Giải pháp tốt nhất để lưu trữ tài liệu là gì?

Tôi đang tìm kiếm một tiện ích giúp tôi (và các đồng nghiệp của tôi) lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống (Giống như Zeitgeist nhưng vĩnh viễn).

Tiện ích phải dọn sạch tài liệu cũ khỏi máy tính để bàn và lưu trữ chúng trên máy chủ (tự động nhất có thể và nhất quán) có thể chỉ từ một vài vị trí (thư mục Tài liệu)
Tài liệu sẽ được lưu trữ trên phương tiện truyền thông lớn giá rẻ trong nhiều năm tới - có thể là đĩa cứng và hệ thống tệp? Dễ dàng để duy trì và quản lý cho một tổ chức nhỏ.
Tài liệu phải dễ tìm và khôi phục

Một cách có hệ thống có thể là một cấu trúc thư mục theo năm, tháng, người dùng hoặc người dùng, năm, tháng. Đó là một điểm cộng nếu các tài liệu có thể được liên kết với một dự án, nếu các tài liệu có thể tìm kiếm được và nếu tài liệu cũng có thể là thư, các cuộc thảo luận IM không chỉ các tài liệu truyền thống của OpenOffice.

Có ý kiến gì không?

software-recommendation document-management

— Nhà văn Wallenquist
nguồn

Tôi không nghĩ rằng điều này có liên quan đến Ubuntu.

— chris

Có thể, nếu người hỏi đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ tài liệu dựa trên Linux - cụ thể là Ubuntu. Anh ta không đề cập đến bất kỳ yêu cầu sử dụng Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun

Đây là một câu hỏi hợp lệ. Xem linuxappfinder.com/office/documentman Management để biết danh sách các công cụ quản lý tài liệu dành cho Linux. Một yêu cầu cần nổi bật là khả năng hiểu các định dạng như PDF và ODT và tự động lập chỉ mục cho chúng, tìm các bản sao, v.v.

— user4124

Chà, chúng tôi có môi trường Ubuntu với máy khách và máy chủ Ubuntu, vì vậy tôi nghĩ rằng đây là liên quan đến Ubuntu. Tôi đang sử dụng một số hệ thống quản lý tài liệu truyền thống. Tôi đã thử nghiệm kiến thức, Alfresco, Drupal và OpenERP. Nhưng không ai trong số họ hoạt động trên máy tính để bàn (và tự động lưu trữ tài liệu như Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync và DropBox để sao lưu và đồng bộ hóa thư mục). Một DMS truyền thống có thể là nền tảng lưu trữ kết hợp với một máy khách thực hiện "dọn dẹp" và di chuyển các tài liệu đủ cũ để lưu trữ vào bộ lưu trữ.

— Anders Wallenquist

Nhược điểm của DMS là lưu trữ là nó nhanh chóng phát triển "cũ" trong phối cảnh lưu trữ. DMSes đi kèm với các bản phát hành mới vài lần trong một thập kỷ và cần rất nhiều công việc yêu thích và di chuyển khi bạn so sánh với một hệ thống tệp đơn giản. Có lẽ một máy chủ tệp + máy chủ chỉ mục (ví dụ Solr) và Zeitgeist trên máy khách sẽ thực hiện công việc?

— Anders Wallenquist

Câu trả lời:

bạn có thể dành một PC cũ (với ổ cứng / s lớn mới) làm máy chủ dự phòng và cài đặt BackupPC

Không cần phần mềm phía máy khách - chỉ cần xuất qua các thư mục sao lưu NFS trên máy khách (ví dụ / home / hoặc / home / username / Desktop, v.v.) hoặc chia sẻ thư mục trên các trạm Windows
Giao diện người dùng web mạnh mẽ cho phép quản trị, xem tệp nhật ký, cấu hình
phần mở rộng tệp có thể được xác định để bao gồm / loại trừ tệp
sử dụng rsync để sao lưu nhanh

riêng bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên máy chủ linux bằng Xapian hoặc Omega

— máy bay phản lực
nguồn

Tôi có thể định cấu hình BackupPC để di chuyển tệp vào kho lưu trữ không? Thông thường một bản sao lưu là một bản sao của một trạng thái của một loạt các tập tin. Những gì tôi muốn là quá trình lưu trữ các tập tin ở một độ tuổi nhất định cho một filestore.

