Xin chào Tôi đang làm việc như một nhà thiết kế đồ họa / máy in chính trong một cửa hàng bảng hiệu. Chúng tôi có một dòng chảy công việc không ngừng. Áp lực dao động nhưng khá ổn định.

Tôi muốn nghe nếu có ai có bất kỳ lời khuyên hoặc hệ thống nào tôi có thể thực hiện để giúp quản lý và cảm thấy được kiểm soát trong quy trình và quản lý thiết kế.

Tôi hiện đang hẹn ngày làm việc vào ngày tôi nhận được nó và đặt hàng đống từ khung thời gian ngắn nhất đến dài nhất. Giám đốc của tôi yêu cầu tôi đặt mục tiêu hoàn thành công việc trong vòng 2 ngày, nhưng tôi không theo kịp.

Một phần lớn không chỉ là tôi sắp xếp các nhiệm vụ in ấn của các dự án mà còn cho phép thời gian cho các công việc khẩn cấp tiếp tục vượt lên trước đống tiền.

Bất kỳ lời khuyên hoặc cách mà người khác đã xử lý có tải công việc? Đây là công việc thiết kế đầu tiên của tôi mà tôi đã làm được 3 năm rưỡi và tôi chỉ cảm thấy có thể có một số cách thông minh hơn để làm cho những ngày của tôi bớt căng thẳng!

Câu trả lời dễ dàng sẽ khiến một nhà thiết kế khác tham gia nhưng nó không thực sự phụ thuộc vào tôi :)

Bạn đã bao giờ thử bất cứ điều gì như Trello ?

Trello là một công cụ tuyệt vời để tổ chức các nhiệm vụ trong các dự án và cực kỳ thân thiện với người dùng. Và nó miễn phí cho sử dụng cơ bản. Nó được thiết kế cho các công ty thực hành Phát triển Agile, nhưng thật tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn theo dõi những gì đang xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình phát triển dự án (tôi sử dụng nó trong công việc hàng ngày và cho các dự án cá nhân của riêng tôi).

Một ví dụ về cách bạn có thể thiết lập mọi thứ:

1. Tạo một bảng mới cho mỗi khách hàng.
2. Trên bảng đó, tạo Cột để theo dõi các bước tiến.
3. Trong Cột trực tiếp Thẻ cho từng dự án / nhiệm vụ.

Một ví dụ về cách bạn có thể theo dõi tiến trình trên một dự án nhất định ( các mục in đậm là tên cột):

• Dự án nhận được: Đây là nơi một dự án bắt đầu. Khi nhận được một nhiệm vụ mới, ai đó sẽ tạo một thẻ cho nó và thêm (các) nhà thiết kế cho người sẽ làm việc với nó. Bạn cũng có thể thêm nhãn đặc biệt hoặc thậm chí ngày đáo hạn vào thẻ thay đổi màu khi ngày đến gần.
• Brainstorming: Khi ai đó sẵn sàng làm bài tập, hãy di chuyển thẻ vào cột này, sau đó thực hiện một số động não và thêm bất kỳ hình ảnh nào từ các tấm ván trắng của bạn hoặc phác thảo bạn có thể có.
• Mock-up: Di chuyển thẻ ở đây, và một khi bạn có một số comps độ trung thực thấp, bạn có thể đính kèm chúng.
• Sửa đổi: Di chuyển thẻ vào cột này để cho thấy rằng nhà thiết kế đang trong quá trình kết hợp phản hồi từ khách hàng hoặc đồng nghiệp. Bạn có thể thêm ý kiến ​​về những gì đã được thảo luận trong các cuộc họp hoặc qua điện thoại. Nhận xét được đóng dấu thời gian, rất tiện dụng nếu bạn cần quay lại với chúng sau này.
• Bấm trước: Nếu dự án của bạn đang được in, hãy di chuyển thẻ vào đây để cho thấy rằng các thay đổi không còn được thực hiện nữa và các tệp đã sẵn sàng để bấm.
• Kết thúc: Cột tốt nhất! Khi thẻ di chuyển đến đây, có một lịch sử toàn diện về mọi thứ đã xảy ra trong suốt vòng đời của dự án. Và nếu bạn đã tạo một bảng cho mỗi khách hàng, bạn có một cửa hàng một cửa có tổ chức để quay lại và xem mọi thứ bạn đã làm cho họ.

