhưng thường có xu hướng làm sạch dần dần sau 3-4-5 năm nếu không có liên hệ nào khác được thực hiện cho công việc bổ sung hoặc không có hợp đồng hoặc điều khoản buộc tôi để giữ các tập tin mãi mãi

Chà, vì tôi khá tự hào về hầu hết công việc tôi làm cho khách hàng, tôi KHÔNG giữ những tệp đó cho họ, mà cho bản thân tôi.

Mặc dù rất hữu ích để giữ cho chúng được lưu với điều kiện là một khách hàng cũ có thể yêu cầu thay đổi sau nhiều tháng hoàn thành dự án.

Tôi không thấy bất kỳ lý do nào để XÓA các tệp, trừ khi bạn thực sự ghét dự án đó và bạn không muốn biết gì về nó nữa, nhưng ngay cả trong những trường hợp đó, tôi muốn giữ các tệp đó như một câu chuyện về công việc của tôi, Tôi luôn có thể quay lại các tệp đó và xem tôi đã tăng trưởng bao nhiêu với tư cách là nhà thiết kế.

Ngay cả thiết kế cá nhân của riêng tôi luôn được lưu trữ. Và lưu trữ dữ liệu là CÁCH quá rẻ bây giờ, vì vậy không có lý do gì để xóa chúng.

Sự thật

Nếu không có hợp đồng hoặc thỏa thuận, chắc chắn không có nghĩa vụ phải sao lưu các công việc bạn đã làm cho khách hàng của mình trong quá khứ và tôi không nghĩ rằng hầu hết mọi người sẽ mong đợi bạn. Trên thực tế, tôi nghi ngờ ngay cả khách hàng trong câu chuyện của bạn thực sự mong đợi bạn (Dữ liệu bị mất; mọi người đả kích.) Nhưng đó chắc chắn là một thực hành tốt, nếu không phải vì lợi ích của họ, thì là cho chính bạn.

Lời khuyên không mong muốn

Nếu bạn là một sinh viên thiết kế đang gặp khó khăn, đừng căng thẳng về nó. Nếu bạn sở hữu hoặc điều hành một doanh nghiệp thành công, hoặc một cái gì đó có tính chất đó; bạn nên đầu tư vào một giải pháp lưu trữ toàn diện hơn. Chắc chắn. Điều đó không có nghĩa là bạn cần nó. Bạn muốn thế.

Đây không thực sự là một tình huống trong đó x đúng và y sai. Nó giống như ..

• Bạn chuyên nghiệp đến mức nào?
• Bạn tự hào về công việc của bạn như thế nào?
• Làm thế nào gắn bó, hoặc đầu tư cảm xúc là bạn?
• Bạn quan tâm đến nhận thức của công chúng về bản thân / doanh nghiệp / công việc / nghệ thuật / dịch vụ của bạn như thế nào?
• Bạn có chu đáo không
• Bạn có quan tâm không?
• Bạn chỉ quan tâm đến việc bạn sở hữu cá nhân, lợi ích tài chính?
• Bạn có phải là một người tối thiểu, hoặc thêm một anh chàng tốt bụng?

Bằng chứng giai thoại

Trải nghiệm cá nhân:
Gần đây, tôi đã liên lạc với một phòng thu âm độc lập về một vài bản ghi được thực hiện từ năm 2007 đến 2010 (hoặc ở đó) bởi một người bạn của tôi và ban nhạc của anh ấy. Không, có lẽ bạn chưa bao giờ nghe nói về họ. Kỹ sư thậm chí còn không biết tôi đang nói về ai. Cái nào cũng được; Tôi chưa bao giờ nghe nói về anh ta, hoặc phòng thu của anh ta trước đây.

Tôi đã mong đợi điều gì?
Tôi dự kiến ​​nó sẽ giữ nguyên như vậy; họ sẽ nói không, hoặc phớt lờ tôi hoàn toàn, không lâu trước khi trở lại chỗ tối tăm. Tôi đã quên tên của họ và tôi sẽ quên sự tồn tại của họ, mãi mãi ...

Điều gì thực sự đã xảy ra?
Một nhân viên trẻ, nhiệt tình (thực tập sinh? Người trợ giúp .. người?) Đã liên lạc với tôi sớm vào ngày hôm sau; mời tôi đi xung quanh và thu thập ba đĩa DVD hai lớp chứa tất cả các phần âm thanh thô (& hỗn hợp) và các tệp dự án ProTools, v.v. được ghi lại qua nhiều phiên. Tôi được mời ở lại để uống bia vào cuối ngày, và đến thăm trường quay trong tuần. Và bây giờ tôi liên kết chúng với trải nghiệm tuyệt vời, tích cực này. Tôi sẽ không bao giờ quên họ. Tôi đề nghị họ mọi lúc.

TL; DR:
Tôi có mong đợi có bản sao lưu không? Không.
Có phải tôi đã phát điên nếu không có ai không? Không.
Tôi có hợp lý không? Không hẳn vậy.
Tôi có thất vọng không? Một chút.
Tôi đã vui mừng khi thấy có bản sao lưu? Vâng.