Làm cách nào tôi có thể khóa Microsoft Word để bảo vệ thương hiệu của chúng tôi?

Tôi đã đăng ký lại thương hiệu cho tổ chức của chúng tôi vài năm trước và tạo ra các mẫu Word mà tôi cho là rất "dễ sử dụng" cho những thứ như tiêu đề thư, biểu mẫu và tài liệu dài. Cũng như các đồng nghiệp của tôi, họ không hiểu biết nhiều về Word và / hoặc nghĩ rằng họ là những thiên tài sáng tạo và cuối cùng thường phá hủy chính thương hiệu và hướng dẫn phong cách mà tôi đã làm việc rất chăm chỉ để tạo ra. Tôi đã thử khóa Word nhưng nó khá kỳ quặc và khiến mọi người đau đầu khi bật Show / Hide hoặc tìm hiểu cách hoạt động của các kiểu Word. Tôi cũng đã cố gắng chủ động đào tạo mọi người về cách sử dụng Word theo cách "đúng" nhưng nó không hiệu quả. Trong một thế giới hoàn hảo, tôi sẽ có tất cả các tài liệu đi qua văn phòng của mình, nơi tôi có thể đảm bảo thiết kế của chúng trước khi ra công chúng, nhưng điều đó là không thể ở đây.

Bất cứ ai cũng có thể đề xuất cách tốt nhất để bảo vệ thương hiệu của chúng tôi và vẫn cho phép đồng nghiệp tạo ra các tài liệu của riêng họ? Phần mềm khác nhau, quy trình làm việc, bất cứ điều gì ???

Đây là một vấn đề chính sách, không phải là một công nghệ.

Bạn nên có một tài liệu hướng dẫn phong cách nhận diện thương hiệu của một số loại cho thấy việc sử dụng phù hợp các yếu tố trực quan và những việc cần làm và không nên làm với chúng.

Các mẫu có thể được cung cấp như một phép lịch sự - nhưng đó phải là một chính sách: "Tất cả các tài liệu phân phối phải tuân thủ Hướng dẫn về Phong cách. Tất cả các tài liệu tiếp thị nên được xem xét lại bằng cách [chèn tên hoặc bộ phận của bạn] trước khi đăng xuất để sản xuất và phân phối . "

Tôi đồng ý 100% với nhận xét của DA01. Nếu không có một số nhiệm vụ đến từ phía trên, bất kỳ nỗ lực kỹ thuật nào cũng có thể làm suy yếu theo ý muốn.

Tuy nhiên, Word có tính năng "Bảo vệ tài liệu". Trong Office 2003, nó chỉ cho phép chỉnh sửa các bình luận. Kể từ Office 2007, bạn có thể tạo biểu mẫu và chỉ cho phép các biểu mẫu được chỉnh sửa. Nó dường như cung cấp khả năng kiểm soát khá tốt, nhưng tôi không chắc nó sẽ ảnh hưởng đến thiết kế của bạn như thế nào (ví dụ: bố cục nhiều trang, v.v.)

Tôi không biết làm thế nào điều này hoạt động tốt trong thực tế. Tôi đã sử dụng Bảo vệ Sổ làm việc / Bảng tính trong Excel khá thường xuyên (có kết quả tốt), nhưng tôi chưa bao giờ thử triển khai một tài liệu Word được bảo vệ. Chúc may mắn!

Nhấp vào "Bảo vệ tài liệu" trên tab ruy băng Xem lại để nhận hộp thoại này:

• Thiết lập tiêu đề và / hoặc chân trang của bạn như mong muốn.
• Chèn một ngắt liên tục trên dòng đầu tiên của tài liệu.
• Tạo phần còn lại của tài liệu của bạn như mong muốn.
• Bảo vệ tài liệu dưới dạng biểu mẫu, đảm bảo rằng phần đầu tiên (phần trước khi nghỉ liên tục của bạn) là phần duy nhất được bảo vệ.
• Lưu tài liệu của bạn.

Tác giả để làm gì? Giao hàng thực tế hay giao hàng điện tử?

Giao hàng thực tế - có tiêu đề / tiêu đề thư được in bởi một báo chí thương mại. Sau đó, có nhân viên sử dụng những mảnh in sẵn trong máy in văn phòng. Chỉ cung cấp khung Word để chúng không tràn ngập đồ họa in sẵn.

Giao hàng điện tử - Tôi không nghĩ có nhiều việc có thể làm được. Lời là ... à ... Lời.

Đây có lẽ không phải là một lựa chọn cho các tổ chức nhỏ hơn, nhưng các công ty lớn hơn có thể sử dụng các hệ thống chuẩn bị tài liệu trong quy trình làm việc của họ.

Nội dung sẽ được chuẩn bị thông qua một tập hợp các biểu mẫu hoặc chỉ là một trình xử lý văn bản thông thường. Sau đó, nó sẽ được chuyển giao cho một hệ thống chuẩn bị tài liệu như LaTeX, ConTeXt, Halibut, v.v., sẽ áp dụng mẫu thích hợp cho nó.

Nhiều giải pháp ECM cung cấp loại chức năng này. Bạn thậm chí có thể quét các tài liệu vật lý hiện có, số hóa nó và xuất ra một tệp PDF phù hợp với thương hiệu của bạn.

Ngoài ra, tôi chưa thử điều này, nhưng được cho là InCopy và InDesign có thể được sử dụng để thực hiện quy trình công việc được quản lý giữa các nhà thiết kế và copywriter ngay cả trong các tổ chức nhỏ.

Trong Word 2010, bạn có thể hạn chế chỉnh sửa các mẫu chỉ cho phép chỉnh sửa nội dung (không thay đổi định dạng) giúp ích rất nhiều. Mở "Xem lại" trong thanh công cụ Chọn "Hạn chế chỉnh sửa" và sau đó định cấu hình theo nhu cầu của bạn.