Đó chỉ là một ví dụ. Bạn cũng có thể có một bảng lớn và sử dụng thẻ mới cho mỗi khách hàng + dự án. Bất cứ điều gì phù hợp với nhu cầu của bạn tốt nhất. Tôi khuyên bạn nên chơi xung quanh nó (vì nó miễn phí) để xem nó có phù hợp với quy trình và phong cách làm việc của bạn không.

Nhiều, rất nhiều, nhiều mặt trăng trước đây tôi đã có một công việc trong một môi trường sản xuất đòi hỏi phải quay vòng nhanh "thiết kế". Tôi sử dụng dấu ngoặc kép vì trong thực tế, nó là nhiều kiểu sắp chữ và bố trí hoặc sản xuất hơn so với thiết kế thực tế.

Đây thực sự là một vị trí vô giá cho toàn bộ sự nghiệp của tôi. Nó đã cho tôi một chỗ đứng vững chắc trong sản xuất, thứ chỉ phục vụ tốt cho tôi trong những năm qua. Vì vậy, mặc dù nó có thể được sản xuất nhiều hơn thiết kế, nhưng có rất nhiều điều để nói về việc dành một vài năm trong loại môi trường đó.

Khi tôi làm việc ở vị trí này, tôi thường xuyên phun ra 70 - 100 dự án mỗi ngày . (không cường điệu, tôi vẫn theo dõi) Cấp cho nhiều thứ trong số này là đơn giản "đặt tên trên mẫu danh thiếp" hoặc những thứ thuộc về bản chất đó. Nhưng có một núi công việc và chỉ có bản thân tôi mới trải qua tất cả. Đây là trước thời của internet, trở lại với 8 MB RAM là LỚN (có MEGAbytes). Với Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 và QuarkXPress 2/4 (Yucks!) ... Vì vậy ... nó đã khá lâu rồi. Các hệ thống chậm hơn và mọi thứ mất nhiều thời gian hơn nên việc các đồng nghiệp quen với việc cho phép tôi thở phòng phải mất một số nỗ lực.

Những gì tôi học được để hỗ trợ trong tổ chức ....

1. MỌI công việc phải có một vé công việc mô tả những gì được yêu cầu. Những vé này sẽ được điền bởi đồng nghiệp yêu cầu công việc. Vé không đầy đủ hoặc không rõ ràng sẽ chỉ trì hoãn sản xuất và sự chậm trễ được hiểu là do đồng nghiệp chứ không phải tôi. Điều này phục vụ để có được vé công việc chính xác, rõ ràng hầu hết thời gian.
2. Vé công việc được xếp chồng lên nhau khi nhận lần đầu, hoàn thành lần đầu tiên, không có ngoại lệ . Vé mới đã được đặt ở dưới cùng của ngăn xếp.
3. Tôi, cá nhân, không bao giờ nhảy đống. Bất cứ điều gì ở trên đầu ... là những gì tôi làm việc tiếp theo bất kể đó là gì hay tôi "cảm thấy" như thế nào khi làm việc. Vé công việc hàng đầu là tiếp theo để được thực hiện trong mọi trường hợp.
4. Ở vị trí của tôi, tôi đã có 6 người nộp vé công việc. Tôi đã cung cấp cho mỗi người chỉ có 2 cơ hội "vội vàng" mỗi tuần. Có, bạn sẽ liên tục nhận được yêu cầu "nhảy dòng" nhưng tất cả những điều đó là gây ra chồng chất. Vì vậy, bằng cách cung cấp 2 cơ hội để yêu cầu vội vàng, họ đã sử dụng chúng một cách tiết kiệm hơn là cho MỌI vé.
5. Lỗi / sửa lỗi do lỗi của tôi luôn được coi là dự án vội vàng và hoàn thành "tiếp theo". Vì vậy, không bao giờ có sự chậm trễ hơn một ngày với sự điều chỉnh. Những loại lỗi này là những thứ phổ biến nhất như lỗi chính tả hoặc lỗi sai - sửa chữa nhanh chóng dễ dàng.
6. Lỗi / sửa lỗi do vé công việc bị lỗi luôn được hoàn thành trước 10 giờ sáng ngày hôm sau. Vì vậy, không bao giờ có nhiều sự chậm trễ với những điều đó. Nhưng những lỗi này có thể đòi hỏi nhiều hơn một sửa lỗi chính tả nhanh chóng.

