Họp nhóm hiệu quả


10

Tôi là trưởng nhóm của một nhóm gồm 8 lập trình viên trong một công ty gồm khoảng 20 người kỹ thuật. Họ đang làm việc trên một loạt các dự án, những dự án này cũng liên quan đến những người từ các đội khác nằm ngoài tầm kiểm soát của tôi. Tổ chức của tôi không phát triển nhanh nhẹn và họ có khả năng chống lại sự thay đổi, nhưng tôi đã tổ chức các cuộc họp hàng ngày trong nhóm của mình và tất cả chúng tôi đều thấy chúng hữu ích và mọi người đều tham gia và chúng tôi đã hoàn thành 10 - 15 phút. Tôi cũng có các cuộc gặp gỡ cá nhân hàng tuần với mọi thành viên trong nhóm nơi chúng tôi thảo luận về các chủ đề chung khác nhau (cả kỹ thuật và phi kỹ thuật) chi tiết hơn, cũng như các cuộc họp chuyên đề khác nhau.

Tuy nhiên, những gì tôi đã đấu tranh với, là cuộc họp nhóm hàng tuần của tôi. Nó đang mất hơi và tôi không thể khiến mọi người quan tâm.

Tôi vẫn muốn tổ chức một cuộc họp dài hơn, ngay cả khi nó phải diễn ra hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Mục đích là để thảo luận về các chủ đề khác nhau không thể được thực hiện trong một cuộc họp đứng lên vì chúng đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Các bản cập nhật từ tôi bao gồm một bản tóm tắt về mọi dự án hiện tại mà chúng đang thực hiện (cho dù đó là đúng tiến độ, nhiều sự chậm trễ, v.v.), bất kỳ thay đổi nào về hướng, dự án trong tương lai, thay đổi trong quá trình phát triển, v.v. một bài giảng từ tôi, và ít nhất 2 người rõ ràng được khoanh vùng và những người còn lại hầu hết đều quan tâm nhẹ nhàng.

Tôi đã cố gắng khiến mọi người gắn kết hơn bằng cách khiến họ nói về tuần của họ, nhưng với 8 người thì mất nhiều thời gian và (một phần vì nhiều công việc của họ không vượt qua tất cả), hầu hết các nhóm còn lại làm không quan tâm những gì đồng nghiệp của họ đã làm việc chi tiết hơn (họ có được một cái nhìn tổng quan cấp cao trong quá trình đứng lên).

Vì vậy, trong các cuộc họp này, ít nhất một số người rất buồn chán và tôi cảm thấy xấu hổ khi giữ những thứ này. Đó là một sự tương phản rõ rệt với các cuộc họp đứng dậy đầy năng lượng của chúng tôi.

Có lời khuyên nào về những gì tôi có thể làm để giữ mọi người gắn kết và quan tâm hơn không? Và làm thế nào tôi có thể khiến họ trình bày những điều trên họ hoặc bắt đầu các cuộc thảo luận liên quan đến tất cả mọi người thay vì đó là một cuộc độc thoại từ tôi?

Câu trả lời:


8

Bạn nói rằng các cuộc họp cảm thấy như bạn đang giảng bài cho họ. Nếu bạn cảm thấy như vậy với bạn và nhóm không có vẻ quan tâm đến những gì bạn nói, thì tại sao vẫn có cuộc họp? Nếu bạn chỉ đang ném thông tin vào họ và nó không thu hút sự chú ý của họ, tại sao không chỉ tóm tắt mọi thứ trong một email hàng tuần?

Nếu bạn muốn sử dụng giờ đó bạn có với cả nhóm, bạn có thể muốn xem xét việc chạy lại. Bạn có thể giới thiệu hồi cứu với sự trung thực đơn giản từ phía bạn: nói với họ rằng bạn không cảm thấy các cuộc họp trước đó có hiệu quả và bạn muốn thử điều gì đó khác biệt để giúp mọi người cùng có lợi từ giờ họ có với nhau.

