Đây là một vấn đề về quy trình thiết kế phổ biến, có lẽ phù hợp nhất với các nhà thiết kế nội bộ, nhưng cũng là các cơ quan có nhiều nhân viên nghiên cứu hoặc viết không thiết kế, hoặc những người làm việc tự do làm việc với các nhà văn nội bộ. Nhiều nhà thiết kế gặp phải nó và có cách đối phó với nó: Tôi quan tâm đến những gì kinh nghiệm thiết kế tập thể của chúng tôi có thể đưa ra để có cách tốt nhất để đối phó với nó.

Đây là vấn đề:

• Tôi đang tạo bố cục văn bản và hình ảnh và tôi cần gửi bản thảo sớm cho các nhà văn để chỉnh sửa bản sao.
• Những nhà văn này không có phần mềm thiết kế và sẽ không bao giờ: mua nó không phải là một lựa chọn. Giả sử họ có MS Office và có thể một người trong văn phòng có Acrobat nhưng họ không thể truy cập dễ dàng. (Trong trường hợp của tôi, những người này là nhà văn và chuyên gia nghiên cứu, có rất nhiều người trong số họ, và sao chép văn bản và chỉnh sửa cho thiết kế là một phần nhỏ của những gì họ làm)
• Việc chỉnh sửa bản sao có phần phụ thuộc vào bố cục: người viết cần có khả năng xem dòng chảy của trang để xem mỗi đoạn phù hợp với nhau như thế nào và họ có bao nhiêu không gian cho mỗi đoạn. Tôi đang nghĩ về các trường hợp như infographics và sơ đồ với các nhãn chi tiết trong đó văn bản, hình ảnh và bố cục đi đôi với nhau, thay vì các trường hợp như sách hoặc bố cục tạp chí nơi chúng tôi chỉ nói "đưa ra cho nhà thiết kế giữa các từ XXX và YYY và tin tưởng họ ".
• Bố cục ở giai đoạn này không cần phải chính xác về phần cuối của chúng, nhưng chúng cần có thể có được ý tưởng về nó. Không có vấn đề gì nếu những gì họ gửi lại cho tôi là một mớ hỗn độn về mặt trực quan, tôi sẽ chỉ trích xuất và sử dụng văn bản được chỉnh sửa của họ

Vì vậy, các phương pháp tốt nhất để cung cấp cho mọi người một xấp xỉ thô có thể chỉnh sửa của một bố cục là gì?

Bất kỳ câu trả lời nào lý tưởng hơn là phương pháp hiện tại của tôi - đó là gửi email xung quanh các tệp PDF hiển thị bố cục thô bên cạnh các tài liệu Word phẳng với văn bản, hy vọng rằng các nhà văn sẽ hiểu và tôn trọng bố cục và hiểu họ có bao nhiêu không gian ... Họ hiếm khi làm ... và vì sao chép văn bản và chỉnh sửa cho các thiết kế là một phần nhỏ của những gì họ làm, điều này không có khả năng thay đổi.

Lý tưởng nhất, nó sẽ ít gây cồng kềnh và tốn thời gian hơn so với việc tạo một biểu mẫu PDF riêng biệt và tạo lại mỗi hộp văn bản dưới dạng một yếu tố đầu vào để tạo ra một loại PDF có thể chỉnh sửa hoặc tạo lại một cách gần đúng bố cục bằng tay một cái gì đó giống như Word.

Tôi sẽ chấp nhận câu trả lời bắt đầu với bất kỳ phần mềm thiết kế phổ biến nào. Trong trường hợp của tôi, chủ yếu là Illustrator, nhưng các thủ thuật bắt đầu với các thiết kế trong InDesign, Photoshop, Corel, Inkcape, v.v ... đều có liên quan.

Tôi đã thực hiện nghiên cứu của riêng mình và tìm thấy một tùy chọn có vẻ hoạt động tốt. Nó cung cấp cho người viết một phiên bản bố cục không hoàn hảo nhưng gần như chính xác để làm việc và gần như không mất thời gian để làm việc thực sự để sản xuất nó.

Nó dựa trên việc biến một tệp PDF thành một tài liệu Word ... chính ý tưởng khiến tôi cảm thấy ô uế ... nhưng nó dường như hoạt động, và người viết quảng cáo mà tôi đã sử dụng như một con lợn guinea thử nghiệm nói rằng anh ta thấy dễ dàng hơn để thiết lập bố trí theo cách này.