Ngoài việc quản lý luồng công việc, việc giữ cấu trúc tệp được tổ chức tốt trên máy tính cũng là điều bắt buộc . Cách bạn tổ chức mọi thứ gần như không quan trọng bằng cách tổ chức trực quan với bạn như thế nào . Bạn cần đảm bảo bạn sử dụng các quy ước đặt tên tệp và thư mục nhanh chóng cho phép bạn tìm thấy mọi thứ. Không đặt tiêu đề cho tất cả các tệp danh thiếp "BusCard1.indd" không hữu ích. Sử dụng số nhận dạng duy nhất trong tất cả các tên tệp - tên công ty + loại tệp (ví dụ McDonalds_BusinessCard.indd) hoặc bất cứ điều gì, miễn là nó không chung chung. Điều này cho phép bạn tìm kiếm chính xác hơn và xác định nội dung tệp chỉ bằng tiêu đề tệp.

Trong thế giới ngày nay .. Tôi tưởng tượng hầu hết các vé công việc tôi có bây giờ sẽ là email. Vì vậy, tôi muốn thiết lập một cụ thể địa chỉ email cho chỉ vé công việc và cấu hình một vài thư mục hộp thư đến ... mới, hoàn thành, chậm, Rush. Tất cả các email vé mới sẽ được lưu trong thư mục Mới, sau đó được chuyển sang các thư khác. Sắp xếp giám đốc mới theo thứ tự giảm dần và bất kỳ email nào nằm trên đầu danh sách là dự án tiếp theo cần hoàn thành.

Tôi không biết rằng bất kỳ điều này sẽ giúp bạn cụ thể. Đó chỉ là cách tôi xử lý mọi thứ. Một điều quan trọng tôi học được là lên tiếng nếu bạn cảm thấy mình bị đẩy đi quá nhiều. Không ai sẽ quyết định cho bạn thêm một ngày cho một cái gì đó. Nhiều khả năng tất cả mọi thứ bạn chạm vào đều muốn NGÀY NAY !!!!!!!! Vì vậy, tùy thuộc vào bạn để đặt kỳ vọng. Làm cho mọi người quen với vòng quay 2 ngày đối với vé mới do khối lượng công việc của bạn và 1 ngày đối với các chỉnh sửa, chỉnh sửa hoặc cập nhật ... sau đó cuối cùng bạn có thể khiến họ điều chỉnh vòng quay 3 ngày cho mớivé. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một phòng thở nhỏ. Sự thật của vấn đề là tôi vẫn xử lý mọi thứ theo cách này ngày hôm nay .. các dự án mới luôn được thiết lập với vài ngày hoặc vài tuần để phân phối ban đầu - trong khi các chỉnh sửa, chỉnh sửa hoặc cập nhật cho các dự án hiện tại luôn được hoàn thành sớm nhất có thể.

Điều đó không có nghĩa là tôi bỏ mọi thứ ngay khi có sự điều chỉnh / cập nhật. Nhưng thay vào đó, khi tôi đang thực hiện một dự án mới và tôi đã đến lúc cần nghỉ ngơi hoặc tôi cần đưa ra một số phòng để tôi có thể nhìn nó với đôi mắt "tươi", tôi chọn các chỉnh sửa / cập nhật và nhổ chúng ra. Tôi chỉ không bắt đầu một dự án "mới" cho đến khi dự án "mới" cuối cùng sẵn sàng và không còn chỉnh sửa / cập nhật nào để làm.