Trong retros nơi tôi làm việc, chúng tôi sẽ có ba cột trên một tấm bảng, thường đặt một cười, meh, và khuôn mặt buồn ở đầu, ví dụ :), :|:(. Sau đó, các thành viên trong nhóm có thể đưa bất cứ điều gì lên bảng mà họ muốn nói chuyện với cả nhóm.

Trong cột hạnh phúc, bạn có thể ăn mừng thành công (như chúc mừng Alice và Bob phát hành dự án mà họ đã làm cùng nhau) và bạn có thể tuyên bố chiến thắng với các quy trình mới mà bạn đang thử (như trình theo dõi lỗi mới tốt hơn nhiều so với người già).

Trong cột meh, bạn đặt những thứ không thực sự vui hay buồn trong tuần. Có thể bạn đã mua giấy phép cho phiên bản IDE mới của mình và ai đó chưa thấy bất kỳ lợi thế nào của IDE mới - họ có thể đưa nó lên bảng để tìm hiểu xem mọi người khác cảm thấy việc nâng cấp là vô giá trị hay nếu người khác có tìm thấy những cách mà nó thực sự vượt trội so với phiên bản trước.

Trong cột buồn, bạn đặt những thứ không suôn sẻ trong tuần. Xác định các điểm đau trong tuần có lẽ là lợi ích lớn nhất của việc hồi cứu theo ý kiến ​​của tôi. Cả nhóm sẽ thảo luận về các giải pháp cho một vấn đề thực sự. Ví dụ, đối với các nhóm làm việc trên một cơ sở mã duy nhất, ai đó có thể nói rằng lớp FooBar không thể nhầm lẫn và là nguyên nhân gây ra nhiều giờ gỡ lỗi. Đột nhiên bạn phát hiện ra rằng mọi người khác trong nhóm cũng đã mất nhiều giờ trong tuần này cho FooBar, nhưng không ai dành thời gian để dọn dẹp nó. Trong trường hợp đó, nhóm có thể quyết định chung để ai đó dành thời gian tái cấu trúc mã đó vào tuần tới.

Sau khi mọi người viết các chủ đề được đề xuất của họ lên bảng, tôi muốn lướt qua từng chủ đề và yêu cầu tác giả của nó đưa ra lời giải thích 10-30 giây về chủ đề này. Phần này của cuộc họp rất dễ bị trật bánh, vì vậy bạn sẽ phải cẩn thận để giữ mọi người theo chủ đề - ví dụ: ai đó sẽ nói rằng X là một vấn đề và ai đó bắt đầu nói về giải pháp cho vấn đề; giải pháp không nên được thảo luận cho đến sau khi bỏ phiếu. Khi giới thiệu các chủ đề, bạn có thể tìm cách nhóm lại nhiều chủ đề liên quan chặt chẽ với nhau.

Sau phần giới thiệu, mọi người đều nhận được ba phiếu bầu mà họ có thể phân phối trong số các chủ đề theo cách họ thấy phù hợp. Cuối cùng, số phiếu được tính và bất kỳ chủ đề nào có số phiếu bầu nhiều nhất là những gì nhóm thảo luận. Đối với mỗi chủ đề, xác định xem có một hành động cần phải được thực hiện. Kỷ niệm thành công thường không có mục hành động, nhưng tái cấu trúc mã cụ thể có thể được chỉ định cho một người. Các mục hành động thường phải được hoàn thành bởi một người, nhưng đôi khi chúng là các mục hành động "toàn đội" như chú ý có các thông điệp cam kết tốt.

Hầu hết các bản retros có xu hướng tập trung vào các chủ đề trong cột buồn và hầu như không có bản retros nào thảo luận về mọi thứ được viết trên bảng. Cuộc họp có xu hướng kết thúc bất cứ khi nào thời gian kết thúc. Ngay sau cuộc họp, hãy xem các mục hành động được chỉ định cho những người cụ thể; làm điều này theo bất cứ cách nào có ý nghĩa cho tổ chức của bạn.

