Lạm dụng email Outlook - Hướng dẫn về nghi thức email?

Tôi đã dành rất nhiều thời gian để thực hiện di chuyển thư cho các công ty có rất ít sự tập trung vào CNTT hoặc không có nhân viên toàn thời gian để xử lý các vấn đề phổ biến. Do đó, các chính sách quản lý việc sử dụng email và các quy trình tốt nhất không bao giờ được thiết lập. Người dùng cuối trong các môi trường này là phi kỹ thuật và có xu hướng chống lại sự thay đổi.

Tôi chắc chắn hiểu cơ chế thay đổi / di chuyển / nâng cấp nền tảng thư. Trong hầu hết các trường hợp, tôi hỗ trợ các công ty chuyển từ POP3 hoặc IMAP dựa trên Linux sang Microsoft Exchange. Kiểu di chuyển này phơi bày vô số thói quen xấu của người dùng.

Mối quan tâm của tôi không hoàn toàn về không gian đĩa liên quan đến các vấn đề tích trữ email mà tôi gặp phải trong quá khứ ; luôn có một trong mỗi công ty . Đó là về các vấn đề và lạm dụng mà tôi thường thấy khi tôi làm việc với một công ty cụ thể.

Trong lần di chuyển cuối cùng, tôi đã thấy:

• Người dùng CC:tự mình trên mỗi email (có lẽ là một cách để theo dõi các chuỗi tin nhắn?).

• 300 tin nhắn Megabyte trong thư mục Mục đã gửi ?!?

• Những người gửi Outlook đọc biên lai trên mỗi tin nhắn gửi đi.

• Người dùng duy trì các thư mục con cho mọi liên hệ mà họ tương ứng. Đôi khi bằng tay. Đôi khi với các quy tắc phía khách hàng rất bị phá vỡ.

• Tổ chức quá mức của các thư mục con . (một số thư mục chỉ có một tin nhắn trong đó).

• Các thư mục con trong Hộp thư đến (Tôi không chắc đây có phải là một thực tiễn xấu hay không, nhưng nó cảm thấy sai).

• Sử dụng cờ ưu tiên. Mọi thứ đều có tầm quan trọng cao !!

• Hơn 4 năm email trong thư mục Mục đã gửi .

• 25.000 mục trở lên trong Hộp thư đến (với tỷ lệ lớn chưa đọc).

• 15.000 tin nhắn hoặc lớn hơn trong thư mục Các mục đã xóa .

• Một người dùng có 24.000 mục trong thư mục Nháp của họ ! (kết quả của một quy tắc phía khách hàng áp dụng sai).

• Lưu trữ tự động phát triển ngoài tầm kiểm soát.

Làm thế nào điều này xảy ra?

• Có phải email đó là tương đối mới và người dùng không được giáo dục về cách sử dụng nó tốt?
• Đây có phải là sự cố giao diện người dùng trong đó thư mục Các mục đã xóa chỉ đơn giản là một hệ thống lưu trữ một khóa ?
• Là quản trị viên không làm phần của họ để nhẹ nhàng giúp hành động đúng?
• Nếu người dùng gặp vấn đề với email cơ bản, làm thế nào để tôi giải quyết thách thức khi dạy họ về trả lời ngoài văn phòng và cách làm việc theo lịch nhóm (gulp)?

Câu hỏi của tôi là liệu có một bộ hướng dẫn tiêu chuẩn về cách quản lý email của một người không? (thậm chí là một cuốn sách nhỏ?)

Các vấn đề giáo dục người dùng có xu hướng làm chậm các triển khai này vì tôi đang thay đổi quy trình làm việc mà mọi người đã đến thông qua nhiều phương tiện khác nhau. Và khi điều này ảnh hưởng đến mọi người ở mọi cấp độ / vai trò của một tổ chức, có vẻ như không có tiêu chuẩn nào được đưa ra.

Những tình huống như thế này là kết quả của một vài yếu tố:

• Không có giáo dục chính thức về sử dụng thư
• Truyền tải dựa trên trí tuệ dân gian của các nhiệm vụ phổ biến như quy tắc nghỉ phép và cách thiết lập trình quay phim tự động
• Thiếu đau đớn vì không xóa bỏ bất cứ điều gì

Ngày nay, chúng ta không hoàn toàn ở điểm mà phần lớn lực lượng lao động nói chung đã xử lý email toàn bộ sự nghiệp của họ nhưng nó đang đến đó. Nhưng chúng tôi chắc chắn đã vượt qua mốc 50% cho những người đã giao dịch với nó trong hơn một thập kỷ nay, vì vậy vẫn còn rất nhiều thực tiễn tồi tệ trong đó.