Tôi cũng có thói quen dành một hoặc hai giờ đầu tiên trong ngày để làm những công việc nặng nhọc như sửa chữa / thay đổi / cập nhật. Vì tính thẩm mỹ có thể đã được sắp xếp, nên cần ít năng lực sáng tạo hơn cho những thứ đó. Vì vậy, theo truyền thống, đó là một cách tốt để tôi chuẩn bị cho mọi thứ sáng tạo hơn vào cuối ngày.

Không có phiền nhiễu

Điều quan trọng nhất là: Bạn không cần phải bận tâm cả ngày bởi các yêu cầu của nhân viên bán hàng, điện thoại và các phiền nhiễu khác. Nếu bạn làm việc với một nhóm, một trong những nhóm phải là người quản lý và chăm sóc tất cả những điều này.

Không chỉ gây mất tập trung gây lãng phí thời gian mà chúng còn gây ra những sai lầm vì chúng làm mất sự chú ý của bạn và nhóm của bạn. Từ kinh nghiệm của tôi, đây là một yếu tố rất lớn ảnh hưởng đến năng suất. Nếu bạn cần trả lời điện thoại nhiều, điều đó cần phải thay đổi; thay vào đó, mọi người sẽ cần làm quen với việc viết thư cho bạn, nói chuyện với người quản lý hoặc sử dụng hệ thống thư mục mà tôi đề cập ở điểm tiếp theo. Điều đó thực sự quan trọng.

Thư mục

Mỗi dự án nên có một thư mục với một số. Tất cả các tệp phải được đặt tên phù hợp để truy xuất nhanh khi lưu trữ hoặc khi bạn cần làm việc với nó.

Mỗi thư mục cần được điền bởi nhân viên bán hàng với các hướng dẫn rõ ràng; cần có một nơi cho kích thước, màu sắc, ngày nhận, ngày giao hàng và ghi chú về các tệp đã được cung cấp. Nếu có sự vội vàng, điều này cần được sự chấp thuận của bộ phận dự toán hoặc bất cứ ai đang ấn định giá cho các dự án. Nếu không, bạn sẽ kết thúc việc làm mà không thực sự vội vàng.

Khi bạn nhận được một thư mục, nếu các hướng dẫn này không rõ ràng hoặc không đầy đủ, người quản lý (hoặc bạn) nên gửi lại cho nhân viên bán hàng kèm theo ghi chú về những gì còn thiếu. Thư mục này quay trở lại ở cuối dòng! Theo thời gian, những người bán hàng cuối cùng cẩn thận hơn vì họ không được chăm sóc và quan tâm; nhưng bạn sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian theo cách này và quy trình làm việc của bạn sẽ không dừng lại hoặc chậm lại vì điều này.

Điều cũng thuận tiện về hướng dẫn là bạn có thể xác minh công việc của mình dễ dàng hơn. Các hướng dẫn phải được viết theo cách gạch đầu dòng, như 1.2.3.4 .... Khi bạn đã thực hiện một dòng hướng dẫn, bạn có thể đặt dấu kiểm bên cạnh nó. Bằng cách này, bạn không quên bất cứ điều gì. Các hướng dẫn cần phải không được viết trong đoạn văn lớn hoặc nó sẽ gây nhầm lẫn.

Cách bạn có thể tạo các "thư mục" này là bằng cách sử dụng phong bì màu nâu bình thường hoặc tạo các thư mục quá khổ mà bạn có thể sử dụng lại; và trong mỗi người sử dụng một tờ in 17x11 "được gấp làm 2, và in các trường và dòng trên đó như một tập tài liệu sẽ được nhân viên bán hàng của bạn điền vào. Mỗi bộ bằng chứng nên có thư mục riêng để tránh nhầm lẫn. Và tất cả những điều này các tờ nên dễ dàng tìm thấy trong phong bì, theo cách này bạn luôn có tài liệu tham khảo nếu bạn cần xác minh một cái gì đó từ các bằng chứng / yêu cầu trước đó.