Tôi đã thành công lớn với hồi tưởng. Chúng là một cách tuyệt vời để xây dựng sự gắn kết trong một nhóm và chúng là một cách tuyệt vời để phản ánh trong tuần trước và tinh chỉnh quy trình của bạn. Tôi nghĩ rằng nếu bạn thử những thứ này với nhóm của bạn, họ sẽ gắn kết hơn nhiều cho các cuộc họp của bạn.


1
Đây là một gợi ý thú vị. Tôi đã cố gắng để mọi người "tổng hợp tuần của bạn" từng người một, nhưng điều đó không thực sự hiệu quả - mọi người sẽ bỏ trống hoặc chơi với điện thoại của họ trong khi một người nói chuyện. Tập trung vào các mặt tích cực, các tiêu cực và mehs như một nhóm có thể chỉ hoạt động tốt hơn trong việc thu hút mọi người tham gia.
kay

Gợi ý tuyệt vời - Tôi là chính mình trong một nhóm chịu sự quản lý của chúng tôi trong các cuộc họp kéo dài hàng giờ (và chúng tôi là 25 ppl!)
Sandeep

4

Chào mừng đến với thế giới của quản lý trung gian!

Bạn sẽ tìm thấy loại vấn đề này xảy ra rất nhiều!

Bạn có 3 lựa chọn:

Big Stick Làm điều này hoặc bạn bị sa thải - không bao giờ hoạt động. Đừng làm điều đó.

Quyền sở hữu Nhận chúng để tạo điều kiện cho các cuộc họp. Lùi một bước và đề cử người khác. Có nó như một vị trí xoay trong đó một người khác nhau lưu trữ mỗi lần.

Nói những điều chưa nói Từ những gì bạn đã nói, mọi người đều chán - vậy tại sao không hỏi họ điều đó? Bạn chán à / Đây có phải là một sự lãng phí thời gian, vv Tại sao chúng ta nghe thấy? Giá trị trong cái này là gì?

Không rõ ràng trong câu hỏi của bạn tại sao bạn muốn làm điều này. Nếu bạn là người duy nhất cảm thấy những thứ này có giá trị, bạn có sẵn sàng thay đổi không? Hỏi họ muốn gì. Họ là những người làm phần mềm, công việc của họ là giải quyết vấn đề cả ngày - giải quyết vấn đề này!


1
Tôi đoán tôi không hoàn toàn chắc chắn bản thân tại sao tôi cần phải giữ những thứ này. Ý tưởng ban đầu của tôi là nó mang đến cho mọi người cơ hội thảo luận chi tiết hơn về các chủ đề và cũng cung cấp cập nhật cho công ty. Nó đã chỉ ra rằng nó chủ yếu là sau này với rất ít để thảo luận. Tôi sẽ yêu cầu họ xem những gì họ muốn, nhưng có xu hướng với họ để tránh bày tỏ quan điểm về các chủ đề (phi kỹ thuật) như vậy.
kay

2

Hãy thử cung cấp cho các nhà phát triển nhiều giá trị hơn trong các cuộc họp của bạn. Một vài ví dụ có thể là:

