Thực tiễn tốt nhất để tổ chức Google Docs cho doanh nghiệp là gì? [đóng cửa]

Công ty tôi có 20 người. Tất cả chúng ta đều sử dụng Google Docs. Khi tôi tiếp tục nhận được Docs gửi theo cách của mình, tôi đang tổ chức chúng (thông qua các bộ sưu tập), nhưng tôi nhận ra mọi người khác cũng đang tổ chức chúng. Đây là một tính năng tuyệt vời, nhưng có vẻ như có một cách tốt hơn để tổ chức các tài liệu để người khác có thể tìm thấy chúng và không phải ai cũng phải tổ chức chúng.

Có ai có đề xuất về tài nguyên cho các thực tiễn tốt nhất để tổ chức Google Docs cho toàn bộ tổ chức không?

Tôi biết tôi có thể sử dụng các bộ sưu tập và chia sẻ chúng thay vì các tài liệu riêng lẻ.

Trong công ty của chúng tôi, chúng tôi sử dụng Google Apps và do đó Google Docs. Từ quan điểm quản trị của tôi, tôi có thể nhấp vào quạt có tên [Cài đặt dịch vụ] sau đó trên [Cài đặt tài liệu] và trên trang này tôi có thể chọn [tùy chọn chia sẻ]. Nó trông như thế này:

Tùy chọn chia sẻ bên ngoài [Công ty]

Chọn mức chia sẻ cao nhất mà bạn muốn cho phép đối với người dùng của mình:

• () Người dùng không thể chia sẻ tài liệu bên ngoài [Công ty]

  [_] Cho phép người dùng nhận tài liệu từ bên ngoài [Công ty]

• (x) Người dùng có thể chia sẻ tài liệu bên ngoài [Công ty]

  [_] Cảnh báo người dùng khi chia sẻ bên ngoài [Công ty]

Khả năng hiển thị tài liệu

Chọn khả năng hiển thị mặc định cho các tài liệu mới được tạo:

• (x) [Công ty]

  Mọi người tại [Công ty] có thể tìm và truy cập.

• (_) Mọi người tại [Công ty] có liên kết

  Những người tại [Công ty] có liên kết có thể truy cập.

• (_) Riêng tư

  Chỉ những người được cấp phép rõ ràng mới có thể truy cập.

Bộ sưu tập trong Google Docs cũng có thể chia sẻ. Vì vậy, nếu bạn muốn có một cách tổ chức tài liệu chuẩn trong các bộ sưu tập, toàn bộ bộ sưu tập có thể được chia sẻ trong công ty của bạn.

Tôi chỉ làm quản trị viên chính cho một công ty gồm 30 người. Một trong những kỹ thuật tổ chức hữu ích nhất mà tôi đã triển khai là sử dụng các nhóm google để chia sẻ ... Bạn không còn cần phải chia sẻ các tệp riêng lẻ với nhân viên hoặc xóa chúng một khi họ không còn cần truy cập. Bạn chỉ cần loại bỏ hoặc thêm chúng vào nhóm. Làm xong.