• Nguồn một chương trình thực hiện công việc nửa vời để biến các tệp PDF thành tài liệu Word. Nitro PDF Pro đáng ngạc nhiên là ổn / không tệ hại cho đến nay và có phiên bản trực tuyến miễn phí nếu bạn không phải chờ đợi 20 phút và tin tưởng công việc của mình với dịch vụ bên thứ 3 từ xa. Tôi cũng đã thấy một đề xuất cho công cụ trực tuyến miễn phí khác này nhưng chưa thử nó
• Lưu / xuất dưới dạng PDF, sử dụng công cụ đã nói để chuyển đổi nó
• (tùy chọn) Rửa tay và mặt, và yêu cầu sự tha thứ từ các vị thần thiết kế
• . trong đó văn bản được cắt ngẫu nhiên là ổn cho việc này, thực sự, chúng ổn ...
• Gửi cho các nhà văn hoặc biên tập viên sao chép với hướng dẫn rõ ràng
• Sao chép các chỉnh sửa của họ trở lại chương trình thiết kế thực và đưa từ doc đó - mà bây giờ có lẽ bị biến dạng kỳ cục - vào vực thẳm, không bao giờ được nói lại. Nó đã hoàn thành mục đích của nó.

Những gì bạn cần là một InCopy với quy trình làm việc InDesign. InCopy thực hiện chính xác những gì bạn yêu cầu (và được thực hiện cho chính xác nhiệm vụ này). Thẳng thắn, không có gì khác ngoài đó, không liên quan đến cách giải quyết của klugy.

Với InCopy, các biên tập viên và nhà văn sao chép của bạn làm việc với bố cục chính xác, họ có thể thấy chính xác cách thức bản sao chảy và nơi nó sẽ bị thay đổi, nhưng họ không thể thay đổi bố cục hoặc làm rối thiết kế. Đó không phải là một đường cong học tập dốc cho một copywriter có kinh nghiệm. Bạn cũng có Kiểu đoạn văn chính xác mà họ có thể làm việc cùng, vì vậy bạn không bao giờ nghi ngờ về những gì sẽ kết thúc trong bố cục. Anne-Marie Concepcion , một trong những người giỏi nhất trong lĩnh vực kinh doanh về chủ đề này, có rất nhiều thông tin ở đây và trên lynda.com . Có một tờ giấy trắng tuyệt vời ở đây .

Tôi làm việc trong ngành xuất bản trong 15 năm và đây thực sự là một thách thức. Kết luận của tôi là quy trình làm việc phải thay đổi; cho đến nay không có giải pháp hoàn hảo cho vấn đề đó. Nếu biên tập viên tiết kiệm thời gian, bạn không. Nếu bạn tiết kiệm thời gian, anh ta không;)

Hầu hết các biên tập viên không có đăng ký Adobe. Trong trường hợp này, hãy quên InCopy và đặc biệt quên về việc cung cấp các tệp có thể chỉnh sửa của bạn.

Lưu tệp PDF dưới dạng văn bản sẽ buộc bạn chèn lại tất cả văn bản đã sửa đổi vào Indesign. Nếu bạn ổn với điều này, nó có thể làm việc cho bạn. Nó ổn cho một người bay, nhưng đó là một câu chuyện khác cho sách. Tôi cũng phát hiện ra rằng tôi nhận được các câu trôi chảy tốt hơn khi xuất từ ​​PDF sang XML / HTML so với .doc. Chuyển đổi sang Word từ PDF đôi khi có thể phá vỡ tất cả các câu của bạn và tạo ra các dấu gạch nối "sai".

Trong mọi trường hợp, luôn luôn phải chỉnh sửa lớn TRƯỚC KHI bố cục. Để hiệu đính, nó khác bởi vì các bản sửa đổi thường nhỏ và không cần chỉnh sửa lớn. Trước tiên, một khách hàng có trách nhiệm (hoặc biết) sẽ trả tiền cho một biên tập viên thực sự để xem xét cấu trúc văn bản, xác minh nguồn, các chương và đoạn riêng biệt, v.v. Sau đó, một người đọc thử sẽ được trả tiền để có cái nhìn khác về tệp và tập trung vào ngữ pháp. Hai công việc này hoàn toàn khác nhau mặc dù rất nhiều người đọc thử thích tự gọi mình là biên tập viên. Cuối cùng, một văn bản cuối cùng được đưa ra cho nhà thiết kế, một bằng chứng sẽ được tạo ra, gửi đến người đọc và điều chỉnh nhỏ sẽ được thực hiện. Cho đến khi bằng chứng được phê duyệt đầy đủ.Đó là quy trình thực sự cho việc này và cho đến nay là hiệu quả nhất cho mọi người và tiết kiệm nhất về thời gian và tiền bạc. Có lẽ bạn chỉ đơn giản là không thể làm theo cách này mặc dù.