Việc điền vào giấy tờ đôi khi có vẻ khó chịu nhưng khi bạn có nội dung được viết, bạn có bằng chứng và bạn cũng có tài liệu tham khảo mà bạn có thể tin tưởng nếu bộ nhớ của bạn thất bại. Đặc biệt với rất nhiều căng thẳng, nó thực sự giúp sử dụng một hệ thống với một vệt giấy như thế này. Nó cũng buộc các bộ phận khác thực hiện công việc của họ đúng cách để bạn không phải lãng phí thời gian để làm "câu đố" hoặc dành thời gian cho những thứ bạn không nên làm. Bạn không cần phải đứng lên để thay đổi một bảng, bạn chỉ cần điền vào các thư mục của bạn và đặt chúng với bằng chứng.

Vội vàng

Không có cách nào bạn có thể ngăn chặn nó và một số công ty kiếm được số tiền lớn chỉ vì họ có thể cung cấp gấp rút mà những người khác không thể. Có thể bạn làm việc cho một trong số họ! Vì vậy, điều duy nhất bạn có thể làm là đảm bảo rằng bạn có một quy trình làm việc hiệu quả và không có dự án nào làm chậm nó.

Nhưng có một số giới hạn cho những gì có thể được thực hiện. Điều cần làm trước tiên là đánh giá có bao nhiêu dự án có thể được thực hiện trong một ngày và bao nhiêu công việc trung bình cũng cần phải được thực hiện.

Thông thường, bộ phận dự toán của bạn hoặc những người đã đặt giá cho các công việc nên BIẾT bao nhiêu giờ được cho là dành cho mỗi dự án và bạn cũng nên được thông báo về nó. Theo logic, nếu bạn làm việc 8 giờ một ngày, họ phải lập kế hoạch cho khoảng 5-6 giờ tối đa của các dự án bình thường và khiến bạn mất 2-3 giờ cho việc gấp rút. Thậm chí ít hơn nếu bạn đếm thời gian ăn trưa và tạm dừng. Bằng cách này, bạn sẽ có thời gian cho một số dự án nhất định cần thực hiện vào ngày hôm đó và vẫn sẽ có thêm thời gian cho những trường hợp khẩn cấp không thể đoán trước. Và nếu bạn không vội vàng một ngày nào đó, bạn sẽ chỉ cần bắt đầu các dự án của ngày hôm sau! Đó là cách bạn sẽ luôn hoàn thành mọi thứ đúng hạn.

Người quản lý của bạn không thể cung cấp cho bạn 14 giờ làm việc trong một ngày và thêm vội vàng, và mong bạn đến đúng giờ; đến một lúc nào đó, chất lượng sẽ giảm và / hoặc bạn sẽ kiệt sức! Và dù sao, nó không có ý nghĩa; bạn không thể tạo ra thời gian, bạn chỉ có thể sử dụng nó tốt hơn! Nếu họ muốn điều này, họ sẽ cần thuê thêm nhà thiết kế hoặc người quản lý để bạn có thể làm việc trong hòa bình và toàn thời gian cho các dự án.

Nếu sếp của bạn yêu cầu bạn yêu cầu đặc biệt, bạn sẽ thực hiện chúng nhưng chúng phải phù hợp với loại hệ thống được đề cập ở trên. Hoàn toàn bình thường, anh ấy làm điều này và đơn giản nên được coi là một người vội vàng; nhưng nếu bạn có thể tự do nói chuyện với anh ấy và hỏi anh ấy nếu nó có thể được thực hiện như một dự án bình thường, anh ấy sẽ rất vui lòng để bạn có thêm thời gian cho những yêu cầu này. Rốt cuộc, đó là việc của anh ấy và anh ấy ở đó vì tiền.