— Anders Wallenquist

Xapian / omega nghe có vẻ thú vị Tôi nghĩ rằng Drupal có một api tìm kiếm cho xapian và tìm kiếm theo khía cạnh. Tôi đã googled một cái gì đó về Zeitgeist và một plugin xapian - đây có phải là một giải pháp để tìm kiếm kho lưu trữ trung tâm giống như cách tìm kiếm địa phương được thực hiện? Có thể duy trì các quyền và nhóm đọc khi lập chỉ mục với Xapian không? Là phần mở rộng teamgeist cho Zeitgeist một số loại máy chủ chỉ mục cho doanh nghiệp?

— Anders Wallenquist

Tôi đã googled cho sự kết hợp của BackupPC và Xapian và không tìm thấy gì. Có vẻ như BackupPC lưu trữ documemt được nén, Xapian có thể lập chỉ mục các tệp nén đó không?

— Anders Wallenquist

Bạn có thể sử dụng dịch vụ điện toán đám mây như Dropbox hoặc UbuntuOne

Tôi khuyên bạn nên sử dụng Dropbox, bạn có thể chọn giữa miễn phí (2gb + 8by mời người khác) hoặc gói trả phí (50 hoặc 100gb).

Bạn có thể chia sẻ các thư mục với người dùng dropbox khác hoặc theo cách chỉ đọc với bất kỳ ai.

Và khôi phục các tập tin đã xóa

— Matteo Pagliazzi
nguồn

Vâng, tôi lo ngại về bảo mật, chi phí và năng lực sử dụng loại dịch vụ này. Ví dụ, điều này có nghĩa là tất cả các thư mục nhà của nhân viên trên tất cả các thiết bị phải lớn vài TB. Vì lý do bảo mật, dịch vụ đám mây phải cung cấp lưu trữ được mã hóa. Tôi không nghĩ Dropbox hoặc UbuntuOne có thể cạnh tranh với các đĩa lớn giá rẻ về hiệu quả chi phí. Nếu đĩa cục bộ không phải là vấn đề rsync / backup-pc, back-in-time hoặc deja-dup cho máy chủ sẽ thực hiện công việc.

— Anders Wallenquist

Mặc dù không dựa trên Ubuntu, bảo tàng tôi làm việc đã đánh giá Archivista . Đây là bộ phần mềm để lưu trữ, lập danh mục và lập chỉ mục (và, nếu cần, quét và OCRing) các tài liệu có sẵn dưới dạng CD sống (hơi không chuẩn) có tên là " Archivista BOX " (đó là nguồn mở), nhưng công ty chủ yếu bán các thiết bị chạy phần mềm. Danh mục cung cấp một lối vào web.

Họ cho rằng các định dạng được sử dụng là hoàn toàn mở, ghi lại và phấn đấu cho tuổi thọ. Tôi phải thêm rằng cá nhân tôi đã không đánh giá điều đó rất chi tiết, mặc dù.

— jstarek
nguồn

Tiếng Đức của tôi là một chút gỉ. Có một chương về lưu trữ archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/. Ý tưởng chung về tài liệu lưu trữ là gì? Họ có sử dụng một máy chủ chỉ mục riêng biệt? Nếu có, có bất kỳ kết nối nào để tìm kiếm các tiện ích trên nền tảng Gnome không? Có vẻ như họ chuyển đổi tài liệu sang pdf và sau đó lưu trữ chúng trong một máy chủ tệp (điều này có được đọc chính xác không?)

— Anders Wallenquist

Chỉ cần sử dụng archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - tất cả các trang dường như cũng có sẵn bằng tiếng Anh :-) Liên kết chọn ngôn ngữ nằm trong hộp menu màu xanh ở bên trái, ở dưới cùng.

— jstarek