Thiết kế với tệp văn bản / Word được liên kết

Trừ khi bạn đã nhập tệp Word của mình vào Indesign dưới dạng liên kết, tệp Word đó sẽ không cập nhật văn bản trong Indesign ngay cả khi nó được sửa đổi. Nhưng có thể liên kết tệp Word giống như cách bạn liên kết hình ảnh trong Indesign và khi tệp Word được cập nhật, văn bản Indesign cũng sẽ được cập nhật. Nó không hoạt động theo cách khác mặc dù; thay đổi văn bản trong Indesign sẽ không cập nhật tệp Word!

Vì vậy, đó vẫn là một lựa chọn nếu biên tập viên chỉ cần thực hiện hiệu đính và chỉnh sửa cơ bản. Không tốt cho chỉnh sửa thực sự (ví dụ: thay đổi toàn bộ câu thành một câu khác, thêm câu, v.v.) Đó là một loại quy trình công việc khác có một số giới hạn, ví dụ bạn có thể cần điều chỉnh tệp Indesign sau khi cập nhật nếu bạn có rất nhiều yếu tố đồ họa trộn lẫn với văn bản. Giải pháp đó tốt hơn cho các báo cáo, tiểu thuyết, bảng kỹ thuật, v.v.

Không nhìn thấy bố cục của bạn, nó dường như là gần nhất mà bạn có thể đến "[biên tập viên] có thể chỉnh sửa trong bố cục, hoặc ít nhất, trong một xấp xỉ của bố cục đó."

Trình chỉnh sửa có thể thấy một xấp xỉ của thiết kế vì bạn có thể khớp các biểu định kiểu của mình từ Word với Indesign. Vì vậy, ngay cả khi họ cập nhật một số kiểu văn bản trong Word, nó cũng sẽ cập nhật trong Indesign (nếu bạn muốn). Tôi nghĩ bạn luôn có thể thêm hình ảnh trong tệp từ nhưng buộc InDesign bỏ qua chúng; việc thêm hình ảnh trong Word sẽ chỉ đóng vai trò là tài liệu tham khảo cho người chỉnh sửa / người đọc thử.

Nhận xét Adobe Acrobat

Đó là cách tôi tìm thấy linh hoạt nhất, linh hoạt và hiệu quả nhất cho đến nay. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng Acrobatto thêm nhận xét, nó để lại dấu vết của các thay đổi, rất dễ thực hiện, thậm chí còn có các hộp kiểm để đánh dấu các sửa đổi đã được thực hiện hay không, v.v.

Nó không phá hủy bố cục của bạn nhưng bạn cần cập nhật từng bản sửa đổi trong Indesign hoặc phần mềm bạn đã sử dụng cho bố cục ...! Vì vậy, có, tùy chọn đó có thể hơi thất vọng khi bạn không nhận được văn bản cuối cùng và bạn nhận được một tệp PDF với 150 bình luận.

Xem thêm chi tiết tại đây:

Làm cách nào để thêm ghi chú ẩn cho nhà phát triển trong bản thiết kế mockup?

Khác

Có sẵn plugin cho việc này. Thật không may, tôi không thể đề xuất bất kỳ vì tôi chưa bao giờ kiểm tra chúng đầy đủ trên các sản phẩm Indesign hoặc Adobe. Nhưng bạn luôn có thể điều tra điều này.

Tôi chỉ vô tình vấp phải việc hôm nay làm một việc hoàn toàn khác, và phải quay lại và thử nó, và có vẻ như nó thực sự có thể hoạt động. Tôi chỉ thực hiện nó với một bản vẽ nghệ thuật .ai cho đến nay; Tôi chưa thử nhiều trang.

• Lưu tệp .ai dưới dạng pdf. (Tôi có .ai 5.5)
• Mở pdf trong Adobe Acrobat Pro (Tôi có 10.1.15)
• Lưu dưới dạng: Microsoft Word. Mất khoảng một phút để chuyển đổi thành tài liệu Word và tệp Word có dung lượng khoảng 7 MB, nhưng nó giữ nguyên bố cục và kiểu không ổn định, vì vậy nếu người sao chép của bạn muốn thay đổi văn bản hoặc bố cục một chút thì có vẻ như nó sẽ hoạt động.