Lịch trình

Như đã giải thích ở trên, mỗi dự án nên có một khoảng thời gian chính xác được tính cho từng dự án. Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt nếu nó có thể giúp bạn hình dung quy trình công việc tốt hơn nhưng thật lòng mà nói, đó là thứ mà các bộ phận chuẩn bị công việc cho bạn nên sử dụng. Với thời gian làm việc nhanh chóng trong 2 ngày, việc lãng phí thời gian để sửa biểu đồ là gần như vô ích.

Một điều: Đừng hứa quá nhiều để làm hài lòng người khác. Hãy thực tế. Tôi không biết môi trường nơi bạn làm việc như thế nào nhưng thường thì tất cả các bộ phận cuối cùng đều cầu xin các nhà thiết kế yêu cầu thêm hoặc chú ý nhiều hơn đến dự án của riêng họ. Bạn cần cẩn thận về điều này và tiếp tục theo lịch trình của các thư mục của riêng bạn và tôn trọng ngày giao hàng cho các dự án đã được lên kế hoạch và thực hiện gấp rút. Nếu không, bạn sẽ tự phạt mình và các đồng nghiệp khác, những người được tổ chức tốt.

Đặt tên tệp

Đây là một hệ thống hoạt động rất tốt:

Quy ước đặt tên tệp của bạn mà bạn sử dụng để kiểm soát phiên bản là gì?

Khi tôi thường làm việc theo một chuỗi các nhiệm vụ cũ và mới liên tục, các công cụ tốt nhất của tôi là Gmail, Finder trong OS X, ghi chú sổ tay và InDesign.

Trong Gmail , khách hàng của tôi (hoặc có thể là giám đốc của bạn) sẽ gửi email cho tôi với các tác vụ. Email có một ngày và đôi khi thậm chí là một thời hạn, vì vậy đó là thuận tiện. Bạn cũng có thể tạo các thư mục, điều đó cũng thuận tiện. Nếu bạn tiếp tục sắp xếp email của mình vào các thư mục hoặc có thể để lại các email cho các nhiệm vụ đang diễn ra trên hộp thư đến của bạn, thời điểm bạn bật máy tính vào buổi sáng, bạn đang xem email của các công việc đang diễn ra và có thể là thời hạn như tốt.

Trong Finder của OS X , tôi thường hẹn hò với mọi thư mục tôi đã tạo và tạo một thư mục cho mỗi tác vụ mới. Ví dụ: "2015-08-05-Tên khách hàng-dự án-tên". Đặt tên như thế này rất quan trọng vì đó là cách bạn có thể tìm kiếm trên máy tính của mình mọi thứ được thực hiện trong "2015-08" và dễ dàng sắp xếp kết quả theo tên hoặc ngày được sửa đổi. Hơn nữa, bạn có thể để các thư mục với công việc đang diễn ra mở trong Finder của bạn, vì Finder mở lại các thư mục còn mở khi khởi động.

Trong InDesign , nơi mà hầu hết các công việc xảy ra cho rất nhiều nhà thiết kế, nhiều dự án có thể được mở cùng một lúc. Và, khá giống Finder, nó mở lại các dự án đang diễn ra bất cứ khi nào bạn đóng và mở lại ứng dụng. Do đó, bạn có thể có 15 dự án trong các tab cạnh nhau trong InDesign và đi từ dự án này đến dự án khác cho đến khi hoàn thành. Nếu chúng mở trong một tab, điều đó có nghĩa là chúng chưa hoàn thành, ngay dưới mắt bạn. Khi bạn hoàn thành xuất chúng và gửi chúng đến máy in, bạn có thể đóng tab.

Cuối cùng, giữ ghi chú trong một cuốn sổ cũng là một cách tốt để tổ chức. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ đang diễn ra, viết thời hạn cho từng người trong số họ và xóa hoặc bôi đen chúng bằng một điểm đánh dấu lớn khi chúng được thực hiện. Bằng cách này, bạn sẽ chỉ nhìn thấy những gì còn lại để làm. Thỉnh thoảng viết lại trên một tờ mới các tzsks hiện tại hoặc sau một cuộc họp với sếp của bạn.