Làm thế nào một nhà thiết kế nên giải quyết một khách hàng có thời gian giao hàng và phê duyệt chậm?

Bỏ qua câu hỏi này " Làm thế nào một nhà thiết kế nên giao tiếp với khách hàng? " Và tạo ra một câu hỏi không liên quan đến phần mềm. Tôi tò mò muốn biết làm thế nào để nhà thiết kế đưa verbiage vào hợp đồng của họ:

• Bắt buộc một lượng thời gian X để phê duyệt
• Nếu một dự án đang trong một số giai đoạn thêm verbiage yêu cầu khách hàng chấp thuận trong thời gian X để đáp ứng thời hạn yêu cầu
• Nếu X lượng thời gian phê duyệt cho giai đoạn tiếp theo không được đáp ứng thì nó sẽ được thêm vào ngày hết hạn, nghĩa là nếu phải mất bảy ngày làm việc khi cần hai lần phê duyệt, bạn sẽ thêm bảy ngày để đệm cho bất kỳ dự án nào khác.

Đây có phải là một quá trình phổ biến cho các nhà thiết kế?

Tất cả 3 mục này là những cân nhắc hợp đồng phổ biến. Thông tin này đến từ kinh nghiệm là một nhà thiết kế tự do cũng như một nhà thiết kế đại lý.

Mặc dù không quan trọng trong những ngày làm việc tự do của tôi (vì tôi đã linh hoạt hơn để làm việc theo lịch trình của khách hàng), sự cần thiết phải có thời hạn phê duyệt trong công việc đại lý là rất quan trọng.

Bởi vì điều này, tất cả các lịch trình dự án đại lý của chúng tôi bao gồm ngày hạn chót cho các hạng mục phê duyệt. Có một thông báo đơn giản giải thích rằng sự chậm trễ đến ngày hết hạn sẽ tương quan trực tiếp với sự gia tăng thời gian lịch biểu theo tỷ lệ 1: 1.

Đó là, nếu phê duyệt trễ 4 ngày, tất cả các hạng mục dự án khác sẽ bị đẩy lùi 4 ngày. Để đưa ý tưởng này vào tâm trí khách hàng của chúng tôi, chúng tôi thực sự đã sắp xếp một lịch trình sửa đổi (mà đôi khi chúng tôi tính phí) đã phác thảo lịch trình cập nhật.

Tính phí khách hàng của chúng tôi cho bản cập nhật này là một động lực khác để họ tuân thủ thời hạn ban đầu. Tất cả các mục này đã được giải thích trước khi dự án bắt đầu, và được đề cập đến trong suốt.

Hy vọng rằng sẽ giúp, như một nhận xét cá nhân, có vẻ như bạn đang tự hỏi về cách thiết lập ranh giới giữa bạn (hoặc công ty của bạn) và khách hàng của bạn. Mặc dù nó có vẻ là xu hướng trong thiết kế để không "khó khăn" với khách hàng, nhưng thỏa thuận hợp đồng này là cực kỳ quan trọng và nó sẽ giúp bạn tránh khỏi sự thất vọng và đau đớn khi tranh luận về chi tiết này sau này.

Câu trả lời ngắn gọn - Có.

Đây là những gì tôi làm và rất nhập khẩu rằng khách hàng hiểu được hậu quả của thời hạn bị bỏ lỡ. Tôi đã có tranh chấp với khách hàng trong quá khứ vì bỏ lỡ thời hạn hoàn toàn là lỗi của khách hàng. Do không có thỏa thuận trước đó, khách hàng không sẵn sàng chịu trách nhiệm và hy vọng thời hạn cuối cùng sẽ được giữ. Không hiểu rằng có lẽ có thời hạn của các khách hàng khác phải được ưu tiên.

Thêm thời gian bị bỏ lỡ vào thời hạn là không đủ.

Bạn phải đưa vào tài khoản rằng bạn có thể làm việc trên một số dự án cùng một lúc và bạn có thời hạn khác để quản lý. Một vài ngày bị bỏ lỡ có lẽ không phải là vấn đề, nhưng trễ một hoặc hai tháng và thời gian biểu của bạn rất có thể sẽ hoàn toàn làm việc trên các dự án khác. Bị trễ tháng là hiếm, nhưng nó xảy ra.

Thêm ít nhất thời gian bị bỏ lỡ vào thời hạn và đồng ý lại bất kỳ thời hạn nào nữa

Những gì tôi làm là làm rõ rằng bất kỳ thời hạn nào bị bỏ lỡ quá X ngày có nghĩa là bất kỳ thời hạn nào trong tương lai sẽ bị đẩy lùi ít nhất là khoảng thời gian đó và bất kỳ thời hạn nào nữa sẽ cần phải được thống nhất lại. Nếu tôi không thể tuân thủ bất kỳ thời hạn yêu cầu nào của khách hàng, đó là do thời hạn bị bỏ lỡ của họ và họ muốn hủy dự án, họ phải trả bất kỳ khoản phí hủy nào.

Trong hầu hết các trường hợp, thời hạn bị bỏ lỡ sẽ kéo dài tối đa vài ngày và tôi sẽ luôn cố gắng giữ đúng thời hạn ban đầu nếu có thể nhưng khách hàng cần phải hiểu rằng họ có trách nhiệm tuân thủ đúng thời hạn như bạn.

Dựa trên câu trả lời của CAI, bạn không thể đưa ra thời hạn cho mỗi lần trì hoãn vì một vài lý do:

1. điều đó không có gì để khuyến khích khách hàng tuân theo mốc thời gian đã thỏa thuận
2. Bạn đang đấu thầu hợp đồng dựa trên thời gian bạn biết bạn có sẵn.

Do đó, tôi khuyến khích bạn đảm bảo hợp đồng quy định các giai đoạn và thời hạn cho các sản phẩm của khách hàng. Sau đó tôi chắc chắn rằng có một tuyên bố dọc theo dòng

sự chậm trễ vượt quá lịch trình đã thỏa thuận có thể yêu cầu ước tính lại thời gian và chi phí dự án.

Vấn đề là sự chậm trễ đáng kể có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp của bạn và điều này cần phải được tính đến. Nếu thời hạn cuối cùng của dự án là vào cuối tháng 6, bởi vì vào ngày 1 tháng 7, bạn cam kết thực hiện một dự án lớn cho một khách hàng mới, bạn không thể có dự án đầu tiên vào tháng 7 mà không phải chịu đủ thứ đau đầu. phần của bạn và khách hàng 1 cần phải được lập hóa đơn tương ứng (phí "đau đầu" :)

Hơn nữa, tôi mạnh mẽ xem xét việc đưa vào một điều khoản "phí giết người" trong trường hợp dự án không hoạt động - điều này không phổ biến.

Trước đây, tôi đã sử dụng ngôn ngữ dọc theo dòng:

Bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc giao hàng của khách hàng vượt quá lịch trình đã thỏa thuận sẽ tạo nên sự kết thúc cho dự án cho đến giai đoạn đó. Khách hàng sẽ được lập hóa đơn cho tất cả các công việc đến thời điểm đó + phí giết 10%. Bất kỳ công việc tiếp theo nào của dự án có thể bắt đầu theo quyết định của khách hàng sau một đề xuất và ước tính mới.