Môi trường trao đổi cuối cùng mà tôi tham gia có tất cả những vấn đề đó. Một số nguyên nhân là do một thiểu số nhất định đã khăng khăng trong các giao diện không phải Outlook với Exchange có .... tác dụng phụ. Một số trong số đó là kết quả của sự bay bổng ngẫu nhiên cho đến khi nó nhìn về bên phải, sau đó bị bỏ lại một mình trong năm năm.

Quản lý email là một việc cực kỳ cá nhân và bị The Man buộc phải nộp đơn từ trên cao vì một số cuốn sách nhỏ ngớ ngẩn nói rằng đó là cách nó không được đáp ứng nồng nhiệt. Trong các môi trường có hạn ngạch hộp thư cực kỳ nhỏ, bạn kết thúc với các tệp PST có kích thước khác thường trông giống như ví dụ quá nhiều thư mục của bạn.

Nơi chúng tôi từng dành thời gian để giáo dục người dùng là:

• Thư mục Các mục đã xóa không phải là một tủ hồ sơ. Trong thực tế, trống rỗng nó! Đây là cách thiết lập quy trình tự động xóa ...
• Khi thiết lập quy tắc ngoài văn phòng, đây là một số nguyên tắc.
• Đây là những gì bạn có thể làm khi nhận được email "hộp thư của bạn quá lớn".

Tóm lại, chúng tôi tập trung vào các khu vực đau. Chúng tôi không quan tâm nếu người dùng tạo một thư mục mỗi ngày để đặt thư từ trong ngày hoặc nếu họ chỉ để lại tất cả trong Hộp thư đến và tìm kiếm bất cứ khi nào họ cần thứ gì đó (kiểu gmail!).

• Các mục đã bị xóa Chúng tôi thực sự có những người dùng đã khá cáu kỉnh khi chúng tôi thực hiện một loạt các mục đã bị xóa trong toàn hệ thống trong quá trình di chuyển. Vì vậy, chúng tôi đã viết một số thứ để ngăn cản sử dụng thùng rác làm tủ hồ sơ.
• Các quy tắc ngoài văn phòng Các sysadins lớn đã cảm thấy mệt mỏi khi xử lý các yêu cầu trợ giúp để điều chỉnh lại các quy tắc OO được viết xấu, vì vậy chúng tôi đã viết một số hướng dẫn về cách thiết lập một quy tắc tốt.
• Hộp thư quá lớn Chúng tôi có hạn ngạch thư, bởi vì chúng tôi phải. Vì vậy, chúng tôi đã viết doc về những cách để ở dưới. Trong thời gian, các phi công thường xuyên của chúng tôi đã thay đổi cách giữ thư của họ.

Các tiêu chuẩn duy nhất chúng tôi thi hành là:

• Giữ hộp thư của bạn xuống dưới một kích thước nhất định (đây là một số cách để làm điều đó)
• Đừng khó chịu với tin nhắn OO
• Đừng đưa ra mật khẩu thư của bạn, ngay cả cho thư ký của bạn. Chúng tôi có ý đó. Đây là cách bạn ủy thác ...

Tôi thích sự tương tự của hộp thư của bạn ở nhà để thử đối phó với người dùng email "xấu".

Bạn không để lại tất cả thư rác chưa mở trong hộp thư của mình, bạn không lưu hóa đơn, hình ảnh của cháu gái bạn ở sở thú hoặc bất cứ thứ gì khác trong đó. Bạn lấy nó ra và vứt nó đi, hoặc đặt nó ở một nơi khác để giữ an toàn. Hãy đối xử với hộp thư email của bạn, giống như hộp thư nhà của bạn.

Với điều đó đang được nói, giáo dục người dùng và đào tạo thích hợp đi một chặng đường dài. Chúng tôi thực thi các giới hạn hộp thư theo lý do và căn chỉnh gửi và nhận giới hạn kích thước với google để tránh các vấn đề. Bất kể, sẽ luôn có một người dùng nghĩ rằng mọi thứ "chỉ nên hoạt động" mà không cần họ phải giải quyết (tức là dọn sạch hộp thư của bạn tại một số điểm trong nhiều năm tích lũy).