  • bản demo ngắn hiển thị các tính năng mới được phát triển trong lần chạy nước rút gần đây. (được trình bày bởi mọi người)
  • một cuộc thảo luận rút ra bài học trong đó họ có cơ hội thay đổi cách làm việc và cải thiện nhóm (thảo luận đã dẫn dắt cánh tay phải của bạn trong nhóm và bạn ở đó để biện minh cho các quyết định quản lý của mình, tương tự như phiên họp 1 trên 1 nhưng lớn hơn)
  • một bài giảng về một dự án nguồn mở mới có thể có liên quan hoặc một ngôn ngữ mã hóa khác như Lang hoặc Golang chức năng hoặc các luồng màu xanh lục trong python. (có lẽ được trình bày bởi một trong những nhà phát triển trẻ hơn hoặc dưới dạng video trực tuyến)
  • một cuộc thảo luận được dẫn dắt bởi một kỹ sư bán hàng mô tả một vấn đề kỹ thuật cực kỳ khó khăn mà khách hàng của anh ta đang cố gắng giải quyết. (thỏa thuận tương tự với người quản lý hỗ trợ / dịch vụ đang cố gắng giảm chi phí hỗ trợ bằng cách cải thiện khả năng sử dụng sản phẩm)
  • một người quản lý tiết lộ các lựa chọn chiến lược khác nhau mà công ty có thể đã thực hiện và làm thế nào nó sẽ ảnh hưởng đến kỹ thuật trong bối cảnh cạnh tranh.
  • một cố vấn bên ngoài cung cấp các phiên tư vấn về các công nghệ bạn đã sử dụng nhưng không đến mức tối đa (thường là nosql, cep, RDBMS, mạng, bảo mật, giám sát ...)
  • một mã đi qua trong đó mọi người có thể học mã hóa mới hoặc gỡ lỗi hoặc thử nghiệm các mẹo về năng suất (bởi nhà phát triển có năng suất gấp 10 lần).
  • một phiên mã hóa mà không cho phép chuột. Tìm hiểu các phím tắt IDE điều.
  • nói chuyện bởi một kế toán về tiền 101 vấn đề liên quan đến lương hưu, đầu tư
  • nói về lập trình xã hội và sự nghiệp (trao đổi ngăn xếp, twitter, github, blog cá nhân, LinkedIn, gặp gỡ trong khu vực của bạn)

1

Có thể cuộc họp hoặc tổ chức nó ít thường xuyên hơn. Viết bài giảng của bạn trong một email thông thường và gửi nó cho mọi người.

Chỉ có các cuộc họp nếu những người trong đó thực sự có lý do để tham gia vào họ. Nếu không, bạn thực sự đang lãng phí thời gian của mọi người.


Đây là kế hoạch dự phòng của tôi. Những người quan tâm đến cập nhật của công ty, v.v., có thể đọc email và những người không thể bỏ qua chúng. Nếu có một chủ đề cụ thể hơn cho cá dĩa, tôi có thể gọi một cuộc họp để thảo luận về nó khi nó đến.
kay

1

Đừng tổ chức các cuộc họp dài và tận dụng phần mềm quản lý dự án. Nếu bạn muốn giữ cho mọi người quan tâm, sau đó ngưng tụ và làm nổi bật những gì quan trọng và tiết kiệm phần còn lại cho nhật ký và báo cáo dự án. Tập trung vào các cột mốc, giao hàng, nổi bật và mục tiêu, và nếu chỉ áp dụng cho 1/3 số người, hãy đặt nó cho một chủ đề thảo luận dự án.

  • Giữ cuộc họp của bạn ngắn
  • Tận dụng phần mềm quản lý dự án
  • Giữ nó cá nhân, có mục đích và kết nối với cảm xúc và mục tiêu
  • Giải quyết vấn đề trong các nhóm tập trung, không phải trong các diễn đàn
  • Nhận phản hồi từ đồng nghiệp của bạn

Ngoài ra, đừng để người khác nhảy vào cuộc trò chuyện và tiếp tục công việc của họ trừ khi họ đã đặt ra những điểm mà họ muốn giải quyết. Nếu bạn muốn phản hồi, hãy chuẩn bị cho nó hoặc đặt nó cho một luồng nhận xét ở đâu đó trực tuyến nơi mọi người có thời gian để giải quyết nó. Đây là một trong những vấn đề khó chịu nhất với các cuộc họp; dành thời gian cho sàn để đồng nghiệp tôn trọng. Giữ những thứ đó ở cuối sau khi bạn đã giải quyết mọi thứ bạn cần để vượt qua.

Chỉ thị về phương pháp quản lý dự án của bạn và khuyến khích thực hành phát triển tốt bằng cách dẫn dắt qua ví dụ.

Khi sử dụng trang web của chúng tôi, bạn xác nhận rằng bạn đã đọc và hiểu Chính sách cookieChính sách bảo mật của chúng tôi.
Licensed under cc by-sa 3.0 with attribution required.