Tôi đã tìm kiếm chức năng này trong nhiều năm! Đây có phải là một chức năng mới? Tôi chưa bao giờ nhìn thấy nó trước đây, nhưng có vẻ như nó hoạt động! (Tôi vẫn còn hoài nghi). Điều này đã tồn tại mãi mãi và tôi vừa sống dưới một tảng đá? Khá có thể.

Không có vấn đề gì nếu những gì họ gửi lại cho tôi là một mớ hỗn độn về mặt trực quan, tôi sẽ chỉ trích xuất và sử dụng văn bản đã chỉnh sửa của họ

Nếu bạn không cần họ trình bày cho bạn một bố cục sạch sẽ, thì tôi thực sự nghĩ rằng giải pháp hiện tại của bạn là giải pháp tốt nhất, với một chút điều chỉnh.

Đánh dấu bố cục (trong chương trình bố trí) với các điểm có vấn đề. Đặt một hộp lớn màu đỏ xung quanh văn bản overset, hoặc tô màu đỏ tươi, hoặc bất cứ điều gì. Nói điều gì đó trong email như "bạn thấy phần được tô sáng? Tôi cần bạn cắt khoảng 20 từ đó. Vui lòng chỉnh sửa tài liệu Word cho phù hợp."

Xuất tệp PDF thông thường với bố cục thô và đính kèm tài liệu Word. Sau đó, người viết chỉnh sửa tài liệu Word mà bạn đặt lại và từ đó bạn có thể tinh chỉnh.

Có lẽ phần khó khăn của quy trình là bạn không đưa ra cho người viết định hướng rõ ràng về những gì cần xảy ra cho bạn để giải quyết vấn đề bố cục.

Bạn đã thử một công cụ kiểm chứng trực tuyến như ProofHQ chưa? Nó cho phép bạn chia sẻ hơn 100 loại phương tiện và những người đánh giá / nhận xét đó không cần ứng dụng gốc mà nó đã được tạo trong tải. vì vậy, những người bên trong hoặc bên ngoài, những người cần đóng góp, có thể, mà không phải là một nhà thiết kế.

Trong trường hợp bất cứ ai vẫn đang cố gắng giải quyết vấn đề này, hãy truy cập adobe acrobat chuyên nghiệp và xuất sang PPT. Hoạt động tuyệt vời!

Nếu bạn đã có bản sao, bạn không thể sao chép / dán nó vào tài liệu và sau đó xuất pdf? Đó là những gì tôi thường làm. Các thay đổi để sao chép có thể giúp tôi thực hiện khá nhanh trong Illustrator / InDesign / v.v. và việc xem bản sao thực tế tại chỗ thường hữu ích nếu tôi cố gắng đưa ra một điểm như "chúng tôi cần cắt giảm số lượng bản sao" hoặc "điều này danh sách các mặt hàng nên thực sự được trình bày theo cách như vậy và như vậy ".

Nếu tôi chỉ xử lý bố cục (hoặc chưa có bản sao), tôi vẫn thích Lorem Ipsum. Đúng vậy, thỉnh thoảng bạn phải giải thích "thứ Latin đó" là gì, nhưng nó vẫn là một phương pháp hiển thị luồng văn bản rất hiệu quả, v.v. Tôi vẫn gửi tệp .pdf vì đó là một tiêu chuẩn thực tế và không yêu cầu một bố cục tài chính cho người đọc (đối với bản ghi, bạn cũng có thể mở tệp Illustrator trong Acrobat Reader).

Nếu bạn có một khách hàng có máy tính nhưng từ chối cài đặt trình đọc .pdf trong thời đại ngày nay thì có vẻ hơi lạ - để xem xét thẳng các tài liệu, đó là phương pháp chia sẻ dễ dàng và rẻ nhất (và thực tế đã được phát minh ra chính lý do này). Nó khiến tôi nhớ đến một khách hàng tôi đang thực hiện bố cục web cho đến khi vài tháng trước, khăng khăng muốn xem tất cả các trang bằng IE6. Có lẽ bạn có thể đề nghị họ cài đặt Acrobat Reader (hoặc trình đọc .pdf miễn phí ưa thích của họ) như một phương pháp "hợp lý hóa quy trình xem xét" (hoặc một số uyển ngữ chính xác khác). Họ cũng có thể xem tệp trực tiếp trong trình duyệt web mà không cần phải cài đặt trình đọc .pdf (kết quả của bạn có thể thay đổi tùy theo trình duyệt và phiên bản).