Thật không may, các sự cố của bạn với Google Drive là triệu chứng của một loạt các vấn đề sâu hơn. Thay đổi một số cài đặt hoặc chuyển sang các công cụ khác hoặc chỉ sử dụng Drive khác nhau có thể tạo ra một tập hợp triệu chứng khác nhau, nhưng nó sẽ không giải quyết được các vấn đề cốt lõi.
(Khóa lại, việc này có thể mất một lúc. Phiên bản TL'DR là: Bạn nên có và thực hiện kế hoạch lưu giữ và xử lý hồ sơ, cũng như kế hoạch truy cập hồ sơ. )
Vì vậy, những gì tôi coi là vấn đề "cốt lõi" của bạn:
1) Nếu người dùng đang bối rối, đó là do hệ thống họ đang sử dụng hoạt động theo cách không mong muốn. Trước khi bạn có thể giải quyết các vấn đề, bạn cần đặt lại kỳ vọng của người dùng theo cách cho phép bạn thực hiện các giải pháp. Mặt khác, những thay đổi của bạn chỉ làm cho hệ thống trở nên thất thường và khó đoán hơn.
2) Nếu bạn đang dựa vào một tập hợp "một vài quy tắc CNTT đơn giản", thì có lẽ bạn là DOA. Những người có năng lực mắc sai lầm, và thường thì sai lầm của họ nhiều hơn. . . hấp dẫn. Những người có năng lực cũng có thể không đồng ý về giải pháp tốt nhất cho một vấn đề sau khi "tốt nhất" đã biến thành "trực quan nhất". Nơi bạn có thể linh hoạt, linh hoạt; nơi linh hoạt dẫn đến các vấn đề hệ thống, trở nên cứng nhắc. Không có cách nào để con số này ra một tiên nghiệm .
Bước đầu tiên là đảm bảo người dùng có một ý tưởng tốt trong đó một loại hồ sơ nhất định sẽ được. Bước thứ hai là đảm bảo người dùng biết khi nào một loại hồ sơ nhất định tồn tại lâu hơn tính hữu dụng của nó và do đó sẽ chết. Đây được gọi là chính sách lưu giữ và xử lý hồ sơ (hoặc "hướng dẫn" đối với việc lén lút sử dụng văn hóa doanh nghiệp và nhu cầu pháp lý của bạn sẽ xác định mức độ "yếu đuối" của kế hoạch hồ sơ). Một kế hoạch rõ ràng ngăn chặn sự hoảng loạn (hợp lý), và cung cấp cho bạn một số phòng ngọ nguậy để bắt đầu giải quyết vấn đề của bạn.
Cá nhân, tôi sẽ bắt đầu với một lược đồ bản ghi đơn giản như bạn nghĩ sẽ vượt qua được cơ chế và sau đó khi người dùng phàn nàn rằng một nút của lược đồ đó trở nên khó sử dụng, bạn có thể tạo các phân mục. Nếu bạn có thời gian để đánh giá nhanh về nghiên cứu về thiết kế cây menu, đây sẽ là một trợ giúp rất lớn cho thiết kế lược đồ và sửa đổi của bạn.
(Ngoài:.. Bất kỳ schema bạn devise sẽ được phần nào tùy ý gì trực quan để con ngỗng không nhất thiết phải trực quan đến ngây ngô Đây là lý do tại sao Drive và các công cụ tương tự cho phép người dùng "liên kết tượng trưng" read-only thư mục vào cấu trúc thư mục riêng của họ dùng. CTRL + nhấp để chọn nhiều vị trí trong bảng điều khiển "Di chuyển đến" của Drive cực kỳ hữu ích trong vấn đề này.)
Bây giờ mọi người đều biết bạn đang nhắm đến điều gì, bạn có thể chọn và triển khai các công cụ củng cố kế hoạch. Trong trường hợp của bạn, có vẻ như "LegacyDrive" cần phải là một thiết bị hỗ trợ băng tần chỉ đọc chứa dữ liệu cũ trong khi bạn di chuyển tất cả dữ liệu đó sang cấu trúc dữ liệu hiện tại. (Đó là, trừ khi kế hoạch duy trì của bạn gọi cho 'LegacyLegacyDrive's ad infinitum .) LegacyDrive, và có lẽ các ổ đĩa khác, sẽ chỉ đọc để tránh đơn giản "Ôi trời .." kịch bản, khiến bạn có thêm thời gian để giải quyết vấn đề phức tạp "Oh $ #! T ..." kịch bản.
Bạn có thể sử dụng Google Groups để quản lý tốt hơn các quyền truy cập phức tạp (liên kết đề cập đến Gmail, nhưng giải pháp được đề xuất ở đó cũng hoạt động với Google Drive). Các thư mục Google Drive thường kế thừa quyền chia sẻ từ thư mục mẹ của chúng, nhưng bạn có thể thay đổi quyền cho bất kỳ thư mục con nào theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Với một chút thực hành và thử nghiệm, bạn có thể tạo các lược đồ truy cập dựa trên vai trò rất tinh vi và chi tiết trong Drive (thông qua các Nhóm).
Nếu văn hóa doanh nghiệp của bạn là như vậy mà người dùng đã quen với sự cộng tác sâu sắc (và hallelujah cho điều đó), bạn có thể bao gồm một thư mục "hộp cát mở" trong mỗi thư mục "đóng". "Chủ sở hữu" cho thư mục "chính thức" có thể di chuyển các tệp vào thư mục chính thức hoặc thực hiện các thay đổi ở đó dựa trên thảo luận trong hộp cát. Cách tiếp cận này được mô phỏng theo cách phần mềm nguồn mở thường có "nhánh chính" với "người bảo trì" kiểm soát quyền truy cập vào bản dựng chính thức trong khi vẫn cung cấp các lĩnh vực và cơ hội khác để cộng tác hoàn toàn mở. YMMV; thực hiện truy cập cục bộ và quyết định lược đồ khi cần thiết.
Một điều khác cần ghi nhớ: Sẽ có một số điều mà Drive không thể tự làm mà không có nhiều công việc lập trình . Đôi khi, dễ dàng hơn để hành động trên các tệp đã được đồng bộ hóa với máy tính và để Drive đồng bộ hóa các thay đổi đó trở lại bộ nhớ đám mây. Tuy nhiên, bạn có thể cần phải khởi động lại ứng dụng Google Drive để đưa tất cả những thay đổi đó vào đám mây. Các phương thức "bắt đầu" của Drive để xác định các thay đổi tệp kỹ lưỡng hơn các phương thức trực tiếp của nó.
Nếu tôi đã bỏ lỡ bất cứ điều gì, tốt, đó là lý do tại sao câu trả lời này là một wiki cộng đồng. Hãy thay đổi khi cần thiết!